Kære SDU

Af jeres kommentar her på siden, konkluderer vi at tilbudslisten ikke vil udfyldes med antal materiel og fraktioner der ønskes tømt / bortskaffet / behandlet mv. I så fald:

Hvis hver tilbudsgiver selv skal komme med forslag til hvordan ordningen sammensættes, vil i umuligt få sammenlignelige tilbud. Vi tænker at en 'smart' tilbudsgiver vil tilbyde minimum materiel, og derved kunne afgive priser der på papiret ser billige ud, men når virkeligheden rammer, er der måske slet ikke materiel nok. Inden SDU får rettet vindende tilbudsgiver ind, til at opstille tilstrækkeligt materiel, vil SDU have haft en meget lang og smertefuld indkøringsperiode med utilfredsstillende service og mangel på evne til at komme af med sit affald.

Nogle af os har deltaget i opstart på andre store udd.institutioner, og ved hvor meget materiel, tilpasning og indkøring der kan være, selv når der startes på et oplyst grundlag. Vi vil til enhver tid anbefale SDU på det kraftigste, at udbyde opgaven på baggrund af nuværende materiel og standpladser. Der kan så i kontraktperioden foretages hel-, halv- eller kvartårlige gennemgange af statistikker, hvorved man I FÆLLESSKAB foretager optimering af ordningen. Verden står ikke stille, så dette vil blive nødvendigt under alle omstændigheder.

Vi kan godt læse at vi kan få udleveret lister mv. over nuværende materiel, tømningsfrekvenser mv., men vi kan ikke se hvordan i vil sammenligne pristilbuddene i givet fald.  I vil modtage pærer og bananer til sammenligning. Forvent det uigennemskuelige, og i øvrigt u-gennemsigtige. 

Og nej, materielsammensætningen over en 8 årig kontraktperiode kan ikke forudses. Men den kan, må og skal ændres undervejs ud fra nye fraktioner, nye insamlingsmetoder mv.. Det er helt almindelig praksis og del af optimering af kontrakt i perioden. Vi kan jo heller ikke tilbyde og levere et fast facit for en løsning der holder i 8 år, fra dag 1. Så begrundelsen vækker stor undren hos os?? 

Så funktionstilbud tror vi ikke vil være hensigtsmæssigt hverken for jer eller øvrige parter.

Vi håber vi har læst forkert.

--------------------

Prisregulering: Der står 'de faste enhedspriser reguleres på baggrund af....BYG91'. Men det bør præciseres at det er transport-/tømningspriser der reguleres efter BYG91. Lejepriser vil være bedre tjent med Nettoprisindeks (NPI) fra DS, men kan til nøds reguleres jf. BYG91.

--------------------

I tilbudslisten er der i kolonne G på fanen 'Containerleje og tømningspriser' enheden kr.? Enten er enheden en fejl, eller også er overskriften?

--------------------

Vi anerkender SDU's begrundelse for en funktionsbaseret model, da materielsammensætningen over 8 år ikke kan fastlåses. Vi foreslår, at evalueringsgrundlaget (hvad prisen sammenlignes på) adskilles fra kontraktens indhold (hvad leverandøren skal levere). Med den nuværende tilbudsliste evalueres hver tilbudsgivers egen løsning, så evalueringsprisen afhænger af, hvor megen kapacitet tilbudsgiver vælger at prissætte. Det kan få underdimensionerede løsninger til at fremstå billigst.

Vi foreslår, at følgende overvejes, gerne i kombination:

1. Tilbudsgiver angiver enhedspriser pr. standardcontainertype: leje pr. måned, tømning pr. gang, vask pr. stk., levering/afhentning/flytning pr. gang. SDU fastsætter en reference-mængde, som kun anvendes til prisevalueringen. Enhedspriserne gælder efterfølgende ved ændringer, ekstra materiel og ekstraordinære tømninger i hele kontraktperioden.

