50.25 Storkøkkenudstyr

Open/public

Indbydelse til teknisk dialog vedr. SKI 50.25 Storkøkkenudstyr

SKI inviterer alle potentielle leverandører og relevante markedsaktører til teknisk dialog på det kommende udbud af en fælleskommunal forpligtende aftale om storkøkkenudstyr. 

Den tekniske dialog gennemføres for at sikre, at den endelige aftale afspejler markedets vilkår og mekanismer og for at sikre, at aftalen bliver så anvendelig som muligt for både offentlige brugere og for leverandører på aftalen.

Den tekniske dialog vil foregå via platformen www.offentligprivatdialog.dk i perioden den 9. januar 2017 til den 27. januar 2017.

Generelt om udbuddet 50.25 Storkøkkenudstyr

Rammeaftalen er en forpligtende aftale, som vil blive udbudt på vegne af de SKI kunder, som forud for udbuddet tilslutter sig rammeaftalen. Aftalen vil rette sig mod SKI’s kommunale kunder, men øvrige kunder kan også tilslutte sig aftalen. Det vil fremgå af udbudsmaterialet, hvor mange kommuner og øvrige offentlige institutioner, der har forpligtet sig til at bruge sortimentet på aftalen. Omfanget af kundernes forpligtelse til at anvende rammeaftalen vil ligeledes fremgå af udbudsmaterialet. Det vil endvidere være muligt for ikke-kommunale kunder at tilslutte sig efterfølgende.

Der kan læses mere om de forpligtende aftaler, som SKI udbyder i tæt samarbejde med KL og en række kommuner her.

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud efter udbudsloven.  

Der har derfor været efterspørgsel efter en rammeaftale, der omfatter et bredt sortiment og gode kvalitet.

Rammeaftalen indeholder tre delaftaler. Hver delaftale indeholder et obligatorisk sortiment, som er opdelt i henholdsvis ”Produktkategori (1. niveau)”, ”Produktgruppe (2. niveau)” og ”Undergruppe (3. niveau)”. Hver Undergruppe (3. niveau) er opdelt i et antal varelinjer. Tilbudsgivere skal tilbyde alle varelinjer, der indgår i det obligatoriske sortiment. 

Tilbudsgivere skal som et supplement til det obligatoriske sortiment tilbyde et valgfrit sortiment, som sikrer, at kunderne kan tilbydes en bred vifte af produkter, hvilket er efterspurgt.

Den kommunale projektgruppe består af faglige repræsentanter fra: Vestegnens Indkøbsforum, Spar 5, Jysk Fællesindkøb, Indkøbsfællesskabet HHO, Sydjysk Kommuneindkøb, Fællesindkøb Fyn, Københavns Kommune, KomUdbud, Fælles Udbud Sjælland, Assens Kommune og Helsingør.

Forventet sortiment og delaftalestruktur

Det obligatorisk sortiment forventes at indeholde ca. 1.500 varelinjer inden for isenkram, maskiner og service. Leverandøren skal i det valgfrie sortiment tilbyde andre variationer af varer i en given undergruppe end dem, der er tilbudt i det obligatoriske sortiment.     

De tre delaftaler vil bestå af følgende:

Delaftale 1 Isenkram

Delaftale 2 Maskiner og Service Øst

Delaftale 3 Maskiner og Service Vest

Delaftale 1 vedrører levering af isenkram. Der er her tale om en landsdækkende delaftale. 

Delaftale 2 og 3 vedrører levering af maskiner, herunder deltagelse i projekter og projektrådgivning samt serviceaftaler. Delaftale 2 og 3 er geografisk opdelt.

Hver delaftale udgør en selvstændig rammeaftale, og der foretages en selvstændig evaluering og tildeling pr. delaftale.

Det forventes, at udbuddet offentliggøres i medio april 2017.

Dialog omkring udbuddet af storkøkkenudstyr

SKI og den eksterne projektgruppe inviterer i forbindelse med udbuddet af en fælleskommunal forpligtende aftale om storkøkkenudstyr alle potentielle leverandører eller markedsaktører til teknisk dialog. Formålet er at give potentielle tilbudsgivere lejlighed til at komme med input i forhold til udbuddet. 

Dialogen foregår via platformen www.offentligtprivatdialog.dk, hvor SKI indbyder alle relevante markedsaktører til at komme med deres synspunkter til SKI’s overvejelser omkring det kommende udbud. 

Der er udsendt vejledende forhåndsmeddelelse vedrørende udbuddet via TED den 5. januar 2017.

Formål

Formålet med den tekniske dialog er at give potentielle tilbudsgivere mulighed for at komme med input vedrørende bl.a. kravspecifikationer og sortiment – samt at få leverandørernes input med i det fortsatte arbejde med udbudsmaterialet. Potentielle tilbudsgivere opfordres til at levere konkrete skriftlige input og kommentarer til materialet. Kommentarerne kan fx vedrøre produktkrav, som ikke er mulige at opfylde, eller input til beskrivelser og krav, der kan medvirke til at sikre et højt kvalitetsniveau af rammeaftalens sortiment.

SKI har i samarbejde med den eksterne projektgruppe, udarbejdet en foreløbig kravspecifikation og sortimentsliste, som SKI ønsker, at potentielle tilbudsgivere tager stilling til.

