50.20 Forbrugsartikler

Open/public

Indbydelse til teknisk dialog vedr. SKI 50.20 Forbrugsartikler

SKI inviterer alle potentielle leverandører og relevante markedsaktører til teknisk dialog på det kommende udbud af en fælleskommunal forpligtende aftale om forbrugsartikler. 

Den tekniske dialog gennemføres for at sikre, at den endelige aftale afspejler markedets vilkår og mekanismer og for at sikre, at aftalen bliver så anvendelig som muligt for både offentlige brugere og for leverandører på aftalen.

Den tekniske dialog vil foregå via platformen www.offentligprivatdialog.dk i perioden den 8.- 25. september 2015.

Generelt om udbuddet 50.20 Forbrugsartikler

Udbuddet af er et genudbud af området forbrugsartikler, som samler SKI’s nuværende fem kommunalt forpligtende aftaler på området i én aftale - 50.20 Forbrugsartikler.

Rammeaftalen er en forpligtende aftale, som vil blive udbudt på vegne af de SKI kunder, som forud for udbuddet tilslutter sig rammeaftalen. Aftalen vil rette sig mod SKI’s kommunale kunder, men øvrige kunder kan også tilslutte sig aftalen. Det vil fremgå af udbudsmaterialet, hvor mange kommuner og øvrige offentlige institutioner, der har forpligtet sig til at bruge sortimentet på aftalen. Omfanget af kundernes forpligtelse til at anvende rammeaftalen vil ligeledes fremgå af udbudsmaterialet.

Der kan læses mere om de forpligtende aftaler, som SKI udbyder i tæt samarbejde med KL og en række kommuner her.

Markedsdialogen samt evalueringerne af de nuværende forpligtende aftaler på området har vist, at kommunerne ønsker at skærpe kvalitetskravene og indføre kvalitetsevaluering af produkterne i sortimentet. SKI og den kommunale projektgruppe, der er tilknyttet udarbejdelsen af udbuddet, arbejder derfor videre med et udbudsdesign, der så vidt muligt tilgodeser dette. 

Den kommunale projektgruppe består af faglige repræsentanter fra: IN (Indkøbsfællesskabet Nordsjælland), Vestegnens Indkøbsforum, FUS (Fællesudbud Sjælland), Fællesindkøb Nord, Spar 5, JyskFællesIndkøb, Indkøbsfællesskabet HHO, Sydjysk Kommuneindkøb, Fællesindkøb Fyn, Aalborg Kommune, Odense Kommune, Tårnby Kommune, Københavns Kommune og Assens Kommune.

Forventet sortiment

Det forventes, at sortimentet på den kommende kommunalt forpligtende aftale kommer til at indeholde ca. 1800 unikke varelinjer inden for hovedproduktgrupperne:

    1. Kemi (rengøringsprodukter)
    2. Rengøringsrekvisitter 
    3. Rengøringsvogne
    4. Handsker
    5. Værnemidler
    6. Poser og sække
    7. Aftørrings- og lejepapir
    8. Personlig pleje og hygiejne
    9. Engangsservice og borddækning
    10. Fødevareemballage
    11. Maskiner (støvsugere) 
    12. Dosseringsanlæg og dispensere
  •  

    Det forventes, at udbuddet offentliggøres i 4. kvartal 2015.

    Dialog omkring udbuddet af forbrugsartikler

    SKI og den eksterne projektgruppe inviterer i forbindelse med udbuddet af en fælleskommunal forpligtende aftale om forbrugsartikler alle potentielle leverandører eller markedsaktører til teknisk dialog. Formålet er at give potentielle tilbudsgivere lejlighed til at komme med input i forhold til udbuddet. 

    Dialogen foregår på platformen www.offentligtprivatdialog.dk, hvor SKI indbyder alle relevante markedsaktører til at komme med deres synspunkter til SKI’s overvejelser omkring det kommende udbud. 

    Der er udsendt vejledende forhåndsmeddelelse vedrørende udbuddet via TED d. 14. juli 2015.

    Formål

    Formålet med den tekniske dialog er at give potentielle tilbudsgivere mulighed for at komme med input vedrørende bl.a. kravspecifikationer og sortimentet – samt at få leverandørernes input med i det fortsatte arbejde med udbudsmaterialet. Potentielle tilbudsgivere opfordres til at levere konkrete skriftlige input og kommentarer til materialet. Kommentarerne kan fx vedrøre mindstekrav, som ikke er mulige at opfylde, eller input til beskrivelser og krav, der kan medvirke til at sikre et højt kvalitetsniveau af rammeaftalens sortiment.

    SKI har i samarbejde med den eksterne projektgruppe, udarbejdet en foreløbig kravspecifikation og sortimentsliste, som SKI ønsker, at potentielle tilbudsgivere tager stilling til.

    Potentielle tilbudsgivere til en samlet leverance af forbrugsartikler opfordres til at levere skriftlige input og kommentarer til materialet ved at udfylde kommentarfelterne i dokumenterne ”Udkast til Sortimentsliste” og ”Udkast til Kravspecifikation”, som kan downloades via menuen til venstre, under punktet ”Dokumenter”.

    Ydermere opfordres potentielle tilbudsgivere til at give input til udvalgte områder samt aftalens generelle kontraktvilkår, herunder leveringsbestemmelser mv. under punktet, ”Fokusområder”.

