Rammeaftale 50.06 Tidsskrifter

Open/public

SKI inviterer alle potentielle leverandører og relevante markedsaktører til teknisk dialog på det kommende udbud af en fælleskommunal forpligtende aftale på tidsskrifter. Udbuddet på tidsskrifter lægger sig tæt op af udbuddet 50.05 Biblioteksmaterialer og forventes at køre sideløbende med dette.

Den tekniske dialog gennemføres for at sikre, at den endelige aftale afspejler markedets vilkår og mekanismer og for at sikre, at aftalen bliver så anvendelig som muligt for både offentlige brugere og for leverandører på aftalen. Den tekniske dialog vil foregå via platformen www.offentligprivatdialog.dk (”ide-udbud”) i perioden 25. september - 10. oktober 2014. 

Generelt om udbuddet 50.06 Tidskrifter

SKI forbereder i samarbejde med den eksterne projektgruppe en fælleskommunal forpligtende rammeaftale på tidsskrifter. Den eksterne projektgruppe består af både fagpersoner fra bibliotekerne og skolebibliotekerne samt udbudskyndige repræsentanter fra kommunerne: Roskilde, Odense, Vejle, Aarhus, Gentofte, Guldborgsund, Slagelse, Esbjerg, København, Solrød, Syddjurs og Vejen samt centralbibliotekerne: Roskilde, Odense, Vejle og Gentofte.

Den eksterne projektgruppe er med til at træffe beslutninger omkring udbudsdesign mv. og deltager i udarbejdelsen af udbudsmaterialet.

Rammeaftalen er en forpligtende aftale, som vil blive udbudt på vegne af de SKI kunder, som forud for udbuddet tilslutter sig rammeaftalen. Aftalen vil rette sig mod SKI’s kommunale kunder, men øvrige kunder kan også tilslutte sig aftalen. Det vil fremgå af udbudsmaterialet, hvor mange kommuner og øvrige offentlige institutioner, der har forpligtet sig til at bruge sortimentet på aftalen. Omfanget af kundernes forpligtelse til at anvende rammeaftalen vil ligeledes fremgå af udbudsmaterialet. 

Der kan læses mere om de forpligtende aftaler, som SKI udbyder i tæt samarbejde med KL og en række kommuner her.

Overordnet forventes udbuddet 50.06 Tidsskrifter at bestå af danske og udenlandske tidsskrifter - og krav mv. vil lægge sig tæt op ad udbuddet af den forpligtende aftale 50.05 Biblioteksmaterialer. Pt. er kravspecifikationen på aftalen offentliggjort til kommentering af leverandører. Der vil løbende blive lagt mere materiale på denne side til kommentering i den tekniske dialog.

Det forventes, at udbuddet offentliggøres i december 2014.   

Dialog omkring udbuddet af tidsskrifter

SKI og den eksterne projektgruppe inviterer i forbindelse med udbuddet af en fælleskommunal forpligtende aftale om biblioteksmaterialer alle potentielle leverandører eller markedsaktører til teknisk dialog. Dialogen foregår på platformen www.offenligprivatdialog.dk, hvor SKI indbyder alle relevante markedsaktører til at give deres synspunkter til SKI’s overvejelser omkring det kommende udbud til kende.  

Formålet med den tekniske dialog er at få afprøvet tankerne med udbuddet med potentielle tilbudsgivere og give mulighed for at komme med input på et tidspunkt, hvor SKI stadig har mulighed for at indarbejde feedback i udbuddet. 

SKI har i samarbejde med den eksterne projektgruppe udarbejdet et foreløbigt udbudsmateriale (kravspecifikation, leveringsbestemmelser mv.) og ønsker markedets kommentarer til dette. Kravspecifikatonen er gjort tilgængeligt for kommentering hos leverandørerne på www.offenligprivatdialog.dk. Andre relevante materialer vil løbende blive offentliggjort på siden. 

Der er udsendt vejledende forhåndsmeddelelse vedrørende udbuddet via TED den 11. juli 2014. 

Få adgang til dialogen

Dialogen påbegyndes d. 25. september 2014 og forventes afsluttet d. 10. oktober 2014.

Alle, der er interesserede i at komme med input og kommentarer til nedenstående overvejelser vedrørende en kommunal forpligtende aftale på tidsskrifter, kan deltage på ”ide-udbud”. BEMÆRK: Du skal oprette dig som bruger med login for at kunne deltage.Opret dig som bruger her: http://www.offentligprivatdialog.dk/opret-bruger.aspx

FREMGANGSMÅDE:

1. Login og gå til det Idé-udbud, du ønsker at kommentere på.
2. Klik på et fokusområde i venstre side og læs teksten eller svar på oprettede spørgsmål.
3.  Herefter kan du oprette ideer eller spørgsmål direkte til dette fokusområde.  

