udbud af kommunikationsydelser

Open/public
Start date: 07-01-2014 - 00:00
End date: 26-02-2014 - 23:59
Københavns Kommune skal i forbindelse med budget 2014-2015 udbyde en række indkøbspakker. 

Det har tidligere vist sig, at udbud af kommunikationsydelser kan være vanskeligt. Københavns Kommune vil derfor gerne indgå i dialog med leverandørmarkederne i forhold til det forekommende udbud, samt inddrage de forskellige brancher i udbudsprocessen. 

Vi ønsker at skabe et paradigme, for hvordan kommunikationsudbud bedst gennemføres. 

Udkast til udbudsmateriale vil blive uploadet ultimo januar/primo februar, men der kan allerede nu kommenteres på de opsatte fokusområder.

I hele udbudsprocessen vil vi indgå en webbaseret offentlig/privat dialog, hvor markedet kan komme med input samt stille kritisk spørgsmål til udbudsmaterialet. Det vil forhåbentligt resultere i øget konkurrence, samt et udbudsmateriale som markedet kan honorerer. 

Københavns Kommune vil udbyde kommunikationsydelser med henblik på indgåelse af fælles indkøbsaftaler.  

Dialogen forventes at være åben fra 7. januar 2014
Hold dig opdateret med dialogen på OffentligPrivatDialog.dk

Bruger- og søgeprofil på offentligprivatdialog.dk

Hvis du vil sikre dig at du automatisk får besked om dette og andre ide-udbud indenfor din branche, kan du oprette en brugerprofil og en søgeprofil her:  
http://www.offentligprivatdialog.dk/edit-bruger.aspx

Det er uden omkostninger for dig at oprette et abonnement/søgeprofil.

Hvis du allerede har login til offentligprivatdialog, kan du nu udvide din nuværende brugerprofil med en søgeprofil. Så skal du blot logge ind på offentligprivatdialog.dk og klikke på dit navn i øverst højre hjørne.

Herefter kan du nederst på siden registrere dine søgeord og fagkoder (CPV-Koder).

Har du spørgsmål til offentligprivatdialog eller dette aktuelle Ide-udbud, er du meget velkommen til at kontakte vores support på +45 71 99 36 72eller support@offentligprivatdialog.dk

Vi glæder os til din deltagelse i dialogen
Attached documents
7. Januar 2014 - Anonymous
Questions
- Kravspecifikation
Dokument

Vi kan ikke se dokumentet "kravspecifikation", mangler dette?

 

Pft.

7. Januar 2014 - Christian Schou-Nielsen, SIGNIFLY ApS
Idea
- Overordnet design
Forslag til strukturen af prækvalifikationen

Vi foreslår at udbuddet opdeles i 3-4 vertikaler, f.eks. PR, Digital, Tryksager & Reklame. Der vælges én leverandør fra hvert område, og mindre opgaver (f.eks. under 500.000,-) løses direkte af den relevante leverandør. Udbuddet for disse bør være på baggrund af især relevante referencer og et ultrakort pitch for at holde transaktionsomkostningerne lave. Til gengæld bør det være let for kommunen at opsige aftalen, hvis leverandøren ikke lever op til forventningerne.

Hvis der foreligger mange større opgaver kan der også udpeges et fast kommunikations- eller reklamebureau, som spænder horisontalt over alle de relevante områder, og evner at koordinere de større projekter. Det bør ligge det sidstnævnte bureau frit for at benytte de underleverandører det skønner nødvendigt for at løse den konkrete opgave, men der henstilles til at de så vidt muligt samarbejder med de faste bureauer  grundet de kvalifikationer de er valgt på baggrund af, og effektiviteten i det voksende kendskab til kommunen. Større opgaver kan evt. også formidles i separate budkonkurrencer.

Ved at vise tillid til leverandørernes evne til at løse de konkrete opgaver, minimerer man på den måde transaktionsomkostningerne, fjerner eventuelle ressourceintensive mellemled og sikrer en smidig udførsel af mindre opgaver, mens større indsatser stadig kan varetages af bureauer med de nødvendige tværgående kompetencer.

