Entities
Start 18-09-2017 / End 05-10-2017

Høring vedr.: Udbud af IT-system til Facility Management



Integrationer til øvrige systemer

Ser I som tilbudsgivere nogle udfordringer i, at sikre integrationer til eller erstatte Odense Kommunes øvrige systemer jf. det vedhæftede?
Created by Simon Busch, Odense Kommune d. 18. sep. 2017

Funktionelle krav til systemet

Odense Kommune har vedlagt et udkast til den Kravspecifikation der forventes anvendt ved udbud af opgaven. 

Har I øvrige kommentarer og spørgsmål til de funktionelle krav for systemet?

Created by Simon Busch, Odense Kommune d. 15. sep. 2017

Anvendelse af udelukkelsesgrunde

Odense Kommune har en generel politik om, at anvende alle udelukkelsesgrunde, herunder de frivillige, i forbindelse med gennemførsel af EU-udbud.

  • Kan anvendelsen af frivillige udelukkelsesgrunde påvirke Jeres lyst til at byde ind? (se dokument med Udbudsbetingelser) 
Created by Simon Busch, Odense Kommune d. 15. sep. 2017

Evalueringkriterier for tildeling af kontrakt

Odense Kommune påtænker at anvende tildelingskriteriet "Bedste forhold mellem pris og kvalitet", med følgende underkriterier:

  • 25 % til Pris
  • 60 % til Kvalitet
  • 15 % til Drift, samarbejde og udvikling

Ser I disse underkriterier som gode for at vælge det bedst egnede system? 

Created by Simon Busch, Odense Kommune d. 15. sep. 2017

Registering af grønne områder

Odense Kommune har en række grønne områder fx parker, stier og kirkegårde, som ikke er direkte forbundet med bygninger. Det ønskes at kunne registere områder inkl. fx beplantning og forvalte disse i systemet.

  • Har I løsninger der kan håndtere forvaltning af grønne områder i kommunen? 
Created by Simon Busch, Odense Kommune d. 15. sep. 2017

Proof of concept på konvertering og dataindlæsning

Odense Kommune ser gerne, at det tidligt i Implementeringsforløbet afklares hvilke behov og udfordringer der kan være ved implementeringen, herunder især konvertering og oprettelse af data og tegningsmateriale i systemet.

Odense Kommune påtænker i denne sammenhæng at gennemføre en "proof-of-concept" på dette område som en del af afklaringsfasen. 

  • Hvordan forestiller I jer, at  en sådan Proof of Concept gennemføres?
  • Hvad forventes af Odense Kommune i den sammenhæng? 
Created by Simon Busch, Odense Kommune d. 15. sep. 2017

Oprettelse af tegningsmateriale

Odense Kommune ønsker, at systemet håndterer kommunens relevante data og tegningsmateriale på området. Kommunen har idag tegningsmateriale i flere forskellige formater.

  • Hvilke forventede udfordringer ser I, ud fra tidligere erfaringer, at der kan være til konvertering af og oprettelse af tegningsmateriale i systemet ud fra eksisterende data i forskellige formater? 
Created by Simon Busch, Odense Kommune d. 15. sep. 2017

Integration til Økonomisystem

ØS-indsigt er det centrale økonomisystem i Odense Kommune og derfor er det væsentligt at det nye FM-system, kan integrere til ØS-indsigt. 

  • Er det muligt med en tæt integration mellem et FM-system og Kommunens økonomisystem? 
  • Hvordan ser I omfanget og behovet for integration til Kommunens økonomisystem for at kunne håndtere fx rekvisistioner, faktura mv. i arbejdsprocesserne i et FM-system?

Created by Simon Busch, Odense Kommune d. 15. sep. 2017

Ejendomsadministration

Ordregiver ønsker at kunne håndtere ejendomsadministration i systemet, herunder både bolig- og erhvervslejemål.

I hvilket omfang ser I dette muligt i et FM-system? 

Created by Simon Busch, Odense Kommune d. 15. sep. 2017

Håndtering af rengøringsområdet

Ordregiver ønsker bl.a. at kunne fastlægge arbejdsplaner og udregne tidsestimering på rengøringsopgaver på baggrund af systemets oplysninger. 

Er det muligt at levere et modul til håndtering af rengøringsområdet som en del af en samlet løsning?

Created by Simon Busch, Odense Kommune d. 15. sep. 2017

Fagområder

Hvor mange af de oplistede fagopgaveområder ser I det muligt at indeholde i et IT-system?
Created by Simon Busch, Odense Kommune d. 15. sep. 2017

Kundens deltagelse i implementering

Hvilke udgifter og ressourcer forventes der af Odense Kommune ved implementeringen?
Created by Simon Busch, Odense Kommune d. 15. sep. 2017

Imødekommelse af formål og scope

I relation til projektets formål og scope, er det da muligt for markedet og jeres virksomhed at imødekomme projektets formål?
Created by Simon Busch, Odense Kommune d. 15. sep. 2017

Udrulning i Del-leverancer

Odense Kommune ønsker, at implementeringen skal foregå i del-leverancer, fx i form af fagmoduler. Hvilken rækkefølge ser I at modulerne optimalt implementeres i?
Created by Simon Busch, Odense Kommune d. 15. sep. 2017

Implementeringstid

Hvordan ser I  en realistisk tidsplan ift. dataoprettelse og implementering af systemet i Odense Kommune? 
Created by Simon Busch, Odense Kommune d. 15. sep. 2017