Rammeaftale 50.05 Biblioteksmaterialer

Open/public

Ved en fejl har Bilag IV D Tro- og loveerklæring vedr. kostpriser ikke været tilgængelig på siden tidligere. SKI har derfor forlænget dialogen til d. 18. oktober 2014 

SKI inviterer alle potentielle leverandører og relevante markedsaktører til teknisk dialog på det kommende udbud af en fælleskommunal forpligtende aftale om biblioteksmaterialer. 

Den tekniske dialog gennemføres for at sikre, at den endelige aftale afspejler markedets vilkår og mekanismer og for at sikre, at aftalen bliver så anvendelig som muligt for både offentlige brugere og for leverandører på aftalen.Den tekniske dialog vil foregå via platformen www.offentligprivatdialog.dk (”ide-udbud”) i perioden 24. september - 10. oktober 2014.

Generelt om udbuddet 50.05 Biblioteksmaterialer

SKI forbereder i samarbejde med den eksterne projektgruppe en fælleskommunal forpligtende rammeaftale på biblioteksmaterialer. Den eksterne projektgruppe består af både fagpersoner fra bibliotekerne og skolebibliotekerne samt udbudskyndige repræsentanter fra kommunerne: Roskilde, Odense, Vejle, Aarhus, Gentofte, Guldborgsund, Slagelse, Esbjerg, København, Solrød, Syddjurs og Vejen samt centralbibliotekerne: Roskilde, Odense, Vejle og Gentofte.

Den eksterne projektgruppe er med til at træffe beslutninger omkring udbudsdesign mv., og deltager i udarbejdelsen af udbudsmaterialet.

Rammeaftalen er en forpligtende aftale, som vil blive udbudt på vegne af de SKI kunder, som forud for udbuddet tilslutter sig rammeaftalen. Aftalen vil rette sig mod SKI’s kommunale kunder, men øvrige kunder kan også tilslutte sig aftalen. Det vil fremgå af udbudsmaterialet, hvor mange kommuner og øvrige offentlige institutioner, der har forpligtet sig til at bruge sortimentet på aftalen. Omfanget af kundernes forpligtelse til at anvende rammeaftalen vil ligeledes fremgå af udbudsmaterialet. 

Der kan læses mere om de forpligtende aftaler, som SKI udbyder i tæt samarbejde med KL og en række kommuner her.

Overordnet forventes udbuddet 50.05 biblioteksmaterialer at komme til at bestå af 7 delaftaler: 
1. Danske bøger og noder: Bøger til brug i skolebibliotekernes basissamling indkøbes på denne aftale. 
2. Udenlandske bøger og noder
3. Danske og udenlandske årbøger
4. Dansk og udenlandsk musik
5. Dansk og udenlandsk film
6. Dansk og udenlandsk spil og multimedier
7. Taskebøger og klassesæt: Engangsmaterialer er ikke omfattet og kan ikke indkøbes på delaftalen. 

Der er ligeledes tilknyttet en række klargøringsydelser (indbinding og automodtagelse) på hver delaftale. Der er knyttet enkelte, specifikke serviceydelser til de forskellige delaftaler. Nogle serviceydelser prissættes - andre bliver inkluderet i håndteringstillægget (avance). Håndteringstillægget er den pris, leverandøren skal have for at håndtere bogindkøbet for kunden.

Det forventes, at udbuddet offentliggøres i december 2014.  

Dialog omkring udbuddet af biblioteksmaterialer 

SKI og den eksterne projektgruppe inviterer i forbindelse med udbuddet af en fælleskommunal forpligtende aftale om biblioteksmaterialer alle potentielle leverandører eller markedsaktører til teknisk dialog. Dialogen foregår på platformen www.offenligprivatdialog.dk, hvor SKI indbyder alle relevante markedsaktører til at give deres synspunkter til SKI’s overvejelser omkring det kommende udbud til kende. 

Formålet med den tekniske dialog er at få afprøvet tankerne med udbuddet med potentielle tilbudsgivere og give mulighed for at komme med input på et tidspunkt, hvor SKI stadig har mulighed for at indarbejde feedback i udbuddet. 

SKI har i samarbejde med den eksterne projektgruppe udarbejdet et foreløbigt udbudsmateriale (kravspecifikation, leveringsbestemmelser mv.) og ønsker markedets kommentarer til dette. De relevante dele af materialet er gjort tilgængeligt for kommentering hos leverandørerne på www.offenligprivatdialog.dk.  

Der er udsendt vejledende forhåndsmeddelelse vedrørende udbuddet via TED den 11. juli 2014.

