OBS - forlænget frist for indsendelse af kommentarer:

Den nye frist for indsendelse af kommentarer vedr. rammeaftalen, bilag E, H, I, J samt særbilag 1 og 2 er den 10. juni 2018.

Den nye frist for indsendelse af kommentarer vedr. Bilag C – tilbudsliste samt Bilag B – Kravspecifikation er den 17. juni 2018.

Det er vigtigt at de ovenstående frister overholdes, da SKI begynder bearbejdelsen af de indkomne kommentarer, henholdsvis den 11. og den 18. juni.

F or at sikre, at de potentielle leverandører har mulighed for at foretage en grundig gennemgang af materialet, der er sendt i teknisk dialog, har SKI valgt at forlænge perioden for teknisk dialog. Dette særligt for at imødekomme markedets ønske om at have bedre tid til at gennemgå bilag C – Tilbudslisten samt bilag B – Kravspecifikation.

I forbindelse med forlængelse af fristen for afgivelse af kommentarer ved teknisk dialog, ønsker SKI at understrege vigtigheden af, at markedets kommentarer til udbudsmaterialet, i det omfang det er muligt, indsendes til SKI i forbindelse med den tekniske dialog og ikke først i forbindelse med spm/svar-fasen, når udbuddet er offentliggjort, da SKI har meget begrænsede muligheder for at foretage ændringer i materialet, når først materialet er offentliggjort.

Indbydelse til teknisk dialog vedr. SKI 50.90 Fødevarer

SKI inviterer alle potentielle leverandører og relevante markedsaktører til teknisk dialog på det kommende udbud af en fælleskommunal forpligtende aftale om Fødevarer.

Den tekniske dialog gennemføres for at sikre, at den endelige aftale afspejler markedets vilkår og mekanismer og for at sikre, at aftalen bliver så anvendelig som muligt for både offentlige brugere og for leverandører på aftalen.

Den tekniske dialog vil foregå via denne side indtil 7. juni 2018 kl 15:00. Alle interesserede leverandører bedes udfylde ”Kommentarskabelonen” og sende denne til os med skriftlige input til det uploadede materiale senest fredag den 7. juni 2018 kl 15:00.

Generelt om udbuddet 50.90 Fødevarer

Udbuddet er et genudbud af den eksisterende aftale på området, 50.90 Fødevarer (2017) og den kommende aftale vil i store træk ligne den eksisterende aftale.

Rammeaftalen er en forpligtende aftale, som vil blive udbudt på vegne af de SKI-kunder, som forud for udbuddet tilslutter sig rammeaftalen. Aftalen vil rette sig mod SKI’s kommunale kunder. Det vil fremgå af udbudsmaterialet, hvilke kommuner, der har forpligtet sig til at bruge aftalen. Omfanget af kundernes forpligtelse til at anvende rammeaftalen vil ligeledes fremgå af udbudsmaterialet.

Nyt SKI-paradigme

Selvom materialet fra den eksisterende aftale genbruges i stort omfang, vil I opleve, at bilagene vil have andre titler, samt er nummereret anderledes, end ved den forrige aftale, da SKI er overgået til et nyt paradigme, som fremadrettet anvendes på alle SKI-udbud. Det nye paradigme skal blandt andet sikre, at der fremadrettet er en ensartet struktur i SKI’s udbud.

På baggrund af skiftet til nyt paradigme, vil der på den kommende aftale blive indgået en rammeaftale mellem SKI og leverandøren. På denne rammeaftale vil de kommuner, der tilslutter sig den kommende fødevareaftale lave en periodekøbskontrakt, som kaldes leveringskontrakten.

I vil således kunne genkende store dele af det materielle indhold af aftalen, men form og format vil være anderlederes end ved den eksisterende aftale. Vær særligt opmærksom på, at mange af de krav der tidligere fremgik af bilag VI – E-katalog og E-handel i den kommende aftale fremgår af Særbilag 2 – Implementering.

Forventet sortiment og udbudsform

Det forventes, at sortimentet på den kommende forpligtende aftale kommer til at bestå af følgende produktgrupper:

Aftalens sortiment vil omfatte de nedenfor angivne hovedproduktgrupper af økologiske og konventionelle fødevarer. Sortimentet fordeler sig på ca. 5000 varelinjer.

