29. Januar 2021 - Anonymous
Questions
Rammeaftale
Spørgsmål og kommentarer til rammeaftalen

s. 4 - "Rammeaftalen kan i årets første kvartal af ordregiver opsiges med 6 måneders varsel" - betyder dette, at kommunen forbeholder sig ret til at have et årligt vindue hvor kontrakten kan opsiges? Det er uklart om det alene skal være gældende i kontraktens første år.

s. 6 – I afsnittet ”Nøglemedarbejdere” anvendes begreberne kvalifikationer og kompetencer – det er uklart præcist hvordan kvalifikationer og kompetencer skal forstås i denne henseende. Vil det være muligt at gøre dette mere objektivt målbart? Der kan jo være situationer hvor det vil være umuligt at erstatte en medarbejder som er syg med en anden medarbejder med mindst samme kvalifikationer.

s. 6 – I afsnittet ”Leverandørens medarbejdere” kræver I at medarbejdere tilknyttet hovedydelsen skal være uddannede revisor. Dette strider mod det fokus I i øvrigt har på, at revisionsbranchen har fokus på at ansatte medarbejdere der skal uddannes og oplæres. Herudover anvender vi specialister på opgaven, der eks. er uddannede indenfor it og socialrådgivere, da det ikke udelukkende er revisionskompetencer der skal anvendes. Vi vil foreslå at punktet udgår, da revisorer i forvejen er underlagt en meget restriktiv lovgivning der gør, at vi ikke kan forlade os på arbejde som ikke er udført tilstrækkeligt kompetent.

s. 7 - Afsnittet "Miljø". Dette afsnit virker ikke relevant i forhold til at der er tale om en revisionsydelse, der kun i begrænset grad har en miljøpåvirkning. Vi foreslår at afsnittet udgår fra denne type aftale.

s. 8 - "Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer, arten heraf, samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag. Denne oversigt er ikke begrænset til alene at omfatte leverancer til ordregiver, men reklamationer fra andre kunder kan anonymiseres." - Det er efter vores vurdering ikke relevant at skulle levere en oversigt over kundereklamationer, da der er tale om levering af en ydelse og ikke en vare. Vi anbefaler at dette afsnit udgår.

s. 11 – forslag til præcisering ”Såfremt ordregiver, som følge af forsinkelse der skyldes forhold hos Leverandøren, vælger…” - Hvis forsinkelse skyldes forhold ved ordregiver, skal det ikke anses som Leverandørens misligholdelse.

s. 12 – samme kommentar som ovenfor. ”- Enhver forsinkelse der skyldes forhold hos Leverandøren, som er væsentlig for ordregiver”

s. 13 – I relation til kravet om at Leverandøren skal holde ordregiver skadeløs, da er dette meget mere vidtgående end de krav vi normalt vil acceptere at arbejde under. Vi kan acceptere at skadesløsholde ordregiver i relation til krænkelse af tredjemands rettigheder, som allerede er angivet i § 25. Ydelsen, der skal leveres under denne aftale, vil blive offentliggjort, hvorfor vi ikke kan acceptere en skadesløsholdelse, som angivet i dette afsnit.

s. 15 - "Leverandøren skal ved udførelsen af arbejdet overholde leverandørens arbejdsklausul, der er vedlagt som Bilag 2." - Hvad forstås ved leverandørens arbejdsklausul?

s.16 – Nederste afsnit om personoplysninger bør opdateres, så der henvises til gældende lovgivning (databeskyttelsesloven).


29. Januar 2021 - Anonymous
Questions
Udbudsbetingelser
Spørgsmål og kommentarer til udbudsbetingelser

s. 12 - Det fremgår at leverandørens kvalitet skal udgøre maksimalt 6 sider samlet. Dette giver ikke meget plads til at leverandørerne kan differentiere sig fra hinanden. Vi anbefaler at omfanget udvides til minimum 10 normalsider. Yderligere kan vi ikke se, at der efterspørges CV'er på det tilbudte team. Vurderer ordregiver at det ikke påvirker evalueringen, hvilket team der kan tilbydes, herunder teamets erfaringer? Der efterspørges alene en beskrivelse af teamets samlede ekspertise. Dette hænger ikke sammen med kravene i rammeaftalen, hvor der er meget fokus på nøglemedarbejderes kompetencer og kvalifikationer.


s. 14 - Det er indledningsvist oplyst, at pris vejer 60 % og kvalitet 40 %. I beregningseksemplet på s. 14 ser det ikke ud til, at der sker en vægtning af hhv. vurdering af pris og vurdering af kvalitet. Bør der i den sidste tabel s. 14 ikke ske en omregning af "Pris" til 60 % og "Kvalitet (omregnet til pris)" til 40 % og herefter en total?

