Rammeaftale 50.45 - Servere

Open/public
Start date: 17-06-2013 - 00:00
End date: 01-07-2013 - 23:59
// OBS: idé-udbuddet forlænges til den 1. juli kl. 24.00 //
 
SKI A/S har i forbindelse med et udbud af en forpligtende kommunal rammeaftale på servere valgt at gå i dialog med de potentielle tilbudsgivere med det formål at sikre en sammenhæng mellem Kundernes behov, som det vil fremstå i udbudsmaterialet, og Leverandørernes kunnen.

Dialogen vil basere sig på platformen offentlig-privat dialog, hvor SKI vil offentliggøre udkast til udbudsmateriale, herunder kravspecifikation, tilbudslister samt aftaledokumenter.

Dialogen vil efterfølgende blive evalueret og implementeret i udbudsmaterialet i det omfang SKI og den kommunale projektgruppe finder det nødvendigt.

Udbudsmaterialet, som lægger til grund for dialogen er i udkastform, idet tanken er at få afprøvet tankerne med potentielle Tilbudsgivere på et tidspunkt, hvor SKI stadig har mulighed for evt. at indarbejde feedback.

Om udbuddet

Udbuddet vedrører Rammeaftale ”50.45 Servere, der indeholder følgende produktkategorier
1. Avancerede servere
2. Medium servere
3. Basis servere

Rammeaftalen omfatter et obligatorisk sortiment. Det detaljerede sortiment fremgår af Rammeaftalens bilag A.1. (Generelle mindstekrav). At sortimentet er obligatorisk betyder, at Tilbudsgiver skal byde ind på hele sortimentet for at tilbuddet vil blive taget i betragtning.

Sortimentet består af 14 forskellige serverkonfigurationer (Server ID) fordelt på rack- og bladeservere. 
Der vil skulle tilbydes 4 servere på hver serverkonfiguration (Server ID) med forskellig teknisk beskaffenhed. Dvs. tilbudsgiver skal udfylde fire tilbudslister.

Endelig omfatter Rammeaftalens sortiment et udvalg af tilbehør og serviceaftaler.

Der påtænkes indgået rammeaftale med én leverandør på Rammeaftale 50.45.
Rammeaftalen er en forpligtende aftale, som udbydes på vegne af de af SKI´s kunder, som i tilslutningsperioden (forventes at løbe fra primo september til ultimo september) vælger at tilslutte sig rammeaftalen.

Omfanget af kundernes forpligtelse vil fremgå af udbudsmaterialet.

Deltag i teknisk dialog

Alle, der er interesserede i at komme med input og kommentarer til det foreløbige materiale vedr. en kommunal forpligtende aftale på servere kan deltage på idé-udbud ved at følge linket: 

http://www.offentligprivatdialog.dk/ski/ide-udbud/servere

SKI er interesseret i dialog, men er ikke forpligtet til at følge eventuelle forslag til ændringer mm.

BEMÆRK: Du skal oprette dig med login for at kunne deltage.

Opret dig som bruger her

Der kan kommenteres på materialet i perioden 17. juni - 1. juli 2013 ( til kl. 24.00).

Materialet, som teknisk dialog tager udgangspunkt i, vil omfatte:
- Aftalen mellem SKI og Leverandøren
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
- Udbudsbetingelser
20. Juni 2013 - Anonymous
Idea
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
Forskellige producenter

Vi forstår det sådan, at SKI og kunderne ønsker en model, hvor der bydes med produkter fra forskellige producenter i hver tilbudsliste. Såfremt dette er rigtigt forstået, anbefales det, at indsætte en klausul om, at serverne i de 4 tilbudslister ikke må være fra samme producent.

20. Juni 2013 - Anonymous
Idea
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
Vægtning af strøm

Strømberegningen indgår i den samlede tilbudspris. Vi har fuld forståelse for den grønne tankegang, men markedet for servere tager primært udgangspunkt i høj ydelse. Hvis en given producent tilbyder en server med højere ydelse end det krævede, vil kunde få et produkt med en højere ydelse, og dermed fuld valuta for pengene. Produktet vil dog blive "straffet" da det bruger mere strøm. De kunder vi har talt med, vægter ydelsen langt højere end strømbesparelsen.