Der er udsendt udbudsbekendtgørelse d. 24. september 2014.  

Få adgang til dialogen

Dialogen påbegyndes d. 24. september 2014 og forventes afsluttet d. 10. oktober 2014.

Alle, der er interesserede i at komme med input og kommentarer til nedenstående overvejelser vedrørende en kommunal forpligtende aftale på biblioteksmaterialer, kan deltage på ”ide-udbud”. 

BEMÆRK: Du skal oprette dig som bruger med login for at kunne deltage.

Opret dig som bruger her:

http://www.offentligprivatdialog.dk/opret-bruger.aspx

FREMGANGSMÅDE:

1. Login og gå til det Idé-udbud, du ønsker at kommentere på.
2. Klik på et fokusområde i venstre side og læs teksten eller svar på oprettede spørgsmål.
3.  Herefter kan du oprette ideer eller spørgsmål direkte til dette fokusområde. 

Deadline

Det foreløbige udbudsmateriale til den kommende forpligtende aftale 50.05Biblioteksmaterialer kan kommenteres frem til den 10. oktober 2014 kl. 16.00. 

Øvrige opmærksomhedspunkter

Potentielle leverandører skal være opmærksomme på, at de ved deltagelse i den tekniske dialog accepterer, at SKI kan anvende alle indkomne oplysninger i SKI’s udbudsdesign og udbudsmateriale.

SKI skal derudover gøre opmærksom på, at SKI ikke er forpligtet til at følge eventuelle kommentarer, forslag til ændringer mm. SKI forpligter sig alene til at vurdere hensigtsmæssigheden af de indkomne inputs. 

Svar, der afgives af SKI, er ikke juridisk bindende, men skal anses for vejledende svar.  

6. Oktober 2014 - Steen Lund, BibMedia A/S
Questions
C. Rammeaftale
Kommentarer til ide udbud

Til rette vedkommende

Vi fremsender hermed kommentarer til ide udbudsmaterialet i vedhæftet dokument.

Med venlig hilsen

Steen Lund

Biblioteksmedier a/s

Mobil: 51 27 25 49

6. Oktober 2014 - Anonymous
Idea
C. Rammeaftale
Kundesupport

Rammeaftalen foreskriver kundesupport fra 8 til 17.

Forslag: normal åbningstid for kundesupport ialt 37 timer plus frokost, typisk fra 8 til 16 og fredag fra 8 til 15.30.

Det er ikke nødvendigt med en længere åbningstid, og det vil kun fordyrer ydelserne hvis der skal være åbent til 17 hver dag.

6. Oktober 2014 - Anonymous
Idea
C. Rammeaftale
EDI ordre fra bibliotekerne

Det har stor betydning for såvel bibliotek som leverandør, at alt administration kan automatiseres, for at medvirke til at omkostningerne holdes nede.

Det fremgår af materialet, at en række relevante informationer er indeholdt i EDI ordren fra biliotet til leverandør.

For at sikre en automatisk ordrebehandling, er det forslaget at udbuddet ændres således at det generelt oplyses: at alt relevant ordreinformation med henblik på automatisk ordreadministration fremgår af EDI ordren.

Det kan fx være, at alt relevant info for ettiket er med i EDI ordren.

Det kan fx være, at alle ydelser har et produktnummer, at at dette produktnummer er tilknyttet alle ordrelinjer.

Det kan fx være, at leverandøren stiller et antal farver med tilhørende kode for ryg ettiket til rådighed, og at biblioteket selv vælger en matchende farve blandt disse farver og at koden er tilknyttet den relevante ordrelinje.

6. Oktober 2014 - Peter Johnsen, FONDEN DBK
Idea
D. Kravspecifikation
Etiket fra biblioteket

Det fremgår af kravspecifikationen til delaftale 1, at leverandører skal kunne påsætte en etitek fremsendt af biblioteket.

Det vil medfører en relativ dyr individuel håndtering, og det vil forhindre automatisk administration.

Det foreslåes derfor: det skal ikke være muligt for bibliotekerne at fremsende specifikke etiketter til leverandøren, subsidiært skal påsætningen af denne type specifikke etiketter kunne prissættes som en særlig ydelse.

6. Oktober 2014 - Anonymous
Idea
C. Rammeaftale
Prisgaranti

Rammeaftalen indeholder betingelser om en garanti vedrørende kostpriser. Det er forståeligt og relevant, men det giver en række udfordringer særligt vedrørende detail priser. Detail priser i supermarkeder (som er undtaget), på internettet og i fysiske butikker er underlagt dynamikker som ikke giver relevante sammenligningsgrundlag for en prisgaranti.