     

    Få adgang til dialogen

    Dialogen påbegyndes den 8. september 2015 og løber frem til og med den 25. september 2015 kl. 12.00.

    Alle, der er interesserede i at komme med input og kommentarer til nedenstående overvejelser vedrørende en kommunal forpligtende aftale på forbrugsartikler, kan deltage på ”ide-udbud”. Det er vigtigt at bemærke, at der IKKE vil være mulighed for en skriftlig dialog via hjemmesiden www.offentligprivatdialog.dk i forhold til sortimentsliste og kravspecifikation. Dialogen på disse områder foregår alene ved, at potentielle tilbudsgivere udfylder ”Udkast til Sortimentsliste” og ”Udkast til Kravspecifikation”, og sender retur til SKI pr. mail. Potentielle tilbudsgiveres besvarelser vil ikke blive offentliggjort.

    Deadline

    Udfyldte kommentarark skal sendes til udbudskonsulent Anders Münter på mail: am@ski.dk og være SKI i hænde senest den 25. september 2015 kl. 12.00.

    Øvrige opmærksomhedspunkter

    Potentielle leverandører skal være opmærksomme på, at de ved deltagelse i den tekniske dialog accepterer, at SKI kan anvende alle indkomne oplysninger i SKI’s udbudsdesign og udbudsmateriale.

    SKI skal derudover gøre opmærksom på, at vi ikke er forpligtet til at følge eventuelle kommentarer, forslag til ændringer mm. SKI forpligter sig alene til at vurdere hensigtsmæssigheden af de indkomne input. 

    Svar, der afgives af SKI i forbindelse med den tekniske dialog, er ikke juridisk bindende, men skal anses for vejledende svar. 

     

     

    8. September 2015 -
    Questions
    Øvrige spørgsmål
    Eventuel udvidelse af kundekreds

    Udbuddet af 50.20 gennemføres som et kommunalt forpligtende udbud, hvilket betyder, at Rammeaftalen er en forpligtende aftale, som vil blive udbudt på vegne af de SKI kunder, som forud for udbuddet har tilsluttet sig udbuddet. Aftalen retter sig primært mod SKI’s kommunale kunder, men øvrige kunder kan også tilslutte sig aftalen forud for udbuddet. De tilsluttede kunder forpligter sig til at anvende aftalen, når deres indkøbsbehov opfyldes af rammeaftalens sortiment. De tilsluttede kunder samt detaljer om kundernes aftageforpligtelse vil fremgå af udbudsmaterialet.

    SKI og den kommunale projektgruppe ønsker at undersøge mulighederne at give SKI’s ikke-kommunale kunder mulighed for at tilslutte sig aftalen (eks. 6 måneder) efter ikrafttrædelse, altså uden forudgående tilslutning.

    I den forbindelse ønsker SKI og den kommunale projektgruppe markedets vurdering af, hvorvidt det vil påvirke prissætningen i forbindelse med tilbudsafgivelse, hvis kundekredsen potentielt kan udvides i aftaleperioden?

    18. September 2015 -
    Questions
    Øvrige spørgsmål
    Generelle spørgsmål vedr. kontraktvilkår:

    SKI har d. 18. september offentliggjort følgende dokumenter:

    • 50.20 Udkast til leveringsbestemmelser
    • 50.20 Udkast til vedr. Leverandørens organisation og øvrige driftsforhold

    Begge udkast beskriver kontraktvilkår og -betingelser som SKI og den kommunale projektgruppe påtænker at indføre i Rammeaftalen.

    Dokumenterne kan downloades i menuen til venstre. 

    SKI og den kommunale projektgruppe vil i den forbindelse gerne have markedets vurdering af, hvorvidt disse krav og betingelser er i overensstemmelse med gængs branchekutyme samt hensigtsmæssige i henhold til eksisterende markedsvilkår. Formålet med denne vurdering er at sikre en kommerciel attraktiv og anvendelig aftale for både kunde- og leverandørsiden.

    Markedet anmodes derfor om særligt at vurdere hensigtsmæssigheden af kravene i leveringsbestemmelserne vedr:

    • Gebyrer ved mindre ordrer
    • Leveringssted
    • Leveringstid
    • Restordrer
    • Pakning, emballage og transport
    • Returret

    Markedet anmodes ligeledes særligt om at vurdere hensigtsmæssigheden af kravende vedr. Leverandørens organisation og øvrige driftsforhold, herunder: 

    • Vejledningsforpligtelse
    • Kundesupport

    SKI gør opmærksom på, at vi ikke er forpligtet til at følge eventuelle kommentarer, forslag til ændringer mm. SKI forpligter sig alene til at vurdere hensigtsmæssigheden af de indkomne input.

    23. September 2015 -
    Questions
    Øvrige spørgsmål
    Doseringsanlæg og dispensere

    SKI og den kommunale projektgrupper ønsker markedets vurdering af, hvorvidt en medtagelse af hovedproduktgruppen "Doseringsanlæg og dispensere" (både køb og leje) vil påvirke prissætningen for aftalens sortiment som helhed?

    Ligeledes ønskes markedets vurdering af, hvorvidt det vurderes kommercielt attraktivt at inkludere serviceydelser vedr. Doseringsanlæg og dispensere, herunder:

    • Opsætning og montering 
    • Drift og vedligehold - servicering og opfyldning af eks. sæbe, papir, vaskemidler mv.