Markedshøring vedr. Nyt Arbejdsmiljøsystem

Open/public
Start date: 29-03-2021 - 08:00
End date: 25-04-2021 - 23:59

Odense Kommune ønsker en markedsdialog i forhold til at afdække, hvorvidt der findes leverandører, som kan levere et Arbejdsmiljøsystem. Odense Kommune har kun været i stand til at finde 1 leverandør, som kan leve op til de behov, som vi har som myndighed, men vi er meget interesserede i, hvorvidt der er andre, som også kan være i stand til at levere.


Såfremt der ikke kommer positive tilbagemeldinger ift. leverancemuligheden, så er det intentionen at udsende en efterfølgende profylaksebekendtgørelse omkring at vi agter at indgå en aftale med Frontavenue.

Hvis der til gengæld kommer tilkendegivelser om at kunne levere, så vil Odense Kommune udbyde området snarest muligt efter denne afklaring foreligger.


Denne høring er således en afklaring af, hvorvidt det giver mening at bruge ressourcerne på en konkurrenceudsættelse eller hvorvidt vi kan indgå aftalen med én leverandør.

23. Marts 2021 - Rasmus Rask Lynggaard, Odense Kommune
Questions
Integrerede moduler

Der ønskes et system hvor alle moduler er fuldt integrerede. Der ønskes moduler der kan håndtere registrering, databehandling og rapportering indenfor områderne:

  • Arbejdsulykker – man skal kunne oprette og udsende spørgeskemaer til brug til f.eks. Den årlige trivselsmåling samt trække rapporter, resultater og andet statistik på de relevante afdelingsniveauer i Odense Kommune.
  • Spørgeskemaer – man skal kunne oprette og udsende spørgeskemaer til brug til f.eks. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse samt trække rapporter, resultater og andet statistik på de relevante afdelingsniveauer i Odense Kommune.
  • Arbejdsmiljødrøftelser - I man skal kunne oprette og udsende spørgeskemaer til brug til f.eks. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse samt trække rapporter, resultater og andet statistik på de relevante afdelingsniveauer i Odense Kommune.
  • APV tjeklister og runderinger - man skal kunne lave APV runderinger og kunne oprette og udsende spørgeskemaer til brug ved de årlige APV runderinger. Den enkelte arbejdsmiljøgruppe skal have resultatet og det skal kunne vises statistik på de forskellige strategiske niveauer.
  • Handleplaner - man skal kunne oprette handleplaner som f.eks. er lovpligtigt i forbindelse med den årlige trivselsmåling eller hvis der er sket en arbejdsulykke
  • Dokumentationsstyring - man skal kunne håndtere de dokumenter som arbejdsmiljøgrupperne arbejder med det kan være forskellige udgaver af strategier, arbejdsmiljømål eller metoder/procedure aftalt i det øverste arbejdsmiljøudvalg.

Er du som leverandør i stand til at levere en løsning, som indeholder ovenstående moduler i en integreret løsning?

23. Marts 2021 - Rasmus Rask Lynggaard, Odense Kommune
Questions
Mulighed for App løsning

Til systemet skal der være knyttet en APP-løsning til smartphones som både skal fungere online og offline.

Online skal det være muligt at:

  • Registrere hændelser på specifikke medarbejdere
  • Oprette/redigere handlingsplaner
  • Besvare simple spørgeskema

Offline skal det være muligt at:

  • Oprette handlingsplaner som kan uploades til arbejdsmiljøsystemet når de er færdiggjorte og man er online igen
  • Besvare simple spørgeskema

Det skal være muligt at kunne rollestyring ift. app’en så rollen man har i den webbaseret del af systemet også bruges i appløsningen og det dermed er muligt at styre, hvilke moduler som er tilgængelige for brugerne i app’en.

Har du som leverandør mulighed for at levere en app til understøttelse af området? 

26. Marts 2021 - Rasmus Rask Lynggaard, Odense Kommune
Questions
Integration til EASY

I den del af systemet, hvor der arbejdes med arbejdsskader, skal der kunne sendes og modtages data direkte via integration til AES’ systemet EASY. Den skal også efterfølgende kunne berigtiges og sendes igen

Arbejdsgangen ifm. oprettelse af arbejdsskade er beskrevet i "Use case 1 – oprettelse af arbejdsskade".

I arbejdsgangen skal det være muligt, som minimum, at sende blanketten med den oprettede arbejdsskade til EASY, samt få kvittering for modtagelse og afgørelse retur.

Kan systemet integrere til EASY i dag? Hvis nej, hvad er så baggrunden for, at det ikke er muligt?

26. Marts 2021 - Rasmus Rask Lynggaard, Odense Kommune
Questions
Integration til andre systemer

Der ønskes et system, hvor det er muligt at integrere Odense Kommunes mange IT-løsninger som f.eks. SD-Løn, IDM-systemer og MDM-systemer. Disse systemer er dem, der er i øjeblikket. Det er derfor vigtigt, at der er tale om et åbent system, som kan integrere til/fra andre systemer, hvis behovet skulle opstå. Se de specifikke krav i "Mindste krav version 240321":

  • Tek 3
  • Tek 6
  • Tek 10

Er systemet i stand til at integrere til andre systemer? Beskriv gerne mulighederne.

26. Marts 2021 - Rasmus Rask Lynggaard, Odense Kommune
Questions
Referencer og lignende leverancer

Det ønskes, at leverandøren har erfaring fra levering af tilsvarende funktionalitet til andre offentlige kunder. Området har en væsentlighed for Odense Kommune, der gør, at man ikke ønsker at indgå i et projekt omkring nyudvikling på nuværende tidspunkt. Dette krav vil indgå i et potentielt kommende udbud, da Odense Kommune har behov for et afprøvet system, som understøtter de til systemet angivne krav.


Har du som leverandør leveret et tilsvarende system til andre offentlige myndigheder på områderne, som bliver beskrevet i nærværende materiale?

26. Marts 2021 - Rasmus Rask Lynggaard, Odense Kommune
Questions
Samlet mulighed for levering

Odense Kommune ønsker et system, som lever op til de krav, som vi har angivet i materialet. De øvrige spørgsmål er de væsentligste og dem vi primært har haft med i den indledende vurdering af, at ingen andre end Frontavenue er i stand til at levere et system, men øvrige mindstekrav vil også skulle opfyldes. 


Odense Kommune er interesseret i flere leverandører, således at der er en konkurrencesituation, men er ikke interesseret i at bruge unødvendige ressourcer hos hverken leverandøren eller internt.


Har I generelt mulighed for at levere et system eller kommentarer til materialet udover de angivne spørgsmål?