Rammeaftale 50.90 Fødevarer

Open/public
Start date: 14-10-2015 - 00:00
End date: 02-11-2015 - 23:59

SKI inviterer alle potentielle leverandører og relevante markedsaktører til teknisk dialog på det kommende udbud af en fælleskommunal forpligtende aftale om fødevarer. 

Den tekniske dialog gennemføres for at sikre, at den endelige aftale afspejler markedets vilkår og mekanismer og for at sikre, at aftalen bliver så anvendelig som muligt for både offentlige brugere og for leverandører på aftalen.

SKI henleder opmærksomheden på, at der sideløbende med udbuddet af en fælleskommunal forpligtende aftale på fødevarer (50.90 Fødevarer), også vil blive udbudt en ny frivillig rammeaftale på fødevarer (09.01 Fødevarer) i SKI regi. De to udbud forventes i store træk at benytte de samme kravspecifikationer og tilbudslister, dog forventes den forpligtende aftale ikke at indeholde sortiment på: frisk fisk, drikkevarer og engangsemballage.

Den tekniske dialog vedr. 50.90 Fødevarer vil foregå via platformen www.offentligprivatdialog.dk (”ide-udbud”) og vil have fokus på: 

  • Udbudsmæssige forhold (punktet ”Generelt om udbuddet”) 
  • Kontraktslige forhold

Konkret vil beskrivelserne på de enkelte sider dels indeholde spørgsmål, hvortil markedets aktører kan give deres input, og dels vil der være mulighed for at kommentere på de forhold den enkelte aktør må finde relevant indenfor de enkelte emner.

Kravspecifikation og tilbudsliste er allerede sendt – og blevet kommenteret af tilbudsgiverne - i teknisk dialog via den frivillige aftale og vil ikke indgå i nærværende tekniske dialog. 

Generelt om udbuddet 50.90 Fødevarer 

SKI forbereder i samarbejde med den eksterne projektgruppe en fælleskommunal forpligtende rammeaftale på fødevarer – 50.90 Fødevarer. Den eksterne projektgruppe består af både fagpersoner fra køkkener og udbudskyndige repræsentanter fra en række kommuner. Den eksterne projektgruppe er med til at træffe beslutninger omkring udbudsdesign mv., og deltager i udarbejdelsen af udbudsmaterialet.

Rammeaftalen er en forpligtende aftale, som vil blive udbudt på vegne af de SKI kunder, som forud for udbuddet tilslutter sig rammeaftalen. Aftalen vil rette sig mod SKI’s kommunale kunder, men øvrige kunder kan også tilslutte sig aftalen. Det vil fremgå af udbudsmaterialet, hvor mange kommuner og øvrige offentlige institutioner, der har forpligtet sig til at købe ind på aftalen. Omfanget af kundernes forpligtelse til at anvende rammeaftalen vil ligeledes fremgå af udbudsmaterialet.

Læs mere om de forpligtende aftaler, som SKI udbyder i tæt samarbejde med KL og en række kommuner. 

Overordnet forventes udbuddet 50.90 Fødevarer indeholde er ”fuldt” sortiment på: 

  • Konventionelle varer
  • Økologisk varer
  • Hel- og halvfabrikat

De områder, der bl.a. optager projektgruppen, er:

  • Kvalitet: Der ønskes kvalitetsvare på aftalen, det forventes derfor at tildelingskriteriet ”Kvalitet” vil vægte højt i udbuddet.
  • Økologi: Sortimentet omfatter et ”fuldt” økologisk sortiment
  • Lokale strategier på fødevareområdet: Der vil i opbygningen af udbuddet blive taget højde for, at kommunerne har forskellige strategier på fødevareområdet, f.eks. omkring ”lokale/små/mellemstore virksomheder”. Konkret vil dette blive gjort ved, at de kommuner som vælger at tilslutte sig aftalen (før  udbud) vil oplyse, om der evt. er fødevaregrupper i sortimentet, som kommunen ikke ønsker at indkøbe på nærværende udbud, men i stedet vil indkøbe på andre måder.
  • Kontraktstyringsværktøjer: Der er f.eks. fokus på rapporteringskrav fra leverandøren (både på leveringssiden og på varedeklarationssiden), prisregulering, arbejdsmiljøkrav mv.