Potentielt kan ét bureau varetage alle de nævnte områder, men i praksis vil der formentlig vise sig at der er  bedre indsigt og værdi-for-pengene i at uddele ansvaret på en række lidt mere specialiserede bureauer, specielt på de mindre opgaver.

9. Januar 2014 -
Questions
- Kravspecifikation
Forslag til kravspecifikation og delaftaler

Vi har følgende forslag til kravspecifikation og opdeling af delaftaler:


Delaftale 1

Der vil ske miniudbud hver gang der skal bestilles en ydelse. Der vil være 5 leverandører på aftalen, og miniudbuddet vil blive enkelt.


Leverandøren skal kunne bistå med kommunikationsydelser og gennemfører kampagner fra start til slut. Det gælder både kommunikation intern og eksternt, herunder fx online og i byrummet. Leverandøren skal ligeledes kunne gennemføre events fra start til slut. Leverandøren skal være i besiddelse af følgende kompetencer:


Kommunikations- og kampagneydelser, markedsføring og reklame, herunder:

• Idéudvikling, planlægning, og gennemførelse af kommunikationskampagner

• Målgruppeanalyser 

• Kommunikationsmålinger og evalueringer

• Tekstforfatning i forbindelse med kommunikations- og/eller kampagneydelse

• Grafiske ydelser, som del af en kommunikations- og/eller kampagneydelse

• Online strategier, herunder strategier for sociale medier

• Outdoor strategier

Events, herunder:

• Idéudvikling 

• Planlægning  

• Gennemførelse af events, arrangementer og konferencer



Delaftale 2

Aftalen vil kun blive tildelt 1 leverandør, som vi blive ansvarlig for at levere ydelserne i rammeaftalens løbetid.


Leverandøren skal være i besiddelse af følgende kompetencer: 


PR og rådgivning, herunder:

• Pressestrategi

• Planlægning og gennemførelse af presseindsatser 

• Tekstforfatning i forbindelse med PR og rådgivning

• Medietræning


Giver ovenstående specifikationer og opdeling mening?

9. Januar 2014 - Gisela Dose Stephansen, PE Holding A/S
Idea
- Overordnet design
Ti tips til bedre udbudsprocedure - set med bureauets øjne

1. LAVT ANTAL PRÆKVALIFICEREDE
Angiv et lavt loft for antallet af prækvalificerede bureauer. Helst tre og ikke mere end fem prækvalificerede - ellers er der mange, der oplever at aflevere gennemarbejdede og gode ideer, der ikke bliver udført - eller som bliver udført af andre.

 

2. AFGRÆNS ANTAL SIDER
Angiv en max-grænse for, hvor meget løsningsbeskrivelsen må fylde. Det øger mulighederne for, at tilbuddene bliver reelt sammenlignelige.

 

3. INDDRAG MUNDTLIG PRÆSENTATION
Afsæt tid til at få et tilbud præsenteret af bureauet ansigt til ansigt. Det giver mulighed for en dialog, der styrker forståelsen af, hvad tilbudsgiver vil udføre.

 

4. GIV SPILLERUM ELLER EJ
Gør tydeligt, hvor der er plads til kreative løsninger, og hvor der ikke er det. Fx "Her er vi sikre på, at det er kommunikationsløsning XYZ, vi vil have. Her er der spillerum, og vi vil gerne se, hvad I mener, der skaber de bedste resultater." En sådan præcisering øger sammenligneligheden.

 

5. TÆNK PÅ TIMING
Nogle kampagner er afhængige af en bestemt årstid for at få effekt. Forløbet med udbud & kontraktindgåelse i første halvår og eksekvering i andet halvår er ikke altid hensigtsmæssig i forhold til budskaber og aktiviteter, der hænger sammen med fx vind og vejr. Tænk også over, hvad der er rimeligt i forhold til tid for planlægning og eksekvering af løsningen.

 

6. AFHJÆLP FORMALIAFEJL FRA TILBUDSGIVER
Undersøg, om formalia er overholdt. Hvis det ikke er tilfældet, skriv til tilbudsgiver om det, og giv en kort frist til at få udbedret fejlen.