 

Det anbefales at lade strømberegningen indgå med 30-50% i den samlede tilbudssum.

20. Juni 2013 - Anonymous
Idea
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
Originalt/uoriginalt tilbehør

For især servere er der fokus på høj oppetid og for kunderne vægter det højere end en marginalt lavere pris. Som udbudsmaterialet ser ud nu, er forhandleren afsvarlig for de komponenter, der sættes i serverne. I en stor sag som denne, vil det med stor sandsynlighed betyde, at Tilbudsgivere, som benytter uautoriseret tilbehør, vil have en prismæssig fordel.

 

Selvom ansvaret for nedbrud, som skyldes uoriginalt tilbehør, nemt kan tilskrives Tilbudsgiver, er det vores vurdering, at kunderne ønsker oppetid fremfor et sted at placere ansvaret.

 

Det anfales derfor, at indsætte et krav, at tilbehør skal være autoriseret af producenten af serveren.

26. Juni 2013 -
Questions
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
Krav til miljø (bilag A.2)

SKI overvejer at indsætte nedenstående krav i bilag A.2 (mindstekrav til miljø, energi og arbejdsmiljø). SKI vil gerne informeres, såfremt kravene vil stride imod almindelige standarder for det pågældende marked?

 

----------

Flammehæmmere i plastdele
Plastdele må ikke indeholde følgende halogenerede flammehæmmere:  TBBPA (Tetrabromobisphenol A) og HBCD (hexabrom cyklododecan) samt chlorparaffiner med kædelængde 10-17 C-atomer (den maksimale tilladte koncentration af forurenende stoffer er 0,1 vægtprocent i homogene materialer)

 

Plastblødgøringsmidler

Plastdele må ikke indeholde følgende blødgøringsmidler:

DEHP (Di(2-ethylhexyl)ftalat), DBP (Dibutyl ftalat), DiBP (Diisobutyl ftalat) og BBP (Butyl benzyl ftalat) (den maksimale tilladte koncentration af forurenende stoffer er 0,1 vægtprocent i homogene materialer).

-------------------

26. Juni 2013 - Anonymous
Idea
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
Prissætning af RAM og diske

Der er stor forskel i markedet på hvilke størrelser diske de forskellige producenter kan tilbyde. Endvidere kan disse størrelser ændre sig markant i aftaleperioden.

For at sikre aftalens holdbarhed over tid og ligestille tilbudsgivere på udbudstidspunktet anbefales det at priser på diske og ram-moduler angives pr. TB/GB i stedet for pris pr. styk med en fast defineret størrelse.

Der kan med fordel skeles til Moderniseringsstyrelsens model for diske.
Denne model er velfungerende.

26. Juni 2013 - Anonymous
Idea
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
Fast definerede størrelser på RAM indkøb

I Bilag 1. B tilbudsliste står skrevet ”Ekstra RAM i 8 GB RAM moduler (i alt 128 GB RAM)”. Denne form for specificering af størrelser og mængder er meget hæmmende for fremtidssikringen af aftalen. Da dette er en rammeaftale bør det sikres, at det enkelte indkøb giver menig uanset hvordan teknologien udvikler sig i de kommende år.

Det foreslås derfor, at man generelt undgår fast definerede størrelser og delmængder i udbudsmaterialet.

En løsning kunne være, at nøjes med at definere f.eks stor-, mellem- og lille ram-modul i bilag 1. B tilbudsliste og herefter definerer kravet til ram-modulerne i bilag A.1 Kravspecifikation. Kravet til stor ram-modul kunne f.eks. lyde ”største alment tilgængelige modulstørrelse på markedet. På Udbudstidspunktet anses 32GB modul for at være den største alment tilgængelige modulstørrelse på markedet.”

26. Juni 2013 - Anonymous
Idea
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
Tilvalg og tilkøb

I tilbudslisten skelnes imellem tilvalg og tilkøb. I praksis understøttes denne forretningsmodel udelukkende af én producent af servere. For øvrige tilbudsgivere udelukker modellen lagerføring af servere i en ’SKI-standardkonfiguration’ til hurtig levering, da leverandøren kan risikere at kunden ændre ’SKI-standardkonfigurationen’ ved at udskifte en række komponenter. I praksis vil lageret så skulle pakke ’SKI standardkonfigurationen’ ud igen og manualt udskifte komponenterne. Da dette ikke kan lade sig gøre er alle ordre i princippet ’specialbygget’ hvilket medfører en højere pris og en længere leveringstid.