Det forventes, at udbuddet offentliggøres primo 2016.  

Dialog omkring udbuddet af fødevarer

SKI og den eksterne projektgruppe inviterer i forbindelse med udbuddet af en fælleskommunal forpligtende aftale på fødevarer alle potentielle leverandører eller markedsaktører til teknisk dialog. Dialogen foregår på platformen offentligprivatdialog.dk, hvor SKI indbyder alle relevante markedsaktører til at give deres synspunkter til SKI’s overvejelser omkring det kommende udbud til kende.  

Formål

Formålet med den tekniske dialog er at få afprøvet tankerne med udbuddet med potentielle tilbudsgivere og give mulighed for at komme med input på et tidspunkt, hvor SKI stadig har mulighed for at indarbejde feedback i udbuddet. SKI har i samarbejde med den eksterne projektgruppe udarbejdet en række spørgsmål og ønsker markedets kommentarer til dette. Spørgsmålene vil være tilgængelige, når du har fået adgang til dialogen. Se mere nedenfor.  

Få adgang til dialogen

Dialogen påbegyndes den 14. oktober 2015 og forventes afsluttet den 2. november 2015.

Alle, der er interesserede i at komme med input og kommentarer til nedenstående overvejelser vedrørende en kommunalt forpligtende aftale på fødevarer, kan deltage på ”ide-udbud”.

BEMÆRK: Du skal oprette dig som bruger med login for at kunne deltage.

Opret dig som bruger her:

FREMGANGSMÅDE:

1. Login og gå til det Idé-udbud, du ønsker at kommentere på.

2. Klik på et fokusområde i venstre side og læs teksten eller svar på oprettede spørgsmål.

3. Herefter kan du oprette ideer eller spørgsmål direkte til dette fokusområde. 

Deadline

Du kan kommenterer på det foreløbige udbudsmateriale til den kommende forpligtende aftale 50.90 Fødevarer frem til den 2. november2015.

Øvrige opmærksomhedspunkter

Potentielle leverandører skal være opmærksomme på, at de ved deltagelse i den tekniske dialog accepterer, at SKI kan anvende alle indkomne oplysninger i SKI’s udbudsdesign og udbudsmateriale.

SKI skal derudover gøre opmærksom på, at SKI ikke er forpligtet til at følge eventuelle kommentarer, forslag til ændringer mm. SKI forpligter sig alene til at vurdere hensigtsmæssigheden af de indkomne inputs. 

Svar, der afgives af SKI, er ikke juridisk bindende, men skal anses for vejledende svar.

14. Oktober 2015 -
Questions
1. Spørgsmål vedr. generelle forhold i aftalen
Spørgsmål 1

I forbindelse med definitionen af ”storkøkken” er en ordres minimumsstørrelse pt. sat til 1500 DKK, der er dog ønske om at nedsætte minimumsgrænsen yderligt (levering er gebyrfrit). Hvilken ”smertegrænse” er der for en minimumsordre?

14. Oktober 2015 -
Questions
1. Spørgsmål vedr. generelle forhold i aftalen
Spørgsmål 2

I forbindelse med definitionen af ”storkøkken” har flere kommuner ønske om, at en ordre (som opfylder minimumsordre størrelsen jf. ovenfor) kan leveres flere steder (”drop steder”). Hvilke konsekvenser vil dette have for de tilbudte priser?

14. Oktober 2015 -
Questions
1. Spørgsmål vedr. generelle forhold i aftalen
Spørgsmål 3

Aftalen forventes at blive eneleverandøraftale, bl.a. som konsekvens af SKI’s tidligere erfaringer med en opdeling af aftalen i øst/vest ikke er positive. Hvordan betragter markedets aktører en eneleverandør aftale? Hvilke fordele/ulemper vil leverandører og kunder opleve ved en evt. opdeling i øst/vest?

