Digitalt Udbudssystem til KomUdbud

Open/public
Start date: 03-02-2014 - 00:00
End date: 14-02-2014 - 23:59

(Længere frist)Vi er i gang med at lægge sidste hånd på materialet i forbindelse med udbud af licenser til et "Digitalt Udbudssystem" i KomUdbud-regi. Vi ønsker at høre markedet om kravene i vores materiale for at få afklaret uhensigtsmæssigheder heri.

Tilføj meget gerne spørgsmål til andre krav en fremhævet.


Det essentielle i denne proces er for os, at få gennemtrawlet de krav vi har opstillet og få markedets øjne på betydning heraf, og input til at styrke materialet.

Med et ønske om en god og åben dialog! 

Perioden for dialog er sat til en uge da vi skal have gang i processen. Afvent ikke. Skyd med hvad i har, og så vil der løbende blive oprettet spørgsmål på konkrete punkter som vi ønsker gennemset.
4. Februar 2014 -
Questions
M.1. - Tilgængelighed
Oppetid

I Krav M.1.4 er der stillet krav om oppetid. 

 - Er kravet realistisk, fornuftigt, for lavt sat? 
 - Hvad er normen i branchen?
 - Dagtimer fra kl. 7-18 i forbindelse med oppetid?
 - Er kravet fordyrene?

4. Februar 2014 -
Questions
M.1. - Tilgængelighed
Dataejerskab

I M.1.7 er der stillet krav om at vi har rettighederne til udbudsdata, og at vi skal kunne få adgang hertil til enhver tid. 

 - Er det for stramt et krav? 
 - kan leverandøren leve op til det?
 - hvad er kutyme?

4. Februar 2014 -
Questions
M.2. - Drift
Browser kompabilitet

i henhold til krav M.2.1, hvorledes sikre vi så, at de enkelte kommuner kan anvende systemet i deres respektive browsere?


hvorledes kan vi formulere et sådant krav, og er der en branchestandard?

4. Februar 2014 -
Questions
M.2. - Drift
Filformater

I M.2.2 stilles krav om størrelse, antal og filformat. 

 - Kan vi stille dette krav? 
 - Hvad kan man forvente, at systemerne kan håndtere

Formålet er at vi ikke vil begrænse tilbudsgiverne i upload af filer.

4. Februar 2014 - Anonymous
Idea
M.7. - Procesunderstøttelse offentliggørelse, leverandørkommunikation og tilbudsmodtagelse
Syntax-styrede værider

Jeg har svært ved at forstå ordlyden i det der er skrevet. Punktet bør nok beskrives lidt mere indgående.

4. Februar 2014 - Christian Engbirk, DESIGN CIRCLE ApS
Idea
M.3. - Generelle krav
Evaluering af løsninger

I forbindelse med udbuddet bør også evealuere på brugvenligheden af systemet. Dvs. hvor godt de krav som i stiller i jeres kravspecifikation, er implemenetering i de tilbudte løsninger.

I kravspecifikationen definerer i blot de funktionnelle krav til løsningen. Implementering og anvendeligeheden af de forskellige løsninger, på de i kravspecifikationen stillede krav, er af afgørende betydning for hvor godt systemet kommer til at fungere i den daglige brug.

4. Februar 2014 -
Questions
M.2. - Drift
svartider

I M.2.7. er der stillet krav om svartider. 


Hvilke svartider kan med rimelighed kræves af en cloudløsning?

hvorledes kan krav stilles, så vi undgår unødig ventetid ved brug af systemet?

giv meget gerne bud på de tre funktioners rimelige svartid samt om man kan dele et systems funktioner op som sådan?

7. Februar 2014 - Anonymous
Idea
M.3. - Generelle krav
Dokumentation for besvarelser af mindstekrav

I forbindelse med en lang række mindstekrav bør I kræve dokumentation for at man lever op til mindstekravet. Det er rimeligt at tilbudsgiver skal dokumenterer at du med god ret kan svar ja til at de opfylder mindstekrav, og ikke mindst fair og lige at man også skal dokumenterer at man lever op til mindstekravet. Eksempelvis M2.6 hvor man bør kunne dokumenterer at man lever op til direktiver etc.