Forslag til ændring: Prisgarantien skal omfatte priser på engros markedet. Et relevant sammenligningsgrundlag er Bogportalen.dk, der er Danmarks største engros portal for bøger.

Forslag til tilføjelse: Store engangsindkøb kan forbedre kostprisen. Leverandøren og bibliotekerne bør derfor i fællesskab søge at samle indkøb af nyheder til én stor ordre, således at der er mulighed for at forhandle prisen på leverancen med det relevante forlag. Hvis bøger købes pallevis, altså fx 5 paller (ca. 2.500 stk) på en gang, så kan der opnåes en bedre kostpris.  

7. Oktober 2014 - Anonymous
Idea
D. Kravspecifikation
Pris på materialesøgning

I følge kravspecifikationen skal Leverandøren udføre et ukendt antal materialesøgninger.

Når antallet er ukendt, medfører det en usikkerhed i prissætningen som typisk ikke kommer kunden til fordel.

Forslag: Medtag en pris for materialesøgning i Tilbudslisten. På den måde bliver prisen for ydelsen synlig, og de biblioteker der anvender ydelsen kommer til at betale direkte for ydelsen.  

7. Oktober 2014 - Anonymous
Idea
D. Kravspecifikation
Bod - beregning

I kravspecifikationen findes i afsnit 8 en beskrivelse af bod.

Forslag: Kravspecifikationen kunne med fordel indeholde beregningseksempler, således at der ikke senere opstår fortolkningsproblemer. 

7. Oktober 2014 - Peter Johnsen, FONDEN DBK
Idea
C. Rammeaftale
Levering - pris

Rammeaftalen indeholder krav om fri levering uden gebyr.

Forslag: Rammeaftalen kan med fordel indeholde et på forhånd fastlagt leveringsgebyr pr. leveringsdag i kr (fx 100 kr). Et leveringsgebyr vil motiverer bibliotekerne til at begræse antallet af leveringsdage, og medvirke til, at de der har behov for eller kan klare sig med færre leveringer opnår en besparelse. Dermed reduceres de samlede omkostninger i vareleveringen, og dermed også det samlede ressourceforbrug.

Leveringsgebyret vil også give Leverandøren et mere sikkert kalkulationsgrundlag, og dermed totalt set en samlet lavere pris for bibliotekerne.

7. Oktober 2014 - Anonymous
Idea
C. Rammeaftale
Leveringssted

Rammeaftalen indeholder krav om levering på et af biblioteket angvet sted, med varierende adgangsforhold.

Forslag: En detaljeret beskrivelse af leverigsstedet bør formgå pr. bibliotek på tidbudstidspunktet.

Forslag: Det bør være muligt at leverer om natten, uden for bibliotekets åbningstid.  

7. Oktober 2014 - Anonymous
Idea
C. Rammeaftale
Levering - synergi

Bibliotekerne driver så vidt vides et transportsystem der sikre forsendelser bibliotekerne imellem.

Forslag: Transporten bibliotekerne imellem inddrages i udbuddet, idet der vil være en betydelig synergi imellem levering til biblioteker og forsendelse bibliotekerne imellem.  

7. Oktober 2014 - Anonymous
Idea
D. Kravspecifikation
Indbindinger - billeder

Kravspecifikationen indeholder en række ydelser/produkter.

Forslag: Kravspecifikationen kan med fordel suppleres med billeder af de forskellige ydelser/produkter. Billeder vil øge forståelsen af kravet, særligt hvis nogel af kravene er nye for leverandøren.

7. Oktober 2014 - Anonymous
Idea
C. Rammeaftale
Implementeringstid - kapacitets begrænsning

Rammeaftalen indeholder krav om, at levering skal starte 3 måneder efter aftale indgåelse.

Forslag: Starttidspunktet kan med fordel gøres mere glidende. Fx. kan starttidspunktet gøres volumen afhængig, således at Leverandøren skal kunne udbygge kapaciteten med fx. 100.000 bøger om måneden fra måned 3.

Forslag: For at gøre det muligt for mindre leverandører at byde på opgaverne kan det med fordel gøres muligt at en Leverandør tilbyder en given kapacitet. Fx. kan en leverandør byde på den delopgave, men supplerer buddet med en maks kapacitet på fx 25.000 bøger om måneden.