14. Oktober 2015 -
Questions
1. Spørgsmål vedr. generelle forhold i aftalen
Spørgsmål 4

I forbindelse med udbuddet er der fokus på at opnå attraktive priser. Hvilke parametre i udbuddet vil kunne bringe priserne tættest muligt på priserne i detailhandlen?

14. Oktober 2015 -
Questions
1. Spørgsmål vedr. generelle forhold i aftalen
Spørgsmål 5

Kvalitet vil indgå som tildelingskriterie for aftalen. Har markedets aktører ideer til, hvordan kvalitet kan måles/evalueres? Hvilke erfaringer er der f.eks. med brug af sensorik i tilbudsevalueringen?

14. Oktober 2015 -
Questions
1. Spørgsmål vedr. generelle forhold i aftalen
Spørgsmål 6

Det sker desværre ofte, at tilbud bliver konstateret ukonditionsmæssige. Hvordan kan ordregiver hjælpe markedets aktører med at aflevere konditionsmæssige tilbud?

14. Oktober 2015 -
Questions
1. Spørgsmål vedr. generelle forhold i aftalen
Spørgsmål 7

I forbindelse med udbuddet vil de tilsluttede kommuner levere en række oplysninger om de køkkener, som skal anvende aftalen (f.eks. køkkentype, økologiprocent, antal leveringer pr. uge). Hvilke oplysninger pr. køkken betragter markedet som centrale for at kunne afgive en god pris?

14. Oktober 2015 -
Questions
2. Prisregulering
Prisregulering - 1

Prisregulering på fødevareområdet er en kendt udfordring, som der bl.a. i IKA-regi arbejdes på at finde en løsning på. Såfremt der i IKA-regi i aftalens løbetid findes en model til prisregulering, og der er enighed om denne i markedet, vil denne blive indfaset på aftalen. Frem til en evt. løsning forventes det, at (netto)priserne i nærværende aftale vil blive reguleret efter Danmarks Statistiks Pris 11 eller evt. 7 (hvor relevant).

Har markedets aktører nogle bemærkninger til dette?

14. Oktober 2015 -
Questions
2. Prisregulering
Prisregulering - 2

Der forventes, at der kan prisreguleres efter følgende frekvens:

  • Frugt, grønt, kød- og mejeriprodukter reguleres en gang pr. måned.
  • Øvrige varegrupper reguleres en gang i kvartalet.

Har markedets aktører nogle bemærkninger til dette?

14. Oktober 2015 -
Questions
2. Prisregulering
Prisregulering - 3

Aftalens løbetid på 4 år betyder, at der kan være varer, som vil opleve markante prisfald (f.eks. priserne på økologi).

Har markedet erfaringer med, hvordan sådanne markante prisfald kan håndteres kontraktuelt?

14. Oktober 2015 -
Questions
2. Prisregulering
Prisregulering - 4

Varekøbet kan ændres en del over en 4 årig periode. Hvordan ser markedet muligheden for løbende at justere priserne på de mest købte varer, så disse altid tilbydes til den bedst mulige pris

14. Oktober 2015 -
Questions
2. Prisregulering
Prisregulering - 5

Der har været overvejelser omkring brug af ”kost-plus” model, hvor leverandøren skal tilbyde en fast rabat på alle leverandørens varer i en kategori (f.eks. Kød eller Mejeri):

  • Hvilke erfaringer har markedets aktører med denne pris-form?
  • Hvilke erfaringer er der med kost-plus i relation til, at mange kommuner anvender e-katalog?
  • Hvilke metoder har markedets aktører i forhold til at kunne dokumentere indkøbsprisen på området?

14. Oktober 2015 -
Questions
3. Substitution af varer
Substitution af varer -1

Har markedets aktører nogle bemærkninger til ovenstående model for subsitution?