4. Februar 2021 - Anonymous
Idea
Udbudsbetingelser
Bemanding side 11 og 12

Bemanding side 11-12;

Besvarelsen til dette punkt må maksimalt fylde 4 A4 sider inkl. Planlægning af revision. Odense Kommune bør overveje om 4 sider er tilstrækkeligt til at give jer et godt indblik hvad leverandøren kan tilbyde på disse områder. Vi vil samtidig anbefale at gøre det muligt for leverandørerne at vedhæfte CV i bilag, for at kunne give jer det bedst mulige udgangspunkt når nøglemedarbejdernes ekspertise og erfaring skal evalueres.


4. Februar 2021 - Anonymous
Idea
Udbudsbetingelser
Besvarelsens begrænsning ift. grafiske elementer/illustrationer:

Det fremgår ikke af udbudsmaterialet hvorvidt grafiske elementer indgår i begrænsningen på i alt 6 A4 sider, og i så fald hvordan disse tælles ift. de maksimale anslag

4. Februar 2021 - Anonymous
Idea
Evalueringskriterier – pris kontra kvalitet:

Kvalitet kan være afgørende for om I og jeres medarbejdere kommer til at opleve en smidig og effektiv revision, der sikrer den mest optimale brug af jeres tid – eksempelvis;

- Omfattende brancheerfaring i revisionsteamet

Der sikrer effektivitet samt kvalitet i revisionen, hvilket også betyder mindre spildtid for jeres medarbejdere

- Højt niveau af kvalificerede eksperter

En kvalificeret og professionel sparring med jer omkring supplerende revisionsydelser, I klædes bedst muligt på til at vælge rigtigt første gang

- Et godt samarbejde mellem revisorer og øvrige eksperter

Vidensdeling teamet imellem sikrer at jeres tid anvendes effektivt fremfor på at videreformidle viden/information i flere omgange, samtidig kan denne viden skabe god synergi for begge områder.

- Best practice fra øvrige kommuner

Sparring ift. erfaring på eks. effektivisering/digitalisering fra øvrige kommuner deles med jer og kan potentielt betyde bedre udnyttelse af jeres ressourcer

For at stille jer i den bedst mulige position for at vælge det bedste forhold mellem pris og kvalitet anbefaler vi derfor at prisen vægter mellem 40 og 50%.


4. Februar 2021 - Anonymous
Idea
Evaluering – beregningseksempel

I det viste eksempel tages der ikke højde for vægtningen mellem pris og kvalitet, vi vil anbefale at I viser denne beregning for at tydeliggøre.


4. Februar 2021 - Anonymous
Questions
Rammeaftale
Spørgsmål til rammeaftalen

I § 7 stk. 2 sidste bullit fremgår bl.a. at revisor skal virke som rådgiver og konsulent og at der sker evaluering. Kan det her bekræftes at revisor alene skal udføre konsulent og rådgiver opgaver, for så vidt de kan udføres i overensstemmelse med revisorlovgivning, herunder uafhængigheds- og etiske regler.

§27. Regel om ikke at konkurrere med ny leverandør. Er det dermed hensigten at tidligere leverandør, som den eneste i markedet, vil være afskåret fra at konkurrere med ny leverandør hvad angår andre ydelser end erklæringsopgaven? Er det en bevidst hensigt at afskære Odense kommune fra at anvende et veletableret leverandørteam, der har været anvendt indtil da? 


4. Februar 2021 - Anonymous
Questions
Udbudsbetingelser
Spørgsmål til udbudsbetingelserne

Afsnit 9.2 om Økonomisk og finansiel formåen fremgår at tilbudsgiver skal have en samlet omsætning på minimum 4 mio. kr. pr. år for de seneste 3 regnskabsår. Rent teknisk er grænsen for omsætning sat for lavt. Der er en regel omkring uafhængighed, der betyder, at en revisor ikke må have mere end 15% af sin omsætning med én kunde. Med den forventede omsætning som fremgår andetsteds er det alene af den grund nødvendigt, at omsætningen er mindst ca. 20 mio.


Afsnit 9.3 - Det bør overvejes at tilføje at leverandør skal kunne redegøre for leveringssikkerhed af kompetent personale. Dvs. at der er tilstrækkeligt mange ansatte med det rette profil for revision af kommuner, så leverandøren ikke er helt eller delvist afhængige af enkeltpersoner.