 

Skellet imellem tilvalg og tilkøb giver endvidere også store udfordringer i forbindelse med e-handel og brug af e-handelsportaler. Tilvalg kræver en e-handels løsning, der indeholder en underliggende systemkonfigurator, som kan håndtere afhængigheder mellem produkter. Der eksisterer kun én leverandør, som råder over en sådan løsning. De fleste forhandleres e-handelsløsninger er baseret på Webmercs løsning som ikke har denne funktionalitet indbygget. Ydermere understøtter hverken SKI´s egen portal eller de i materialet nævnte portalløsninger denne model.

 

Vi anbefaler at der ikke skelnes imellem tilvalg og tilkøb

27. Juni 2013 -
Idea
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
OBS: idé-udbuddet forlænges til den 1. juli kl. 24.00

SKI har derfor besluttet at forlænge fristen for input til teknisk dialog til  den 1. juli 2013 kl. 24.00.
 

28. Juni 2013 - Anonymous
Questions
- Aftalen mellem SKI og Leverandøren
Vedr. mindstekrav til basis, medium og avancerede servere.

Vi er lidt i tvivl om hvordan vi skal tolke mindstekrav til CPU typer.


afsnit 5.11, 12.1.1 og 16.1.1 har følgende krav:

De tilbudte servere i kategorien Basis skal tilbydes med de i kommunerne mest anvendte CPU typer, herunder:

Intel (x86)
AMD (x86)

 

Skal dette tolkes som server producenten har et valg om at afgive tilbud på enten Intel og/eller AMD?

 

Eller skal producenten levere begge typer(AMD/Intel) af CPU'er?

 

Konklusion - hvis der fra en producents side, skal leveres begge typer CPU'er - vil dette mindstekrav udelukke en større producent for at byde ind på aftalen, hvilket ikke er hensigtsmæssigt.

 

PFT.

 

1. Juli 2013 - Anonymous
Idea
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
Towerserver

Særligt de små kommunale institutioner køber en større mængde towerservere. Indkøbet foregår ofte decentralt, hvorfor den reelle volumen af indkøbet ofte bliver overset. Vi anbefaler at SKI udvider med en kategori af towerservere til de små institutioner.

1. Juli 2013 - Anonymous
Idea
- Aftalen mellem SKI og Leverandøren
Prisregulering

Prisreguleringen er på 3 % i kvartalet.  Det vil være en stor administrativ omkostning at prisregulere hvert kvartal, da alle kataloger, prislister etc. skal redigeres. Vi anbefaler én prisregulering hvert år.
3% prisregulering hvert kvartal er generelt for høj ift. prisudviklingen på markedet. Der vil være risiko for forhøjede initiale priser hvis denne sats fastholdes. Desuden er der meget stor forskel på hvordan produkterne udvikler sig prismæssigt. Vi anbefaler at der laves tre produktgrupper/ydelsesgrupper, med forskellige satser for prisregulering.
Gruppe 1: Vi anbefaler en sats på 8% pr. år i lighed med Moderniseringsstyrelsens aftale. I denne gruppe anbefaler vi at følgende produkter indgår: Ram og diske
Gruppe 2: Vi anbefaler en sats på 2% pr. år. I denne gruppe anbefaler vi at følgende produkter indgår: Øvrige hardwareprodukter undtaget CPU’er
Gruppe 3: Vi anbefaler en sats på 0% pr. år. I denne gruppe anbefaler vi at følgende produkter indgår: Service og CPU’er. Det bemærkes at prisen for en specifik CPU udvikler sig prismæssigt i nedadgående retning over tid, men idet SKI har valgt en generisk definition af CPU’er, hvor leverandøren løbende skal tilbyde nyere og hurtigere CPU’er, vil der ikke være et prisfald på CPU’er. Prismodellen for CPU’er understøtter en løbende teknologiudvikling, frem for prisfald på de samme CPU’er over tid. 

