Dialog omkring kommende udbud på grafiske ydelser

Open/public
Odense Kommune (for komUdbud) har i forbindelse med et kommende udbud på Grafiske Ydelser valgt at gå i dialog med potentielle leverandører på markedet med det formål bedre at kunne matche kommunens behov med markedets kunnen.

Leverandøren bedes forholde sig til opsatte fokusområder og vedhæftet materiale og kommentere, om der er forhold som er særligt afgørende i forhold til omkostninger, prissætning og hvor attraktivt det er, at byde på opgaven m.fl.

Odense Kommune (for. KomUdbud) har i dette ide-udbud præsenteret et forslag til struktureringen af det samlede udbud i delaftaler, som er opbygget ud fra hensynet til en passende balance mellem hensynet til forvaltningernes ønsker, samt ønsker fra de øvrige kommuner i KomUdbud der deltager i udbudet af Grafiske Ydelser.

Materialet, som ligger til grund for dialogen, er i udkastform.
På baggrund af kommentarer fra markedet reviderer Odense Kommune materialet. 

Odense Kommune er interesseret i dialog, men er ikke forpligtet til at følge eventuelle forslag til ændringer mm. 

FREMGANGSMÅDE:
1. Login og gå til det Idé-udbud du ønsker at kommentere på
2. Klik på en kategori i venstre side og læs teksten på denne
3. Herefter kan du oprette ideer eller spørgsmål direkte til denne kategori.

BEMÆRK: Du skal have login for at kunne deltage.

Opret dig som bruger her

Der kan kommenteres på materialet i perioden: 

Nærmere beskrivelse og krav til produkter fremgår af kravspecifikationen og tilbudsskemaerne.
16. Maj 2013 - Kanita Rikalo, Odense Kommune
Questions
0.0 - Generelt
Tilbudslister

Er der forhold som leverandøren vil karakterisere som særligt afgørende ved udformning af tilbudslisten?

16. Maj 2013 - Kanita Rikalo, Odense Kommune
Questions
0.0 - Generelt
Prissætning

Er der forhold som leverandøren vil karakterisere som særligt afgørende for prissætningen på området?

16. Maj 2013 - Kanita Rikalo, Odense Kommune
Questions
0.0 - Generelt
Administrative omkostninger

Er der forhold som leverandøren vil karakterisere som særligt afgørende for minimering af administrative omkostninger både i forbindelse med tilbudsafgivelse samt i aftaleperioden?

16. Maj 2013 - Kanita Rikalo, Odense Kommune
Questions
0.0 - Generelt
Aftalestyring

Input til contract management – Hvordan styres produkter, priser og fakturering i aftaleperioden på bedste vis?

16. Maj 2013 - Kanita Rikalo, Odense Kommune
Questions
0.0 - Generelt
Kontrakten

Hvordan sikres, at kontrakten i hele aftaleperioden er attraktiv for såvel leverandør, som for kommunens institutioner?

16. Maj 2013 - Kanita Rikalo, Odense Kommune
Questions
0.0 - Generelt
Opdeling i delaftaler

Giver dette opdeling mening for opnåelse af de bedste aftaler?

16. Maj 2013 - Kanita Rikalo, Odense Kommune
Questions
0.0 - Generelt
Underkategorier

Vi har defineret underkategorier til de foreslåede delaftaler – er der andet der burde være omfattet?

Kan delområder sammensættes på en mere hensigtsmæssig måde?

16. Maj 2013 - Kanita Rikalo, Odense Kommune
Questions
1.2 - Merchandise
Generelt

Som udgangspunkt vil vi gerne have Merchandise som én delaftale. Giver det mening at udbyde dette område?

16. Maj 2013 - Kanita Rikalo, Odense Kommune
Questions
0.5 - Webdesign
Miniudbud

Hvad siger I til beløbsgrænser for miniudbud ? Er det for lavt sat?

28. Maj 2013 - Anonymous
Questions
0.1 - Print, kopi, tryk etc
Tildeling af rammeaftale

Jeg kan se, at I blander udvælgelseskriterier og tildelingskriterier sammen.

Udvælgelsen kan bero på Finansiel, økonomisk og teknisk formåen.

Tildelingskriterier kan ikke, da det skal være i forhold til kontrakten.    