2. SDU angiver et minimumsniveau for dimensioneringen, fx mindste kapacitet pr. fraktion og adresse ud fra 2025-mængderne, som tilbudsgivers løsning skal opfylde.

3. Udbudsbetingelserne beskriver, hvordan SDU vil sammenligne løsninger med forskellige containerstørrelser og frekvenser, vurdere om en løsning er tilstrækkelig, og håndtere tilbud, der fremstår unormalt lave.

Flere ydelser i Bilag 1.1 har ingen linje i Bilag 2.1. De falder derfor under "dokumenteret markedspris" og ligger uden for evalueringen:

1. Ekstra containere ved arrangementer og midlertidige behov (leje, levering, afhentning).

2. Ekstraordinære tømninger. Bilag 1.1 henviser til priser "for lokation og fraktion", men Bilag 2.1 angiver pris pr. tilbudt container og har ingen priser for containere uden for tilbudsgivers løsning.

3. Levering af containere i weekender og helligdage. Timeposterne for transport findes ikke længere i tilbudslisten.

4. On-site makulering, som er et krav, men uden mængder, frekvens eller prislinje.

5. Afhentning af paller ved pappresser.

6. Udskiftning, flytning og ombytning af containere.

Vi foreslår, at der tilføjes priselinjer med evalueringsmængder, eller at det fremgår, at ydelserne afregnes efter tilbudte enhedspriser. For ydelser uden for listen foreslår vi et fast håndteringstillæg i procent, som tilbudsgiver angiver i tilbudslisten. Det gør "dokumenteret markedspris" ensartet at prissætte.

Bilag 1.1 pålægger leverandøren at dimensionere og opretholde løsningen i 8 år, og tømninger som følge af "utilstrækkelig dimensionering" kan ikke faktureres. Samtidig kan SDU tilføje fraktioner, tilslutte nye lokationer og lukke op til 25 %, og mængdegrundlaget er ét år (2025). Vi foreslår en objektiv grænse mellem utilstrækkelig dimensionering og ekstraordinær tømning:

1. 2025-mængderne pr. adresse og fraktion er baseline.

2. Ved mængdeændring over fx ±20 % pr. adresse og fraktion over en sammenhængende periode, ved ændret sortering, nye fraktioner eller nye bygninger drøfter parterne tilpasning af materiel og frekvens. Tilpasningen prissættes med tilbudte enhedspriser.

3. Tømninger som følge af arrangementer, ændret aktivitet eller SDU's ændrede sortering betragtes som ekstraordinære og afregnes.

4. Data gennemgås halvårligt eller årligt med henblik på fælles optimering.

5. Forgæves kørsel, hvor årsagen ligger hos Kunden, afregnes til den tilbudte tømningspris. Vi foreslår en definition af "med rimelighed kunne forudse eller afværge".

1. Priserne er faste til 31/12-2027, og første regulering bruger som gammelt indeks værdien 6 måneder tidligere. Tilbudsfristen er 5/2-2027. Indeksudviklingen mellem tilbud og det gamle indeks kan derfor ikke reguleres og må indregnes som risikotillæg. Vi foreslår, at "gammelt indeks" er seneste offentliggjorte værdi ved tilbudsfristen.

2. BYG91 offentliggøres kvartalsvis. Vi foreslår et beregningseksempel, der viser, hvilken kvartalsværdi der anvendes ved regulering 1/1 og 1/7, da formuleringen "senest offentliggjorte indeksværdi, der foreligger 2 måneder før" kan læses på flere måder.

3. Lejepriser følger ikke chauffør- og brændstofomkostninger. Vi foreslår et separat indeks til leje (fx Nettoprisindekset) og BYG91 til tømning og transport.

4. Vi foreslår, at den præcise EUWID-notering (kvalitet, land, valuta) angives for pap og papir, og at reguleringen sker som absolut ændring i kr./kg og ikke i procent, da priserne kan være nul eller negative.