1. Juli 2013 - Anonymous
Idea
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
Dækningskøb

Bestemmelserne om dækningskøb er meget langt fra standard i markedet. SKI kan risikere at en række virksomheder vil undlade at byde såfremt bestemmelsen fastholdes. Sammenholdes bestemmelsen om dækningskøb med bestemmelsen om ’kundens ophævelse for den konkrete leverance’, punkt. a, betyder det i praksis at kunden vil kunne foretage dækningskøb efter 10 dage for leverandørens regning.


Vi anbefaler at bestemmelsen om dækningskøb fjernes fra kontrakten og bemærker i den henseende at kunden under alle omstændigheder vil være berettiget til 10% i bod, hvilket i så fald dækker dennes ekstraomkostninger.

1. Juli 2013 - Anonymous
Idea
- Udbudsbetingelser
Tildelingskriterier

Det fremgår at tildeling af rammeaftalen vil ske efter laveste pris. Af Konkurrence- og forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne fremgår ”Er kriteriet laveste pris, er det alene den pris, de bydende forlanger, der må tages i betragtning. Ordren skal tildeles den bydende, der forlanger den laveste pris.” Vi anbefaler at SKI ovevejer om udbuddet rent juridisk tildeles efter laveste pris, når der anvendes en TCO-model hvor strøm indgår i vægtningen.

1. Juli 2013 - Anonymous
Idea
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
TCO

Vi anderkender SKI’s ønske om at kunne evaluere de indkomne tilbud på baggrund af en TCO-model. Vi mener dog ikke at markedet og de eksisterende målemetoder for strømforbrug på servere, er modent til at kunne gennemføre den af SKI skitserede TCO-model og sikre objektivitet i strømangivelserne. Det skyldes følgende forhold:


1) Version 2.0  af EnergyStar blev frigivet i marts 2013. Der findes lige nu ingen version 2.0 certificerede servere fra nogen producenter på markedet og der vil ikke kunne foretages (kontrollerede) målinger før tidligst ultimo 2013.


2) En løsning kunne være at anvende den gældende version - 1.1. Problemet her er dog at denne tillader de enkelte producenter frit at vælge hvilket testprogram de anvender i deres energiforbrugsmåling.  Derfor vil sammenligninger af strømforbrug af servere under 1.1 - være problematisk.  Endvidere er ikke alle serverprodukter på aftalen omfattet af v. 1.1.


3) EnergyStar målinger foretages på en ganske bestemt server konfiguration, som ikke nødvendigvis matcher de af SKI ønskede konfigurationer. Det betyder i praksis at alle producenter vil skulle foretage målinger på de specifikke SKI-konfigurationer forud for udbuddet. Det er ikke sandsynligt at globale producenter vil foretage denne måling specifikt til SKI. Også derfor er EnergyStar målingsmetodikken uegnet.


Vi opfordrer derfor SKI til at fjerne dette evalueringskriterie. 

1. Juli 2013 - Anonymous
Idea
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
Leveringsgebyr og opbæring

SKI Skriver ”Varerne leveres frit til den af Kunden angivne adresse, og evt. til det af Kunden specifikt anviste sted”
Vi anbefaler at der indsættes et mindre leveringsgebyr for ordre under 2.000 kr. f.eks. 60 kr. pr. leverance. Endvidere anbefaler vi at passussen ”og evt. til det af Kunden specifikt anviste sted” slettes, da dette vil betyde at leverandøren skal distribuere varerne rundt på kundens lokation, hvilket medfører en væsentlig meromkostning til flyttepersonale, kranleje mv.. Opbæring bør være for kundens egen regning.

1. Juli 2013 - Anonymous
Idea
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
Blade Chassis’er

I kravspecifikationen er specificeret 3 forskellige Blade Chassis’er – også betegnet ”Server ID”. Specifikationen for Server ID 2 og Server ID 4 synes at være ens, og det 3. chassis - Server ID 6 - adskiller sig kun fra de 2 øvrige ved ikke at rumme mulighed for FC-moduler. SKI bedes overveje om denne chassis-mangfoldighed bør bibeholdes. Det anbefales at der kun kravspecificeres et chassis med tilhørende tilkøb.

