Vi har følgende forslag til kravspecifikation og opdeling af delaftaler:

1. LAVT ANTAL PRÆKVALIFICEREDE
Angiv et lavt loft for antallet af prækvalificerede bureauer. Helst tre og ikke mere end fem prækvalificerede - ellers er der mange, der oplever at aflevere gennemarbejdede og gode ideer, der ikke bliver udført - eller som bliver udført af andre.

2. AFGRÆNS ANTAL SIDER
Angiv en max-grænse for, hvor meget løsningsbeskrivelsen må fylde. Det øger mulighederne for, at tilbuddene bliver reelt sammenlignelige.

3. INDDRAG MUNDTLIG PRÆSENTATION
Afsæt tid til at få et tilbud præsenteret af bureauet ansigt til ansigt. Det giver mulighed for en dialog, der styrker forståelsen af, hvad tilbudsgiver vil udføre.

4. GIV SPILLERUM ELLER EJ
Gør tydeligt, hvor der er plads til kreative løsninger, og hvor der ikke er det. Fx "Her er vi sikre på, at det er kommunikationsløsning XYZ, vi vil have. Her er der spillerum, og vi vil gerne se, hvad I mener, der skaber de bedste resultater." En sådan præcisering øger sammenligneligheden.

5. TÆNK PÅ TIMING
Nogle kampagner er afhængige af en bestemt årstid for at få effekt. Forløbet med udbud & kontraktindgåelse i første halvår og eksekvering i andet halvår er ikke altid hensigtsmæssig i forhold til budskaber og aktiviteter, der hænger sammen med fx vind og vejr. Tænk også over, hvad der er rimeligt i forhold til tid for planlægning og eksekvering af løsningen.

6. AFHJÆLP FORMALIAFEJL FRA TILBUDSGIVER
Undersøg, om formalia er overholdt. Hvis det ikke er tilfældet, skriv til tilbudsgiver om det, og giv en kort frist til at få udbedret fejlen.

7. MINIMER UDBUDSFEJL
Alle begår fejl. Det er bare så ærgerligt, når udbud bliver annulleret pga. en teknikalitet fra udbyders side. Sørg  for standardprocedurer og for, at de bliver fulgt. 

8. SÆT RIMELIGE BETALINGSBETINGELSER
Tag hensyn til, at bureauerne gerne vil undgå at agere bank for det offentlige, og bed om faktura for det udførte arbejde ad flere omgange hen ad vejen. Sæt rimelige betalingsfrister.

9. HOLD TIDFRISTEN FOR TILBAGEMELDING
Angiv en realistisk dato for vurdering af tilbuddene - og hold den.

10. GØR AFLEVERING ENKEL
Angiv en enkel måde at aflevere tilbuddet på.

Hej 

Teknisk formåen - Referencer:

Delaftale 1:
Referencer fra sidste 2 år.
Minimum 6 referencer max 25 referencer.
Min. 4 reference á 30 timer indenfor kampagneydelse.
Min. 2 referencer á 30 timer indenfor events.

Delaftale 2:
Referencer fra sidste 2 år.
Minimum 3 referencer á 30 timer indenfor PR og presserådgivning max 25 referencer.

Økonomisk formåen - Økonomi:
Positiv egenkapital de 2 sidste regnskabsår
Nettoomsætning 0,5 mio. hvert år de to seneste regnskabsår

Hvilke kriterier i prækvalifikationen skal der vægtes på? og hvordan skal de vægtes?

Ovenstående er forslag til kriterier.

Tilbudsrunde – tildeling af rammeaftale

50 % - pris
Timepriser skal oplistes, således at de kan anvendes fremadrettet.

Den samlede pris (delt op på timer) på casene vil blive evalueret.

50 % - kvalitet

Cases
Delaftale 1 – med efterfølgende miniudbud blandt 4 leverandører
Case 1 - 30 % - Kampagneydelser
Case 2 - 30 % - Kampagneydelser
Case 3 - 40 % - Events

Delaftale 2 – 1 leverandør
Case 1 - 50 %
Case 2 - 50 %

Hvilke kriterier skal der vægtes på ved tildeling af rammeaftalen? og hvordan skal de vægtes?

Forslag til vægtninger på miniudbud ved delaftale 1

Projektforslag 50 %
CVér 20 %
pris 30 %

Der er uploaded udkast til udbudsmateriale - Prækvalifikationsbetingelser, udbudsbetingelser og miniudbudsbetingelser. Dokumenterne er udkast, hvorfor disse kan ændre sig væsentligt i forhold til det endelige materiale.

DI Videnrådgiverne vil foreslå følgende ændringer til udkastet til udbudsmateriale:

- Det maksimale antal referencer, som I beder om, er alt for højt og ude af proportioner med omfanget af de forventede køb på aftalerne. I bør ikke kræve mere end maksimalt 6-8 referencer og i hvert fald ikke flere end 10,

- Erfaringen fra besvarelser af case-opgaver i andre udbud er, at de er ressourcekrævende at besvare (og vurdere!). I bør derfor sætte begræsninger på det antal sider, I ønsker at modtage, fx 5 sider,

- Tilsvarende er det vigtigt, at afgivelse af tilbud i miniudbuddene kræver så få ressourcer som muligt. Også her er det afgørende, at der bliver et maksimum antal sider, fx 5 sider incl. bilag,

- I bør overveje, om virksomhedens samlede kompetencer/CV'er skal indgå tidligere i processen, fx egnethedsvurderingen