14. Oktober 2015 -
Questions
4. Addition af varer
Addition af varer - 1

Har markedet input til, hvordan forbedringen af ”den nye vare” kan beskrives? I teksten ovenfor beskrives denne som ”en smags-, holdbarheds-, sundheds- og udseendesmæssig forbedring”.

14. Oktober 2015 -
Questions
4. Addition af varer
Addition af varer - 2

Det overvejes pt. hvorvidt leverandøren kan eller skal tilføje nye varer (ovenfor er en ”kan” forpligtelsen), dvs. det overvejes at gøre addition til et krav i kontrakten (følgende ovenstående beskrivelse).  Har markedets aktører nogle bemærkninger til dette?

14. Oktober 2015 -
Questions
4. Addition af varer
Addition af varer - 3

Har markedet bemærkninger til, at ”den nye vare” skal tilbydes til Leverandørens officielle listepris, som den er udtrykt i leverandørens webshop, katalog etc. ”?

14. Oktober 2015 -
Questions
5. Bestilling
Bestilling - 1

Der er overvejelser om, at en standardisering af bestillingsmetoden vil kunne give et besparelsespotentiale, f.eks. at bestilling ikke kan ske via e-mail. Hvad tænker markedets aktører om dette?

14. Oktober 2015 -
Questions
6. Levering
Leveringtider

Vedr  Leveringstider

Har markedets aktører bemærkninger til hvilke konsekvens vil ovenstående leveringsmuligheder (1-5) vil have for de tilbudte priserne. Bør der evt. være et leveringsgebyr (i givet fald i hvilken størrelsesorden)?    

Specifikt vedr. pkt. 1 (daglig levering): Har markedet input til hvornår skal en ordre, til levering dagen efter, senest være leverandøren i hænde?    

Specifikt vedr. pkt. 2 (akutleveringer):  Har markedets input til om der ved akut levering skal være en mindste ordrestørrelse? I så fald hvor stor skal den være? Skal der være leveringsgebyr ved akutlevering?

Har markedets aktører øvrige input til, hvorledes leveringen til den enkelte kunde kan optimeres?

14. Oktober 2015 -
Questions
6. Levering
Levering - følgeseddel

Vedr. Følgeseddel 

Har markedet aktører bemærkninger til følgesedlens oplysninger?

14. Oktober 2015 -
Questions
6. Levering
Levering - ved levering

Vedr. Ved levering 

Har markedets aktører bemærkninger til ovenstående specifikation?

14. Oktober 2015 -
Questions
7. Dokumentation af fødevarer
Specifikation

Har markedets aktører bemærkninger til ovenstående specifikation (Vejledning om mærkning af fødevarer juli 2014)?

14. Oktober 2015 -
Questions
7. Dokumentation af fødevarer
Levering af data

Der vil blive stillet krav om, at leverandøren  løbende skal kunne levere ovenstående data ”direkte ind i kommunens systemer” (dvs. filer udveksles automatisk), således at planlægning af måltider altid kan ske på baggrund af leverandørens data. Hvilke overvejelser gør markedets aktører til et sådan krav?

14. Oktober 2015 -
Questions
8. Samarbejdet med leverandøren
Samarbejde - 1

Mange køkkener giver udtryk for, at den største udfordring i forhold til at køkkenernes produktion af mad er, at leverancerne af fødevarer ikke ankommer rettidigt, fejlleverancer (at det ikke er de konkrete varer som leveres) og fejlhåndtering ved levering (dvs. varerne ikke er håndteret korrekt ved levering og dermed ikke kan anvendes). Har markedets aktører nogle løsningsforslag til, hvordan disse udfordringer kan minimeres håndteres kontraktuelt og evt. bodsbestemmelser eller andre sanktioner?

14. Oktober 2015 -
Questions
8. Samarbejdet med leverandøren
Samarbejde - 2

Når leverandøren ikke kan levere de bestilte varer og i stedet leverer erstatningsvarer, ønsker kunden en procedure ved restordre, f.eks. at det enkelte køkken har udarbejdet en liste over, hvilke erstatningsvarer som vil blive accepteret. Endvidere er der overvejelser om, at leverandøren ved fejlleveringer/erstatningsvarer (som ikke kan anvendes i køkkenet) skal afhente den forkerte vare uden vederlag samt, at der er mulighed for at foretage erstatningskøb på leverandørens regning.Har markedets aktører bemærkninger til dette?