1. Vi foreslår, at det fremgår af vejledningen, at negative priser (godtgørelse, fx pap, papir, metal) er tilladt og indgår med fortegn i evalueringsprisen.

2. Kolonne G angiver tømninger pr. måned. Vi foreslår tømninger pr. år, eller en fast konvention for ugentlig tømning (fx 52/12), da valget påvirker evalueringsprisen.

3. Tilbudslisten har 45 rækker og summerer J7:J51, mens 2025-data har 110 kombinationer af adresse og fraktion. Vi foreslår, at summeringen udvides, eller at det beskrives, hvordan rækker indsættes, så summen følger med.

4. Bilag 3 udgør 60 % af tildelingen, men indgår ikke i høringen. Vi foreslår, at det sendes i høring, herunder beskrivelsen af, hvordan dimensioneringsforslag vurderes under Driftssikkerhed.

5. Småt udstyr (WEEE) er 13.378 kg, mens 2025-data summerer til ca. 13.739 kg. Vi foreslår, at tallet rettes,

Kære Odregiver

Tak for muligheden for at vi som tilbudsgivere kan blive hørt.

Hermed en række kommentarer:

Vedrørende bilag 1.1, afsnit 4.1 til 4.3.:

Det vil være Tilbudsgivers opfordring, at dette afsnit ændres. Som Tilbudsgiver kan vi sagtens forstå, at Ordregiver ikke ønsker at betale for gentagne forgæves ”tømninger” af tomme containere, men vi mangler som Tilbudsgiver mulighed for at vurdere variationen i Ordregivers forbrug over et år. Vi har svært ved at vurdere hvad vi ”med rimelighed kunne forudse” og vi er bekymrede over muligheden for at byde på en opgave, hvor vi ikke kender nuværende løsning, og samtidigt ikke kan få betalt vores forgæves kørsler. 

Vi vil først og fremmest foreslå at der indskrives i kontrakten, at de første 6 måneder er en ”implementeringsperiode”, hvor Tilbudsgiver får mulighed for at tilpasse containerantal og tømningsfrekvens, og at der i denne periode tillades forgæves tømninger uden konsekvens for den valgte Tilbudsgiver

Sekundært vil vi foreslå at alle ”forgæves tømninger”, må afregnes til den aftalte tømningspris for den givne containertype. Dette skal selvfølgelig følges op med en plan fra Tilbudsgiver ifth. at minimere ”forgæves tømninger” i løbet af kontraktperioden.

Vedrørende Bilag 2.1: 
Tilbudsgiver er stadig bekymret for, at den valgte tilbudsmodel, hvor Tilbudsgiver selv vælger løsning ikke er optimal løsning til at finde det bedste tilbud. Det åbner op for alt for mange muligheder for strategisk prissætning, og Ordregiver vil reelt ikke kunne se hvilket tilbud der er billigst. Det er vores helt klare anbefaling, at der i tilbudsevalueringen benyttes en fast mængde containere og tømninger, som danner grundlag for sammenligning af tilbud. 

Vedrørende kontraktudkast afsnit 18.2:
Første regulering af de ydelser der reguleres efter BYG91 bør tage udgangspunkt i senest kendte indekstal ved tilbudsafgivelse, da dette indekstal repræsentere de tilbudte priser. Ved den foreslåede model, "mister" vi som Leverandør mindst et halvt års indeksudvikling

Vi opfordrer SDU til at genoverveje at ændre prissætningen fra en fast samlet pris til en stk.-pris pr. vask (opdelt pr. container- og beholdertype), så der ikke skal faktureres for samtlige containere i aftalen uanset placering og affaldsfraktion.

Behovet for rengøring varierer væsentligt afhængigt af opstillingssted og den konkrete affaldstype. Afgivelse af en enhedspris giver SDU fuld styring og mulighed for løbende at vurdere det faktiske vaskebehov samt udgiften hertil.