Deadline 

Det foreløbige udbudsmateriale til den kommende forpligtende aftale 50.06 Tidsskrifter kan kommenteres frem til den 10. oktober 2014 kl. 16.00. 

Øvrige opmærksomhedspunkter

Potentielle leverandører skal være opmærksomme på, at de ved deltagelse i den tekniske dialog accepterer, at SKI kan anvende alle indkomne oplysninger i SKI’s udbudsdesign og udbudsmateriale.

SKI skal derudover gøre opmærksom på, at SKI ikke er forpligtet til at følge eventuelle kommentarer, forslag til ændringer mm. SKI forpligter sig alene til at vurdere hensigtsmæssigheden af de indkomne inputs. 

Svar, der afgives af SKI, er ikke juridisk bindende, men skal anses for vejledende svar.  

5. Oktober 2014 - Tejs Grevstad, LM INFORMATION DELIVERY DANMARK A/S
Idea
Kravspecifikation
Danske aviser

Af kravspecifikationen fremgår at udbuddet omhandler danske tidsskrifter og udenlandske aviser og tidsskrifter.

Vi undrer hvorfor danske aviser ikke er medtaget i udbuddet?

Flere folkebiblioteker vil kunne bekræfte at der er en del administration forbundet med håndteringen af danske aviser, og vi mener derfor at det på samme måde som tidskrifter og udenlanske aviser er relevant at medtage.

Det kan nævnes at i udbud fra vores nabolande i Norden indgår lokale aviser. Rent prismæssigt har man så blot valgt at dele produkttyperne op, således at der er forskelligt administrationsgebyr afhængig af om det f.eks. er dansk eller udenlandsk. 

5. Oktober 2014 - Tejs Grevstad, LM INFORMATION DELIVERY DANMARK A/S
Questions
Kravspecifikation
Uddybning af "levering direkte til bibliotekerne"

Vi ønsker at få uddybet hvad der menes med "levering direkte til bibliotekerne"?

Det normale er at levering sker direkte til biblioteket via den distributionsmetode som forlaget/avishuset har valgt. 

5. Oktober 2014 - Tejs Grevstad, LM INFORMATION DELIVERY DANMARK A/S
Questions
Kravspecifikation
Vedr. klargøring

Der kan på papiret være flere fordele ved at biblioteket outsourcer klargøring af tidsskrifter og udenlandske aviser. Tanken går på at man på samme måde som med bøgerne vil kunne spare en del arbejdsressourcer internt på biblioteket.

Problematikken set med vores øjne er som følger:

1. Forsinket levering.
Uanset hvad man bliver stillet i udsigt, så vil der med garanti være en forsinkelse på leveringen af de udenlandske aviser og tidsskrifter. De danske kan muligvis leveres på udgivelsesdagen, men så snart man lægger et ekstra led ind i distributionsmetoden, er der også et ekstra led hvor det kan gå galt. Der vil derfor være tilfælde hvor fejl forskellige steder i processen i sidste ende betyder at borgeren ikke har tilgang til tidskriftet på udgivelsesdagen.

2. Udviklingen peger mod mere elektronisk
Tendensen er at mere og mere viden bliver elektronisk, hvilket med tiden vil minimere behovet for trykte publikationer. En udvikling som også i folkebibliotekerne meget vel gå meget stærkt. Produkter som PressReader med tusindsvis af udenlandske aviser og Zinio med hundredevis af tidsskrifter er eksempler på løsninger som bibliotekerne allerede har taget til sig.

3. Dobbelt fragt
I dag indgår fragtomkostningen i abonnementsprisen fra forlaget til biblioteket. Hvis der bliver valgt klargøring, vil biblioteket reelt set skulle betale fragt to gange. Først til forlaget for levering til klargøringsstedet, og derefter til klargøringsstedet/agenten for fragt ud til biblioteket. 

4. Kun én byder hvis krav
I takt med at der på tidsskriftsområdet af ovenstående grunde i princippet ikke er flere biblioteker tilbage der ønsker klargøring, så er det reelt set kun virksomheder der arbejder med klargøring af andre ydelser, der har det nødvendige setup. Det vil betyde at der reelt set i Danmark kun vil være én virksomhed der er i stand til at byde på udbuddet hvis klargøring bliver et krav. 

       

6. Oktober 2014 - Steen Lund, BibMedia A/S
Questions
Kravspecifikation
Kommentarer til ide udbud

Til rette vedkommende

Vi fremsender hermed kommentarer til ide udbudsmaterialet, som er vedhæftet i dokumentet.

Med venlig hilsen

Steen Lund

Biblioteksmedier a/s

Mobilo. 51 27 25 49