1. Juli 2013 - Anonymous
Idea
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
Blade Chassis’er

I alle Blade Chassis’er er der krav om at der skal medleveres 2 stk * 1 Gbit Pass Through moduler. Dette efterspørges ikke af vores kunder. SKI opfordres til at fjerne dette krav, og lade kunden anskaffe dette som et tilkøb.

1. Juli 2013 - Anonymous
Idea
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
Fibre Channel Pass–Through moduler

Specifikationen for Fibre Channel  Pass–Through moduler hvad angår båndbredde udvikler sig løbende. For at sikre aftalens holdbarhed over tid anbefales at SKI undlader at specificere båndbredde for disse moduler (4Gbit/8Gbit).

1. Juli 2013 - Anonymous
Idea
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
kundens forpligtigelse på rammeaftalen

Kundens grad af forpligtigelse på rammeaftalen vil være essentiel for markedets prissætning ifm. udbuddet. Vi tvivler på at den grad af forpligtigelse SKI har skitseret, vil kunne generere bedre priser, idet undtagelserne er for generelle og for bredt definerede. Vi anbefaler at SKI generelt overvejer hvordan forpligtigelsen gøres reel.


Konkret bemærker vi følgende: I punkt 3.1 fremgår det ikke klart og entydigt, at kunden som udgangspunkt altid er forpligtet til at købe på aftalen. Såfremt dette er tilfældet (hvad vi antager), opfordres SKI til at specificere præcis hvilke situationer der berettiger kunden til at købe udenfor aftalen. Hvordan defineres f.eks. et indkøbsbehov der ikke kan løftes af aftalen? Hvornår er produkter ikke kompatible med kundens eksisterende udstyr? Hvornår oplever kunden uforholdsmæssige store tekniske vanskeligheder?
Ud over ovenstående præciseringer anbefaler vi at kunden, forud for en anskaffelse ved brug af undtagelsesbestemmelserne, forpligtes til at indberette sin intention til leverandøren og redegøre for årsagen hertil.

1. Juli 2013 - Anonymous
Idea
- Rammeaftalen mellem Kunden og Leverandøren
Bladechassiser

Producenterne leverer Bladechassiser med et varierende antal serverpladser. Det anbefales, i lighed med Moderniseringsstyrelsens aftale, at lade prisen per serverplads i et chassis indgå i prisevalueringen, idet produkter som tilbyder et højt antal serverpladser per chassis – hvilket anses for attraktivt i markedet -  ellers vil blive prismæssigt straffet.

1. Juli 2013 - Anonymous
Questions
- Udbudsbetingelser
Teknisk og faglig formåen

Vi mener, SKI bør stille krav om teknisk og faglig formåen af flere grunde:

1.    Det er i kommunernes interesse at få leveret servere af en partner, der har den nødvendige tekniske baggrund, kompetence og formåen for at kunne rådgive om valg af optimal konfiguration(er).

2.    Da kommunerne netop får mulighed for at vælge konsulent- og serviceydelser på aftalen, er det vigtigt for SKI at sikre sig, at mulige leverandører har de nødvendige certificeringer, det nødvendige antal konsulenter og den nødvendige service organisation til at kunne levere disse ydelser.

1. Juli 2013 - Anonymous
Questions
- Udbudsbetingelser
Prisændringer og USD kurser

I oplægget beskriver SKI, at prisændringer kan ske qua ændringer i $-kurs.

Bør SKI ikke ændre ordlyden således at der i stedet står "ændringer i den valutakurs, pågældende producents danske priser beregnes på baggrund af – til partnerne"?
Man kan jo forestille sig, at en producent der ikke er USA-baseret, og at det derfor er en anden valuta end $, der er relevant i relation til prisændringer

1. Juli 2013 - Anonymous
Idea
- Udbudsbetingelser
Full height PCI slots

Stort set alle moderne PCI indstikskort leveres i low-profile formfaktor. Det forslås derfor at kravet om full-height PCI slots udgår.

1. Juli 2013 - Anonymous
Idea
- Udbudsbetingelser
RAID controllere tilvalg

Vedrørende mindstekrav til tilbehør, punkt 18.6.

Kravspecifikationen bør opdateres til at afspejle specifikationer på aktuelle SAS/SATA RAID controllere. F.eks. bushastighed og antal fysiske drev med/uden expander.