 

7. MINIMER UDBUDSFEJL
Alle begår fejl. Det er bare så ærgerligt, når udbud bliver annulleret pga. en teknikalitet fra udbyders side. Sørg  for standardprocedurer og for, at de bliver fulgt. 

 

8. SÆT RIMELIGE BETALINGSBETINGELSER
Tag hensyn til, at bureauerne gerne vil undgå at agere bank for det offentlige, og bed om faktura for det udførte arbejde ad flere omgange hen ad vejen. Sæt rimelige betalingsfrister.

 

9. HOLD TIDFRISTEN FOR TILBAGEMELDING
Angiv en realistisk dato for vurdering af tilbuddene - og hold den.

 

10. GØR AFLEVERING ENKEL
Angiv en enkel måde at aflevere tilbuddet på.

30. Januar 2014 - Anonymous
Questions
- Overordnet design
Tidsplan

Hej 

Holder tidsplanen mht det endelige udbudsmateriale - primo februar?

5. Februar 2014 -
Questions
- Udvælgelseskriterier (egnethed)
Prækvalifikation

Teknisk formåen - Referencer:

Delaftale 1:
Referencer fra sidste 2 år.
Minimum 6 referencer max 25 referencer.
Min. 4 reference á 30 timer indenfor kampagneydelse.
Min. 2 referencer á 30 timer indenfor events.

Delaftale 2:
Referencer fra sidste 2 år.
Minimum 3 referencer á 30 timer indenfor PR og presserådgivning max 25 referencer.

Økonomisk formåen - Økonomi:
Positiv egenkapital de 2 sidste regnskabsår
Nettoomsætning 0,5 mio. hvert år de to seneste regnskabsår

Hvilke kriterier i prækvalifikationen skal der vægtes på? og hvordan skal de vægtes?

Ovenstående er forslag til kriterier.

5. Februar 2014 -
Questions
- Tildelingskriterier
Tildeling af rammeaftale

Tilbudsrunde – tildeling af rammeaftale

 

50 % - pris
Timepriser skal oplistes, således at de kan anvendes fremadrettet.

Den samlede pris (delt op på timer) på casene vil blive evalueret.

 

50 % - kvalitet

Cases
Delaftale 1 – med efterfølgende miniudbud blandt 4 leverandører
Case 1 - 30 % - Kampagneydelser
Case 2 - 30 % - Kampagneydelser
Case 3 - 40 % - Events

Delaftale 2 – 1 leverandør
Case 1 - 50 %
Case 2 - 50 %

 

Hvilke kriterier skal der vægtes på ved tildeling af rammeaftalen? og hvordan skal de vægtes?

5. Februar 2014 -
Idea
- Tildelingskriterier
Miniudbud

Forslag til vægtninger på miniudbud ved delaftale 1

Projektforslag 50 %
CVér 20 %
pris 30 %

19. Februar 2014 -
Idea
- Overordnet design
Uploadet udbudsmateriale

Der er uploaded udkast til udbudsmateriale - Prækvalifikationsbetingelser, udbudsbetingelser og miniudbudsbetingelser. Dokumenterne er udkast, hvorfor disse kan ændre sig væsentligt i forhold til det endelige materiale.

24. Februar 2014 - Kirsten Alkjærsig
Idea
- Overordnet design
Kommentarer til udkast til udbudsmateriale

DI Videnrådgiverne vil foreslå følgende ændringer til udkastet til udbudsmateriale:

- Det maksimale antal referencer, som I beder om, er alt for højt og ude af proportioner med omfanget af de forventede køb på aftalerne. I bør ikke kræve mere end maksimalt 6-8 referencer og i hvert fald ikke flere end 10,

- Erfaringen fra besvarelser af case-opgaver i andre udbud er, at de er ressourcekrævende at besvare (og vurdere!). I bør derfor sætte begræsninger på det antal sider, I ønsker at modtage, fx 5 sider,

- Tilsvarende er det vigtigt, at afgivelse af tilbud i miniudbuddene kræver så få ressourcer som muligt. Også her er det afgørende, at der bliver et maksimum antal sider, fx 5 sider incl. bilag,

- I bør overveje, om virksomhedens samlede kompetencer/CV'er skal indgå tidligere i processen, fx egnethedsvurderingen