50.55 Kontorartikler

Open/public
Start date: 02-11-2016 - 00:00
End date: 16-11-2016 - 23:59

Indbydelse til teknisk dialog vedr. SKI 50.55 Kontorartikler

SKI inviterer alle potentielle leverandører og relevante markedsaktører til teknisk dialog på det kommende udbud af en fælleskommunal forpligtende aftale om kontorartikler. 

Den tekniske dialog gennemføres for at sikre, at den endelige aftale afspejler markedets vilkår og mekanismer og for at sikre, at aftalen bliver så anvendelig som muligt for både offentlige brugere og for leverandører på aftalen.

Den tekniske dialog vil foregå via platforme   i perioden den 2.- 16. november 2016.www.comdia.com

Generelt om udbuddet 50.55 Kontorartikler

Udbuddet af er et genudbud af den eksisterende aftale på området, 50.55 Kontorartikler, papir i ark og skoleartikler.

Rammeaftalen er en forpligtende aftale, som vil blive udbudt på vegne af de SKI kunder, som forud for udbuddet tilslutter sig rammeaftalen. Aftalen vil rette sig mod SKI’s kommunale kunder, men øvrige kunder kan også tilslutte sig aftalen. Det vil fremgå af udbudsmaterialet, hvilke kommuner og øvrige offentlige institutioner, der har forpligtet sig til at bruge sortimentet på aftalen. Omfanget af kundernes forpligtelse til at anvende rammeaftalen vil ligeledes fremgå af udbudsmaterialet.

Der kan læses mere om de forpligtende aftaler, som SKI udbyder i tæt samarbejde med KL og en række kommuner her. 

Forventet sortiment

Det forventes, at sortimentet på den kommende kommunalt forpligtende aftale kommer til at indeholde ca. 2.200 unikke varelinjer inden for hovedproduktgrupperne: 

  • Kontorartikler
  • Papir i ark
  • Skoleartikler 

Det forventes, at udbuddet offentliggøres i 1. kvartal 2017.

Dialog omkring udbuddet af kontorartikler

SKI og den eksterne projektgruppe inviterer i forbindelse med udbuddet af en fælleskommunal forpligtende aftale om kontorartikler alle potentielle leverandører eller markedsaktører til teknisk dialog. Formålet er at give potentielle tilbudsgivere mulighed til at komme med input i forhold til udbuddet. 

Dialogen foregår på platformen www.comdia.com, hvor SKI indbyder alle relevante markedsaktører til at komme med deres synspunkter til SKI’s overvejelser omkring det kommende udbud. 

Der er udsendt vejledende forhåndsmeddelelse vedrørende udbuddet via TED d. 25. oktober 2016.

Formål

Formålet med den tekniske dialog er at give potentielle tilbudsgivere mulighed for at komme med input vedrørende bl.a. kravspecifikationer og sortimentet – samt at få leverandørernes input med i det fortsatte arbejde med udbudsmaterialet. Potentielle tilbudsgivere opfordres til at levere konkrete skriftlige input og kommentarer til materialet. Kommentarerne kan fx vedrøre produktkrav, som ikke er mulige at opfylde, eller input til beskrivelser og krav, der kan medvirke til at sikre et højt kvalitetsniveau af rammeaftalens sortiment.

SKI har i samarbejde med den eksterne projektgruppe, udarbejdet en foreløbig kravspecifikation og sortimentsliste, som SKI ønsker, at potentielle tilbudsgivere tager stilling til.

Potentielle tilbudsgivere til en samlet leverance af kontorartikler opfordres til at levere skriftlige input og kommentarer til materialet ved at udfylde kommentarfelterne i dokumenterne ”Udkast til Sortimentsliste”, som kan downloades via menuen til venstre, under punktet ”Dokumenter”.

Ydermere opfordres potentielle tilbudsgivere til at give input til udvalgte områder samt aftalens generelle kontraktvilkår, herunder leveringsbestemmelser mv. under punktet, ”Fokusområder”.

 

Få adgang til dialogen

Dialogen påbegyndes den 2. november 2016 og løber frem til og med den 16. november 2016 kl. 16.00.

Alle, der er interesserede i at komme med input og kommentarer til nedenstående overvejelser vedrørende en kommunal forpligtende aftale på forbrugsartikler, kan deltage på ”ide-udbud”. Det er vigtigt at bemærke, at der IKKE vil være mulighed for en skriftlig dialog via hjemmesiden www.comdia.com i forhold til sortimentsliste og kravspecifikation. Dialogen på disse områder foregår alene ved, at potentielle tilbudsgivere udfylder ”Udkast til Sortimentsliste” og sender denne retur til SKI pr. mail. Potentielle tilbudsgiveres besvarelser vil ikke blive offentliggjort.

Deadline

Udfyldte kommentarark skal sendes til udbudskonsulent Kenneth Qvistgaard på mail: kq@ski.dk og være SKI i hænde senest den 16. november 2016 kl. 16.00.

Øvrige opmærksomhedspunkter

Potentielle leverandører skal være opmærksomme på, at de ved deltagelse i den tekniske dialog accepterer, at SKI kan anvende alle indkomne oplysninger i SKI’s udbudsdesign og udbudsmateriale.

SKI skal derudover gøre opmærksom på, at vi ikke er forpligtet til at følge eventuelle kommentarer, forslag til ændringer mm. SKI forpligter sig alene til at vurdere hensigtsmæssigheden af de indkomne input. 

Svar, der afgives af SKI i forbindelse med den tekniske dialog, er ikke juridisk bindende, men skal anses for vejledende svar. 

          
2. November 2016 -
Questions
Regulering af priser i aftaleperioden
Prisregulering

På baggrund af erfaringer fra den eksisterende aftale på området, 50.55 Kontorartikler, papir i ark og skoleartikler, er der som udgangspunkt lagt op til, at hele aftalens sortiment prisreguleres én gang årligt på baggrund af nettoprisindekset (NPI). 

Hvilke andre prisindeks kunne være relevante at anvende til prisregulering af aftalens sortiment inden for de tre hovedproduktgrupper, kontorartikler, papir og skoleartikler? 

2. November 2016 -
Questions
Opdatering af sortiment i aftaleperioden
Sortimentsopdatering

På baggrund af erfaringer fra den eksisterende aftale på området, 50.55 Kontorartikler, papir i ark og skoleartikler, er der som udgangspunkt lagt op til, at aftalens sortiment kan opdateres 2 gange årligt, hhv. 1. juni og 1. december.

Hvordan vurderes dette timingsmæssigt at være i overensstemmelse med kutyme på markedet?