Markedsdialog ifm. kommende udbud på elevator- og døre-/porte service

Open/public
Start date: 25-04-2024 - 11:00
End date: 13-05-2024 - 10:00

Udbuddet omfatter to delaftaler;


1. Alle SDUs elevatorer

2. Alle SDUs automatiske døre og -porte


Delaftalerne er inkl.

• Lovpligtige eftersyn og faldprøver af elevatorer og alarmerne hertil

• Lovpligtige eftersyn af døre/porte

• Service og vedligeholdelse af elevatorer samt døre/porte og alarmerne hertil

• Reparationer af elevatorer og døre/porte og alarmerne hertil


SDU vil gerne, efter afholdt markedsdialog, afklare hvorvidt materialet er fyldestgørende og forståeligt. 

I den forbindelse har vi en række konkrete spørgsmål til markedet. 



24. April 2024 - Christina From-Nielsen, Syddansk Universitet
Questions
Tilstandsrapport

Leverandøren skal senest 3 måneder efter kontraktstart udarbejde overordnet tilstandsrapport/statusrapport baseret på en fysisk gennemgang af de enkelte elevatorer samt døre/porte.

Tilstandsrapporten skal med reference til hver enkelt Elevator og dør/port beskrive og vurdere nedenstående forhold på tidspkt.et for tilstandsrapportens udarbejdelse og fremadrettet i et 5-årigt perspektiv:

a) Anlæggets stand.

b) Anlæggets sikkerhed.

c) Anlæggets driftsstabilitet.

d) Anlæggets driftsøkonomi.

e) Mulighed for reparation af anlægget.

f) Eventuelle andre relevante forhold, f.eks. miljøbelastning.

g) Forslag til forbedringer, herunder

a. Estimerede samlede omkostninger ved gennemførslen.

b. Forventede besparelser for Kunden ved gennemførslen.

h) Estimeret rest levetid.

Tilstandsrapporten skal endvidere, hvis ønsket, indeholde forslag til omkostningsreducerende tiltag samt forbedringer til Elevatorens/dørens/portens generelle drift.

Spørgsmål: 

Prisen skal være indeholdt i den samlede tilbudspris jf. tilbudslisten, bilag 2 eller skal der i tilbudslisten være særskilt pris til denne leverance? 


24. April 2024 - Christina From-Nielsen, Syddansk Universitet
Questions
Anlægslisten

Se vedlagte anlægsliste. 

Er denne tilstrækkelig ift. informationer, således at tilbudsgivere kan afgive tilbud på lovpligtige eftersyn pr. år pr. enhed? 

Vil tilbudsgiver i kolonne I angive antal lovpligte eftersyn? (Markeret med grøn)

24. April 2024 - Christina From-Nielsen, Syddansk Universitet
Questions
Tilbudsliste

Er vedlagte tilbudsliste gennemsigtig og let forståelig?

Er der angivet de poster som er relevant og dækkende for udbuddet?

Bør der være særskilte poster til specifikke ydelser, f.eks:


- Små justering inkl. smøring

- Assistance ifm. Faldprøve

- Afgift til inspektionsfirma ifm. Faldprøve

- Udskiftning af batteri for alarm

- Udskiftning af batteri for styring

- Renhold af skaktbund

- Renhold af stoltag (typisk ved glaselevator)


Eller mener tilbudsgiverne, at timeprisen på en faglært/ufaglært er tilstrækkeligt og med dertilhørende materialer, hvis relevant? 



24. April 2024 - Christina From-Nielsen, Syddansk Universitet
Questions
Typen af leverandør til en specifik opgave

Ordregiver har en række ældre elevatorer (gamle skakt elevatorer) som efterfølgende har fået påbygget en automatisk dør, som styres af elevatoren. 

Er der her tale om en opgave for en dør/port leverandør eller en elevator leverandør? 

24. April 2024 - Christina From-Nielsen, Syddansk Universitet
Questions
Bekendtgørelse

Er denne fortsat gældende?

Alle opgaver skal ske i henhold til de til enhver tid gældende myndighedskrav og fabrikantens vejledning, jf. Bekendtgørelse nr. 461/2016.