Hovedproduktgrupperne er:

• Brød og kager

• Fisk (frost og frisk)

• Frugt (frisk)

• Frugt & grønt (frost)

• Færdigretter (konventionel)

• Grøntsager (frisk)

• Kolonial (herunder drikkevarer)

• Kød og pålæg

• Mejeri

• Snitgrønt og -frugt

I forhold til det forrige udbud, er der efter ønske fra den kommunale projektgruppe medtaget frisk fisk under hovedproduktgruppen Fisk, samt drikkevarer (inkl. kaffe, te mv.) under hovedproduktgruppen Kolonial. Derudover er sortimentet i de øvrige hovedproduktgrupper blevet opdateret på baggrund af input fra projektgruppen, kunderne på den nuværende aftale samt indkøbsdata.

Kontrakten forventes tildelt til én leverandør. Kunderne foretager direkte tildeling til leverandøren.

Det forventes, at udbuddet offentliggøres medio august 2018. Der vil ikke være prækvalifikation, da der laves et offentligt udbud.

Formål

Formålet med den tekniske dialog er at give potentielle tilbudsgivere og andre relevante markedsaktører mulighed for at komme med input til bl.a. kravspecifikation og kontraktvilkår – samt at få input med i det fortsatte arbejde med udbudsmaterialet. Relevante markedsaktører opfordres til at levere konkrete skriftlige input og kommentarer til materialet i ”Kommentarskabelonen”.

Det skal fremhæves, at SKI har begrænset mulighed for at foretage ændringer af materialet, når først udbuddet er offentliggjort, hvorfor alle potentielle tilbudsgivere opfordres til at være meget grundige i deres gennemgang af nærværende materiale.

Få adgang til dialogen

Dialogen påbegyndes den 22. maj 2018 og løber til og med den 7. juni 2018 kl. 15:00.

Alle, der er interesserede i at komme med input og kommentarer til nedenstående overvejelser vedrørende en kommunal forpligtende aftale på Fødevarer, kan deltage på ”idé-udbud”.

Markedsaktørerne inviteres til at give input til:

Rammeaftalen

Bilag B - Kravspecifikation

Bilag C1 – Tilbudsliste – Konventionelt sortiment

Bilag C2 – Tilbudsliste – Økologisk sortiment

Bilag E - Leveringskontrakt

Bilag H - Prisregulering

Bilag I – Opdatering af sortiment

Bilag J – Opdatering E-katalog

Særbilag 2 – Implementering

Dokumenterne findes i menuen i højre side. Input og kommentarer til disse dokumenter bedes givet i dokumentet ”Kommentarskabelon”, der kan downloades i menuen til højre under punktet ”Dokumenter”.

OBS: SKI gør opmærksom på, at dokumenterne vil blive uploadet til siden drypvis. Det vil således i første omgang alene være udvalgte dokumenter, der er tilgængelige. De resterende dokumenter vil blive uploadet senest i løbet af uge 22.

Deadline

Dokumentet ”Kommentarskabelon” sendes i udfyldt/kommenteret stand i en e-mail til Udbudskonsulent Marie Jepsen (mj@ski.dk) senest den 7. juni 2018 kl 15:00. Markedsaktørernes besvarelser vil ikke blive offentliggjort.

Øvrige opmærksomhedspunkter

Potentielle leverandører skal være opmærksomme på, at de ved deltagelse i den tekniske dialog accepterer, at SKI kan anvende alle indkomne oplysninger i SKI’s udbudsmateriale.

SKI skal derudover gøre opmærksom på, at vi ikke er forpligtet til at følge eventuelle kommentarer, forslag til ændringer mm. SKI forpligter sig alene til at vurdere hensigtsmæssigheden af de indkomne input.

Svar, der afgives af SKI i forbindelse med den tekniske dialog, er ikke juridisk bindende, men skal anses for vejledende svar. Spørgsmål til den tekniske dialog kan rettes til:

Marie Jepsen, (mj@ski.dk