28. Maj 2013 - Kanita Rikalo, Odense Kommune
Questions
1.0 - Totalentreprise på reklame eller PR kampagner i flere medier
Beløbsgrænse

Har I forslag til hvad beløbsgrænsen for miniudbud skal være? 10.000 er vel alt for lavt?

28. Maj 2013 - Kanita Rikalo, Odense Kommune
Questions
0.7 - Rådgivning og produktion af reklamer og PR i trykte medier
Opdeling i delområde 7.8 og 9

Giver det god mening at opdele i 3 delaftaler, adhængigt af,  hvilket medie reklamen skal annonceres i? Er det forskellige leverandører der kan tænkes at byde ind på de 3 delaftaler (7, 8 og 9)?

29. Maj 2013 - Anonymous
Idea
0.6 - Vedligeholdelse og administration af websider
Geogragisk opdeling

Vi foreslår geografisk opdeling, med mulighed for at byde på udvalgte kommuner

29. Maj 2013 - Anonymous
Idea
0.5 - Webdesign
Geografisk opdeling

Vi foreslår geografisk opdeling, med mulighed for at byde på udvalgte kommuner

29. Maj 2013 - Anonymous
Idea
0.7 - Rådgivning og produktion af reklamer og PR i trykte medier
Geografisk opdeling

Vi foreslår geografisk opdeling, med mulighed for at byde på udvalgte kommuner

29. Maj 2013 - Anonymous
Idea
0.8 - Rådgivning og produktion af reklamer og PR via internet og intranet
Geogrfisk opdeling

Vi foreslår geografisk opdeling, med mulighed for at byde på udvalgte kommuner

29. Maj 2013 - Anonymous
Idea
0.9 - Rådgivning og produktion af reklamer og PR i tv og biograf-medier
Geografisk opdeling

Vi foreslår geografisk opdeling, med mulighed for at byde på udvalgte kommuner

29. Maj 2013 - Anonymous
Idea
1.0 - Totalentreprise på reklame eller PR kampagner i flere medier
Geografisk opdeling

Vi foreslår geografisk opdeling, med mulighed for at byde på udvalgte kommuner

29. Maj 2013 - Anonymous
Idea
0.5 - Webdesign
Geografisk opdeling

Vi foreslår geografisk opdeling, med mulighed for at byde på udvalgte kommuner

30. Maj 2013 - Anonymous
Idea
0.1 - Print, kopi, tryk etc
Beløbsgrænse for miniudbud

Jeg mener at grænsen for miniudbud bør være højere - f.eks. 50.000 kr.

30. Maj 2013 - Michael Brochmann, Grakom Arbejdsgivere
Idea
0.0 - Generelt
Miljø og CSR

Grafisk Arbejdsgiverforening bifalder at Odense Kommune i dette KomUdbud har valgt en dialogbaseret model, som inddrager leverandørerne i udbudsprocessen. Vi mener, det bør resultere i udbud der falder i tråd med de aktuelle markedsforhold og kutymer inden for det grafiske område

Overordnet set har Grafisk Arbejdsgiverforening følgende input til udbuddet:

Der er ikke lagt op til, at miljøkrav skal vægte som evaluerings- eller tildelingskriterium. Danske grafiske virksomheder har generelt en høj miljøprofil, og der en række mærkningsordninger og beregningsmodeller der kan benyttes til at vurdere både virksomhedens og produktets miljøprofil. For delaftaler der indeholder trykte produkter vil problemstillingen typisk dreje sig om:

Har virksomheden dokumentation for sporbarhed af anvendte papirfibre i papiret? Hvis JA: hvilken? (FSC eller PEFC)

Kan virksomheden foretage produktion af miljømærkede tryksager med et af de to officielle miljømærker den Nordiske ”Svane” eller den Europæiske ”Blomst”, hvis JA: begge 2 eller hvilken?

Kan virksomheden foretage beregning af klimabelastningen af den enkelte tryksag? Hvis JA: hvilket system anvendes?

For virksomhedens vedkommende kan en  vurdering foretages omkring

Har virksomheden etableret et ledelsessystem, hvis JA: hvilket?

Har virksomheden udarbejdet en strategi inden for CSR området, hvis JA: hvilke områder dække denne strategi, miljø, arbejdsmiljø, menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, anti-korruption.

Har virksomhedens tiltrådt overenskomster og i givet fald hvilke?

Har virksomheden tiltrådt det Grafiske CSR kodeks?