Potentielle tilbudsgivere til en samlet leverance af storkøkkenudstyr opfordres til at levere skriftlige input og kommentarer til materialet ved at udfylde kommentarfelterne i dokumentet ”Udkast til sortimentsliste” som kan downloades via menuen til venstre, under punktet ”Dokumenter”.

Ydermere opfordres potentielle tilbudsgivere til at give input til udvalgte områder samt aftalens generelle kontraktvilkår, herunder leveringsbestemmelser mv. under punktet, ”Fokusområder”.

Få adgang til dialogen

Dialogen påbegyndes den 9. januar 2017 og frem til og med den 27. januar 2017 kl. 12.00.

Alle, der er interesserede i at komme med input og kommentarer til nedenstående overvejelser vedrørende en kommunal forpligtende aftale indenfor storkøkkenudstyr, kan deltage på ”ide-udbud”. Det er vigtigt at bemærke, at der IKKE vil være mulighed for en skriftlig dialog via hjemmesiden www.offentligprivatdialog.dk i forhold til sortimentsliste og kravspecifikation. Dialogen på disse områder foregår alene ved, at potentielle tilbudsgivere udfylder ”Udkast til Sortimentsliste”, og sender retur til SKI pr. mail. Potentielle tilbudsgiveres besvarelser vil ikke blive offentliggjort.

Deadline

Udfyldte kommentarark skal sendes til udbudskonsulent Christina June Jensen på mail: cjj@ski.dkog være SKI i hænde senest den 27. januar 2017 kl. 12.00.

Øvrige opmærksomhedspunkter

Potentielle leverandører skal være opmærksomme på, at de ved deltagelse i den tekniske dialog accepterer, at SKI kan anvende alle indkomne oplysninger i SKI’s udbudsdesign og udbudsmateriale.

SKI skal derudover gøre opmærksom på, at vi ikke er forpligtet til at følge eventuelle kommentarer, forslag til ændringer mm. SKI forpligter sig alene til at vurdere hensigtsmæssigheden af de indkomne input. 

Svar, der afgives af SKI i forbindelse med den tekniske dialog, er ikke juridisk bindende, men skal anses for vejledende svar. 

 
10. Januar 2017 - Christina June Jensen, Statens og Kommunernes Indkøbs Service
Questions
Udkast til sortimentsliste og kravspecifikation
Tekniske dialog

SKI har vedhæftet "udkast til sortimentsliste og kravspecifikation" samt dokument om "projektdeltagelse og rådgivningsydelser" og ønsker at få potentielle leverandørers input til disse dokumenter. 

Potentielle leverandører opfordres til at levere skriftlige input og kommentarer til materialet ved at udfylde kommentarfelterne i dokumentet ”Udkast til sortimentsliste og kravspecifikation”. Kommentar til dokumentet ”Projektdeltagelse og rådgivningsydelser” kan fremsendes som separat Word udgave. 

Begge dokumenter kan downloades via menuen til venstre under punktet ”Dokumenter”.

12. Januar 2017 - Christina June Jensen, Statens og Kommunernes Indkøbs Service
Questions
Udkast til sortimentsliste og kravspecifikation
Spørgsmål fra SKI - Montering af maskiner

 

Montering af maskiner skal være et tilvalg for kunderne og ikke medregnes i prisen, imens levering skal være en del af prisen.

Montering skal inkludere følgende:

  • Montering af maskine

  • Gammel maskine bortfjernes såfremt kunden ønsker det 

  • Maskinen tilsluttes på lovlig vis og skal være klar til drift

Pap og emballage skal tages med retur uden beregning ifølge Rammeaftalen.  

Hvordan fastsættes prisen og kan der bydes ind med en fast pris?

12. Januar 2017 - Christina June Jensen, Statens og Kommunernes Indkøbs Service
Questions
Udkast til sortimentsliste og kravspecifikation
Spørgsmål fra SKI - Serviceaftaler

Det skal være frivilligt for kunderne, om de vil købe serviceaftaler. Serviceaftalerne skal være gældende for et år af gangen. 

Er det muligt for en ny leverandør at reparere og/eller servicere (tilkøbe serviceaftale til) kundens nuværende maskiner (evt. købt fra en anden leverandør)? 

Er der områder under produktgarantien, der ikke længere vil være dækket af produktgarantien, såfremt kunden ikke tilkøber en serviceaftale?

12. Januar 2017 - Christina June Jensen, Statens og Kommunernes Indkøbs Service
Questions
Udkast til sortimentsliste og kravspecifikation
Spørgsmål fra SKI - Produktgaranti og Serviceaftaler

Hvilke forhold er dækket af produktgarantien?

Hvilke ydelser er dækket af serviceaftalen?

Er der grænseflader mellem produktgaranti og serviceaftale? Hvis Ja, hvilke? 

16. Januar 2017 - Christina June Jensen, Statens og Kommunernes Indkøbs Service
Questions
Kontraktmateriale
Spørgsmål fra SKI - Leverandørstatestik og konverteringslister

Nogle kunder har efterspurgt udarbejdelse af "konverteringslister".Formålet med disse lister er at identificere de nuværende varer på den gældende 10.02-aftale og se hvilke varer de svarer til hos den nye leverandør.

Er det muligt at udarbejde sådanne lister? Hvis ja, vil det have betydning for varernes priser?

Et evt. krav om udarbejdelsen af disse lister påtænkes indsat under afsnit  4.5 Leverandørstatestik i "uddrag af kontraktmateriale i udkast" som kan findes over under Dokumenter i menuen til venstre.