7. Februar 2014 - Anonymous
Questions
M.7. - Procesunderstøttelse offentliggørelse, leverandørkommunikation og tilbudsmodtagelse
M7.1 Offentliggøre udbud

Da det er et mindstekrav at kunne bekendtgøre og offentliggøre til eksempelvis TED bør KomUdbud overveje hvilke bekendtgørelser I kræver at en løsning som minmum kan håndtere automatisk. 

7. Februar 2014 - Anonymous
Idea
M.2. - Drift
Informationssikkerhed

Har KomUdbud defineret hvad de mener med "at kunne håndtere kravene til datasikkerhed" og informationssikkerhed. Er der krav til eksempelvis ISO27001 certificering som KL anbefaler? 

10. Februar 2014 -
Questions
Generelt
Erhvervs- og produktansvarsforsikring

hvilken dækningssum kan der stilles krav om at leverandøren har i sin erhvervs- og produktansvarsforsikring? 

 

hvorfor?

10. Februar 2014 -
Questions
Generelt
Superbruger vs. alm. bruger?

Hvorledes kan man differentiere mellem superbruger og standardbrugerlicensen?

- vi tænker at der kun skal være support til superbrugeren, så der er en udgang fra kommune og så første support foregår internt i kommunen.

 

- helt konkret er der overvejet to muligheder for uddannelse:

1: superbrugeren modtager nødvendig og fyldestgørende undervisning, så denne/disse, er i stand til at undervise internt i kommunen og der foregår ingen ekstern undervisning af standardbrugere.

 

2: Der afholdes en opstartsundervisning i kommunerne ved indtræden og køb på aftalen. Superbrugeren er stadig førstesupport, men modtager ikke særskilt undervisning for at kunne varetage denne.

 

3: byd ind med en konstallation som vil lette support for jer, og som økonomisk giver mening. 

 

 

 

10. Februar 2014 - Anonymous
Questions
M.1. - Tilgængelighed
Cloud-løsning

Kravet er benævnt "Cloud-løsning", men i beskrivelsen er blot anført at systemet skal være internetbaseret og ikke kræve lokal installation. Det er derfor lidt uklart om der skal være tale om en egentlig cloud-løsning eller blot et krav om at systemet er en internetbaseret løsning hostet af leverandøren?

10. Februar 2014 - Anonymous
Idea
M.2. - Drift
Lovmæssighed

At stille et generelt krav om at systemet skal leve op til gældende regler er som at overlade det til en brugtvognsforhandler at sikre at bilen lever op til myndighedernes krav. Efter min opfattelse er I - ihvertfald på nogle punkter - nødt til at stille nogle specifike krav og bede om svar på løsning. Her tænker jeg ikke mindst på udbuddirektivets bilag X, som drejer sig om "KRAV TIL ANORDNINGER TIL ELEKTRONISK MODTAGELSE AF TILBUD/ANSØGNINGER". Ser man nærmere på dette bilag giver det anledning til en række forskellige spørgsmål, af hvilke følgende kunne være eksempler:
a) Digital signatur: Understøtter systemet brugen af digital signatur. Beskriv hvorledes (og her er det ikke nok at få et svar som går ud på at tilbudsgiverne kan sætte en digital signatur på dokumenter - dette kan man sagtens gør også ved brug af simpel e-mail, dette er ikke understøttelse). Er systemet i stand til automatisk at validere digitale signaturer? Hvilke digitale signaturer kan systemet validere? Dan-ID certifikat? NEM-ID certifikat? Andre, nævn typer?  Beskriv processen.
b) Tidsstemples tilbudsdokumenter ved modtagelse i udbudssystemet?
c) / d) Er der sikkerhed for, at det ikke er muligt for udbyder eller andre at få adgang til de indsendte dokumenter før udløb af tidsfrist for hhv. ansøgning og tilbud? Kan en overtrædelse heraf spores? Beskriv processen.
e) / f) / g) / h) Kan kun bemyndigede personer fastsætte og ændre datoer? Kan kun bemyndigede personer få adgang til de indsendte dokumener, og først efter de fastsatte tidsfrister? Beskriv processen, herunder hvorledes tildeling af roller og rettigheder foretages.
Ud over ovenstående, kan der efter skøn være mange andre krav som man kan spørge ind til hvordan understøttes, så dette ikke alene beror på leverandørens ord om måske meget liberale fortolkning.