14. Oktober 2015 -
Questions
8. Samarbejdet med leverandøren
Samarbejde - 3

Leverandøren skal løbende hjælpe med at optimere køkkenets indkøb. Dvs. Hjælpe med at finde billigere eller bedre alternativer til produkter på toplisterne og komme med input til alternative varer/udskæringer, sparing om sammensætning af produkter/menuer mv.

Har markedets aktører bemærkninger til dette?

14. Oktober 2015 -
Questions
8. Samarbejdet med leverandøren
Samarbejde - 4

Det sker, at fødevarer tilbagekaldes af sundhedsmæssige årsager. Der er ønske om, at der er en fast retningslinje som anvendes, når en sådan situation opstår.

Har markedets aktører eksempler/erfaringer med en sådan retningslinje? Er der evt. en standard som kan følges?

14. Oktober 2015 -
Questions
8. Samarbejdet med leverandøren
Samarbejde - 5

Det er et stort ønske for kommunerne, at det skal være let at følge op på leverandørens leverancer på tværs af kommunens køkkener. Det forventes derfor, at der i udbuddet vil blive stillet krav til ”leverandørens egen rapportering”. Dette vil være et krav til, at leverandøren ugentligt (frekvensen er ikke endeligt fastlagt) fremsender en statistik over ugens leverancer/fejlleverancer/økologi procent mv. til kommunens køkkener. Statistikken skal være pr. køkken, og sendes en samlet fil til indkøbskontoret i kommunen. Inspirationen til rapporteringen kommer fra det private marked, hvor der er kunder som modtager en sådan rapportering.

Har markedets aktører erfaringer med eller bemærkninger til en sådan ”egen rapportering” til kunden?

14. Oktober 2015 -
Questions
8. Samarbejdet med leverandøren
Samarbejde - 6

Der er ønske om, at der afholdes et opstartsmøde mellem leverandør og køkken (hvert køkken) og derefter, at leverandøren afholder et årligt statusmøde med det enkelte køkken.

Har markedets aktører erfaringer med eller bemærkninger til sådanne møder

14. Oktober 2015 -
Questions
8. Samarbejdet med leverandøren
Samarbejde - 7

Der er ønske om, at køkkenet har en fast kontaktperson hos leverandør, og at køkkenet får besked ved dennes ferie herunder, hvem der i ferieperioden er kontaktperson.

Har markedets aktører bemærkninger til dette?

14. Oktober 2015 -
Questions
8. Samarbejdet med leverandøren
Samarbejde - 8

Der er ønske om, at leverandøren jævnligt giver status på sæsonvarer (hvornår er de klar til levering).

Har markedets aktører forslag til, hvordan dette kan gennemføres i praksis?

14. Oktober 2015 -
Questions
8. Samarbejdet med leverandøren
Samarbejde - 9

Leverandøren skal stille en kundesupport til rådighed for kunden, hvor denne hurtigt og effektivt kan hjælpe kunden med de spørgsmål og udfordringer, som denne måtte have.

Kunden skal kunne kontakte kundesupporten via telefon, e-mail eller leverandørens hjemmeside/webportal. Kundesupporten skal være åben for henvendelser på alle arbejdsdage fra kl. 06.00-15.00.

Det ønskes at følge markedets standard på området. Hvad er den typiske åbningstid hos leverandørernes kundesupport i dag

14. Oktober 2015 -
Questions
8. Samarbejdet med leverandøren
Samarbejde - 10

Der må ikke forekomme unødig lang ventetid ved telefoniske henvendelser, og ventetiden må under ingen omstændigheder overstige 15 minutter.Det ønskes at følge markedets standard på området.

Er en svartid på 15 minutter – baseret på leverandørens erfaringer – en rimelig svartid?