24. April 2024 - Christina From-Nielsen, Syddansk Universitet
Questions
Lovpligtige eftersyn

Leverandøren skal udføre lovpligtig kontrol på SDUs Elevatorer og døre/porte, jf. bekendtgørelse nr. 461 af 23. maj 2016 bilag 3 om anvendelse m.v. af elevatorer, rulletrapper og lignende maskiner og andre fremtidige præceptive lovkrav, som måtte afløse/supplere førnævnte bekendtgørelse.

Leverandøren er ikke berettiget til at fakturere for kørsel, arbejdstid eller andre øvrige udgifter ved udførelse af lovpligtig kontrol.

For de elevatorer og døre/porte, hvor SDU ikke har valgt lovpligtig kontrol til, er Leverandøren ikke forpligtet til at udføre ovenstående.

Elevatorerne og døre/porte skal som minimum modtage det antal årlige kontroller og indenfor de kontrolintervaller, som er fastsat i bekendtgørelse BEK nr. 461 af 23/05/2016 bilag 2 om anvendelse og opstilling af elevatorer mv. og andre fremtidige præceptive lovkrav, som måtte afløse/supplere førnævnte bekendtgørelse.

Leverandøren skal sikre, at det i forbindelse med gennemførelse af lovpligtig kontrol på hver enkelt elevator og dør/port vurderes, om antallet af kontroller kan justeres, så de overholder bekendtgørelsens krav. Leverandøren skal give SDU besked herom.

De lovpligtige kontroller skal gennemføres på Leverandørens initiativ. Leverandøren skal sikre, at de lovpligtige kontroller gennemføres i overensstemmelse med den ovenfor nævnte bekendtgørelse og servicebogen.

Tidsfrister for lovpligtig kontrol skal følge intervallerne i BEK nr. 461 af 23/05/2016 bilag 2.


Er dette mindstekrav dækkende for både elevatorer og døre/porte?

24. April 2024 - Christina From-Nielsen, Syddansk Universitet
Questions
FM-System

Leverandøren skal sikre, at al dokumentation på udført arbejde, bestillinger og historik kan foregå via FM system på SDU, som pt. er Dalux.


Kan dette mindstekrav efterleves af alle tilbudsgivere? 

24. April 2024 - Christina From-Nielsen, Syddansk Universitet
Questions
Responstider

Fassiddende - maks. 1 time

Akutte nedbrud - hurtigere responstid inden for 4 timer

Ikke akutte (service, rep. Ikke akut) - efterfølgende arbejdsdag.

Events – informerer leverandør om kommende events. Der faktureres efter timepris eller standby pris, jf. tilbudslisten.


24. April 2024 - Christina From-Nielsen, Syddansk Universitet
Questions
Alarmer

Leverandøren skal kunne stille en alarmcentral til rådighed for Kunden 24/7.

Alarmcentralen skal modtage alarmopkald fra SDUs elevatorer.

Alarmcentralen skal sikre afprøvning af, at alarmer fungerer tilfredsstillende, henunder at alarmer kan foretages og modtages hos alarmcentralen.

Alarmcentralen skal kunne modtage rutinekald (baggrundskald) med oplysninger om status for alarmen, herunder kommunikationslinjen og nødstrømforsyning.

Alarmerne som monteres skal være med åbne protokoller.



Kan dette mindstekrav efterleves af markedet? 

24. April 2024 - Christina From-Nielsen, Syddansk Universitet
Questions
Statusmøder, halvårligt

Leverandøren skal hvert år deltage i 2 statusmøder. På disse statusmøder gennemgås vedligeholdelsesplan med udgangspunkt i status/historik angivet i FM-systemet. Vedligeholdelsesplanerne sikrer SDU optimal drift og minimering af utilsigtede udgifter til f.eks. nedbrud eller hyppige udkald.

Udgiften til mødedeltagelse skal være indeholdt i den årlige pris jf. tilbudslisten, Bilag 2.


Er dette gennemsigtigt og let forståeligt? Eller bør der være en særskilt pris på statusmøder i tilbudslisten?