9. Oktober 2014 - Anonymous
Questions
C. Rammeaftale
Udenlandske bøger

Der ønskes at leverandøren skal kunne overvåge hele det globale marked for udenlandske bøger, når der stilles krav om en fuld prisgaranti.

Det er umuligt for at leverandør i praksis at overvåge hele markedet og derfor bør sammenligningsgrundlaget indsnævres og præciseres. Der bør desuden sammenlignes på et bredt sortiment og ikke enkeltitler, da bibliotekerne køber bredt ind.

Det er et krav, at levrandøren ikke må indregne forsendelsesudgifter og toldudgifter i kostpriserne, og da dette ofte er forekommende ved indkøb af udenlandske bøger - bliver det meget svære at skabe en fornuftig forretning på indkøb til biblioteker. Sammenligningsgrundlaget bør i givet fald omfatte kostpriser inklusive forsendelses- og toldudgifter.

Der er krav om maksimale leveringstider og her skal udbyder være opmærksom på, at hvis der ønskes handel direkte hos enkelte forlag på et globalt marked, så vil leveringstiderne langt fra kunne overholdes af leverandøren. Faktisk vil der kunne gå på til mange måneder inden bøgerne kommme hjem.

Leverandøren har behov et professionelt og effektivt indkøbs set-up, hvor der sker en balancering mellem hensyn til lave kostpriser på bøger, de pålagte forsendelses og toldudgifter og leveringstider. Og indkøbsopgavens kompleksitet skal ikke gøres uhensigtsmæssigt stor, da det så vil tage meget tid at afsøge og fremskaffe titlerne, så udgifterne til håndtering vil overstige det der kan hentes på kostpriserne.

Udbyder bør derfor balancere disse krav, så bibliotekerne i sidste ende får det økonmiske mest fordelagtige tilbud ud fra alle parametre.

9. Oktober 2014 - Steen Lund, BibMedia A/S
Questions
D. Kravspecifikation
Bøger

Der står i pkt. 3.5.2. angivet, at etiket skal placeres under plasten på bøgerne. Dette går imod den nuværende standard på markedet, hvor etiketten monteres udenpå bogens plast, men under et beskyttelsesfolie. Denne løsning fungerer tilfredsstillende i markedet og hvorfor skal det ændres? Konsekvensen er at det bliver dyrere at håndtere etiketmonteringen og dermed må priserne i sidste ende blive højere - i forhold til at fastholde den nuværende standard i markedet.

17. Oktober 2014 - Lone Hoppe, AUDIO VISIONARY MUSIC A/S
Questions
C. Rammeaftale
Tro og -loveerklæring vedr. kostpris

Ang. "Tro og leveerklæring vedr. kostpris" 


Erklæringen ser vi som endnu et tiltag i en række af forsøg på at "lukke  hullerne i takt med at de opstår", hvilket er nødvendigt i den valgte  prismodel/udbudsform, fordi den netop åbner op for muligheden for  usagligt funderede pointtildelinger i tilbudsvurderingen. 

Her vil vi blot anskueliggøre at en "Tro og loveerklæring vedr. kostpris" ingen funktion har i praksis: 

Eksempel:
En udgiver får tilsendt en sådan "Tro og loveerklæring vedr. kostpris" fra en kommune eller SKI. 

Udgiver gør sig måske følgende tanker:
"Hvem skal vi samarbejde med fremover - vores kunde (= tilbudsgiver) eller en kommune eller SKI"? 
"Hvem har vi indgået en forretningsaftale med - vores kunde (= tilbudsgiver) eller en kommune eller SKI"? 

Der synes ikke at være tvivl om hvor loyaliteten vil ligge. Som eksempel  hørte vi følgende udtalelse fra direktøren for en af de større  udgivere:
"Hvad vi indgår af forretningsaftaler med vores kunder skal ingen blande  sig i. Det er et forhold der udelukkende angår os og vores kunde". 

Set herfra er dette endnu et ressourcekrævende forsøg på kontrol, men  igen - uden nogen som helst konsekvens, hvis der besvares usandt. Dette  er netop problemet: Hvem skulle kunne kontrollere, at "Tro og Love  erklæringen" blev besvaret korrekt? 

Det er en uholdbar vej at fortsætte en udbudsform med en prismodel, som  allerede har været afprøvet med yderst negativ konsekvens.

Effekten er, at en (forhåbentlig) stor række af seriøse tilbudsgivere  spilder mange arbejdstimer på at udregne og udfylde tilbudsmaterialer  til et udbud, som i sin tiltænkte form fremmer usaglige tilbud og  følgelig helt arbitrære tildelinger af kontrakter.