Hvis Odense Kommune ønsker en uddybning af disse områder, stiller Grafisk Arbejdsgiverforening sig gerne til rådighed for en nærmere drøftelse

30. Maj 2013 - Anonymous
Idea
0.0 - Generelt
Etablering af arbejdsgrupper ved udformning af udbud.

At der i forbindelse med udformning af udbudsmateriale etableres en arbejdsgruppe med repræsentanter fra ex. Odense Kommune.(andre kommuner) Repræsentanter, som til daglig arbejder med grafiske ydelser/tryk ( bureauer og trykkerier), og derfor vil kunne bidrage med vigtig viden og erfaring: Hvad består opgaverne af, hvad vægter de, når de skal have opgaver udført, tid, service, rådgivning, vejledning, bæredygtighed/nærhed, etc etc- dette også for at få alle aspekter med i udbud. Vi foreslår etablering af   back up/sparringsgruppe på trykydelen og på grafiske/reklamebureauydelser.

31. Maj 2013 - Anonymous
Questions
0.0 - Generelt
Forlænge idé/kommentarperioden til den 7.juni

Vil det være muligt at forlænge denne (vigtige og betydningsfulde) input/kommentarperiode frem til f.ex den 7. juni. Dette for at give mere tid og give flere mulighed for at komme med input og kommentere

31. Maj 2013 - Anonymous
Idea
0.0 - Generelt
Flere end tre leverandører per delaftale

Der er i oplæg lagt op til tre leverandører per delaftale. I den nuværende aftale for Odense Kommune har "kommunen" mulighed for (reklamebureauydelser) at vælge mellem 10 bureauer. Vi oplever, som nuværende leverandør, at "kommunen" finder det attraktivt med flere valgmuligheder. Faktisk så attraktivt at vi i hele perioden - og stadig (på 4. år)- oplever, at der vælges bureauer uden for aftale. Dette både til små og store opgaver. Min pointe er derfor, at det åbenlyst er et brugerønske at kunne vælge mellem  mange bureauer. Pt er 10 bureauer ikke nok. Som leverandør, kan vi kun tilslutte os at "kommunen" har mulighed for at samarbejde lige præcis med det bureau, der passer til den type opgave de ønsker løst. Hvis 10 bureauer ikke er nok, må der vel flere til og ikke færre!

3. Juni 2013 - Anonymous
Questions
1.1 - Håndtering af og rådgivning om jobannoncer via EasyCruit eller lign
Samleannoncer

Indeholder håndtering også ønske om at samle annoncer hvor muligt - og procentuel udfakturering til den enkelte bestiller?

3. Juni 2013 - Anonymous
Questions
1.1 - Håndtering af og rådgivning om jobannoncer via EasyCruit eller lign
Jobnet

Ligger håndtering af jobnet-annoncer også i opgaven - eller varetages den af Easycruit e.a.?

3. Juni 2013 - Anonymous
Questions
1.1 - Håndtering af og rådgivning om jobannoncer via EasyCruit eller lign
Skabeloner

Skal leverandør kunne levere adgang til skabeloner - der afgrænser tekstmængden i jobannoncerne?

3. Juni 2013 -
Questions
1.1 - Håndtering af og rådgivning om jobannoncer via EasyCruit eller lign
Kontaktpersoner/rekvirenter

Er det den centrale HR - eller sker det fra den enkelte decentrale organisation?

6. Juni 2013 - Anonymous
Questions
0.0 - Generelt
Prækvalifikation

Vil der være en prækvalifikationsrunde forud for det endelige udbud?

Hvis ja, hvornår starter processen?

7. Juni 2013 - Anonymous
Idea
0.1 - Print, kopi, tryk etc
Tilbudsmodel

I nogle offentlige udbud har der været benyttet en tilbudsmodel, hvor leverandøren skal afgive 'enhedspriser' på forskellige produkter uanset oplagsstørrelse og konkrete udformning (fx Statens Indkøbsaftaler). Det afspejler imidlertid slet ikke den omkostningsstruktur, der er ved grafisk produktion, og tilbudsgivningen bliver derved ret tilfældig. Udbudsgiver opfordres derfor til, at priser skal afgives med baggrund i konkrete produkter og oplagsstørrelser. Alternativt som minimum angivelse af opstartspris og 1.000 stk's pris.