10. Februar 2014 - Anonymous
Questions
M.2. - Drift
Svartider

Der skal angives svartider, men hvor skal disse angive? Det antages, at der i kolonne E vedr. overholdelse af minimumskrav kun skal sættes kryds?

10. Februar 2014 - Anonymous
Questions
M.3. - Generelle krav
Fremskrivelse af datoer.

Venligst beskriv hvad kræves og i hvilken sammenhæng. Ordregiver har jo mulighed for at give længere frist end lovfastsatte tidsfrister, og hvad der er lovfastsat afhænger af en flere ting. Når materialet er dogitalt og offentligt tilgængeligt kan f.eks. afkortes med 5 dage, og hvis bekendtgørelsen er sendt via udbudssystemet TED eSender-funktion kan afkortes med yderligere 7 dage. Hvor skal systemet automatisk kunne fremskrive i forhold til disse individuelle beslutninger?

10. Februar 2014 - Anonymous
Questions
M.7. - Procesunderstøttelse offentliggørelse, leverandørkommunikation og tilbudsmodtagelse
Digital besvarelse tilbud

Tidligere fortolkning fra EU's side og fra andre landes implementering af digitale udbudssystemer stiller krav om at dokumenter afleveres som datapakker der tidsstemples ved modtagelse - altså kan er en online udfyldelse (og hermed trinvis aflevering af dokumentet, hvorfor etn tidsstempling ikke vil tjene sit formål) tolkes som ikke at være i overensstemmelse med reglerne. Hvordan stiller I jer til dette

10. Februar 2014 - Anonymous
Questions
M.7. - Procesunderstøttelse offentliggørelse, leverandørkommunikation og tilbudsmodtagelse
Push af udbuds advis til interessenter

Venligst beskriv forventningerne: Skal besked kunne sendes ud til interessenter, som ikke er oprettet i systemet, dvs. en mail-funktion, hvor man kan skrive til mailadreser man selv frit anfører? Venligst oplys hvad udbyder forventer at kunne opnå af fordele med dette frem blot at bruge sit vanlige mailprogram?
Hvis der er tale om interessenter, som i forvejen er i systemet, er deres mailadresser kendte og der kan derfor sendes mail til disse. I hvilke situationer forventer udbyder en sådan funktionalitet skal finde anvendelse?

10. Februar 2014 - Anonymous
Questions
M.6. - Procesunderstøttelse udarbejdelse af krav- og udbudsmateriale
Oprettelse og anvendelse af udbudsskabeloner

Hvad består en skabelon af? Indgår bekendtgørelser, materiale, udseende, vejledninger, funktionstilpasning, osv.?

10. Februar 2014 - Anonymous
Questions
M.4. - Udbudsformer og -typer
Gemme indtastet information løbende

Er her udelukkende tale om en situation med online tilbudsafgvielse?

I tilfælde med offline tilbudsafgivelse gemmes dokumenterne jo lokalt, og uploades ført når de er udfyldt. I denne situation er kravet vel blot at man successivt skal kunne uploade dokumenter i takt med man har udfyldt dem lokalt?

10. Februar 2014 - Anonymous
Questions
M.7. - Procesunderstøttelse offentliggørelse, leverandørkommunikation og tilbudsmodtagelse
Syntax-styrede værdier

Vedr. punktet "har downloaded alle ordregivers dokumenter: Hvad er kravet egentlig her? Skal orderegiver blot kunne se om en tilbudsgiver har downloaded alle dokumenter, eller skal tilbudsgiver oplyses at der er dokumenter han ikke har downloaded? Hvad hvis ikke alle dokumenter er relevante for tilbudsgiveren? Hvornår skal tilbudsgiveren adviseres? Mange ser måske på hvad der er af materiale og downloader de dokumenter, de skal udfylde, men ikke nødvendigvis øvrige dokumenter.

10. Februar 2014 - Anonymous
Questions
M.8. - Processunderstøttelse valg af tilbud og kontraktindgåelse
Understøtte automatisk tilbudsvurdering af pris

Venligst beskriv forventningerne nøjere. Hvad med evaluering af kvalitative besvarelser?

10. Februar 2014 - Anonymous
Questions
M.8. - Processunderstøttelse valg af tilbud og kontraktindgåelse
Matematiske modeller

Præcis hvilke matematiske modeller forventes? Hvad skal de matematiske modeller kunne?

Det er vores erfaring, at landet mange udbydere bruger vidt forskellige modeller, og Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til evaluering understreger betydningen af, at man tilpasser evalueringsmodellen til det konkrete udbud.
Hvordan ønskes dette implementeret under hensyntagen til udbydernes vidt forskellige brug af modeller og Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning?

10. Februar 2014 - Anonymous
Questions
M.8. - Processunderstøttelse valg af tilbud og kontraktindgåelse
Rapportering til TED om kontraktindgåelse

Går ud fra her er tale om udarbejdelse af "Bekendtgørelse om indgåede kontrakter"  og afsendelse til TED?

10. Februar 2014 - Anonymous
Questions
Generelt
Krav E.1.2 Tidsfrist

Der er ingen krav om at en tidsfrist ikke må ligge på en søn- eller helligdag, så hvad er formålet med dette?

10. Februar 2014 - Anonymous
Questions
Generelt
Krav E.1.3 Teknisk dialog

Venligst beskriv indholdet i en sådan høringsproces og hvor og hvorledes den forestilles implementeret?

10. Februar 2014 - Anonymous
Questions
Generelt
Krav E.2.3 Oprette dokumentbaseret (Microsoft Office dokumenter) udkast

Hvad menes med "oprette tilbudslister direkte i systemet.  Hvis tilbudslisterne er f.eks. i MS Excel-format udarbejdes de vel i Excel og uploades herefter til systemet. Er det en anden proces som efterspørges her?

10. Februar 2014 - Anonymous
Questions
Generelt
Krav E.3.1 Give eksterne fagpersoner adgang til tilbudsmaterialet

Venligst præcisér, hvad der ønskes. Brugeradgangen til systemet styrer, hvem der har adgang til hvad, dvs. eksterne fagpersoner kan gives adgang til tilbudsmaterialet direkte - det er der ikke noget problem i. At videresende det samlede tilbud via mail er derimod næppe realistisk, idet det samlede tilbudsmateriale nemt kan være på mange hundrede Mb, hvilket ikke er muligt at sende (og modtage) pr. mail.

10. Februar 2014 - Anonymous
Questions
Generelt
Krav E.3.2 Tilbagekaldelse af tildeling

Venligst beskriv forledes denne proces skal finde sted. Man foretager en tildeling, tilbudsgiverne orienteres herom, og efterfølgende omgøres tildelingen, dvs. tilbudsgiverne skal have at vide, at der er foretaget en ændring. Er der specielle automatiske processer som forventes skal indgå i dette?

11. Februar 2014 -
Questions
M.7. - Procesunderstøttelse offentliggørelse, leverandørkommunikation og tilbudsmodtagelse
Bekendtgørelser

Hvilke bekendtgørelse kan vi stille som mindstekrav?