FUS bør overveje at bede om mindst 5 relevante danske referencer samt tilgang/afgang af kunder fordelt over de seneste 3 år i DK

FUS bør stille krav til udbyder af løsning at alle data er FUS ejendom samt at ved aftale ophør skal data fra udbudsløsning udleveres til FUS.

FUS bør stille krav til drift og server sikkerhed herunder beskrivelse af hvilke procedure som gør sig gældende for eksempelvis hvor servere hostes, hvem har adgang til servere, hvordan gives der adgang til servere. Evt. oplysninger om relevante proces- og sikkerhedscertifikater.

FUS bør stille krav om automatisk opfyldelse af annoncerings pligten på udbud.dk fra løsningen uden brug af eksempelvis nemID

FUS bør bede tilbudsgivere om et forslag til implementeringsplan herunder også undervisning/træning brugere/superbrugere

FUS bør stille krav om mulighed for publicering af ændring af bekendtgørelsen fra løsningen til TED

Systemet bør give mulighed for at tildele brugere opgaver i konkrete udbud efter FUS egne ønsker, både i udbud og kontraktsfasen, samt mulighed for at opsætte godkendelsesprocedurer i forbindelse med vigtige hændelser i udbudsforløbet eksempelvis publicering af bekendtgørelse, invitation til tilbudsgivere etc.

FUS bør overveje at bede om mindst 5 relevante danske referencer samt tilgang/afgang af kunder fordelt over de seneste 3 år i DK.

Principielt er vi enige i dette krav, men man bør samtidig se på anvendelsesgraden - hvor mange udbud og hvilke typer udbud, der er gennemført hos hver enkelt reference. Både udbud.dk og TED udbud

På forlangende skal der kunne fremskaffes en logfil med detaljerede informationer om aktiviteter i systemet

FUS bør tilføje et scenarie som viser hvorledes en versionsændring gennemføres

Lav en test på upload hastigheden af en fil/flere filer på samlet 100MB

Tænkes der her på løsningen af de probelmstillinger som følger af sagen mellem Merrild Coffee SystemsApS og Region Sjælland

Med henblik på at stømline fællesudbud fra FUS, bør der kunne oprettes et sæt standardskabeloner, som er juridisk sikret og indeholder alle relavante informationer af generel karakter, som skal anvendes. I skabelonen anvendes dynamiske felter som opdateres i det konkrete udbud.

En væsentlig kilde til at modtage klagesager er u-igennemsigtighed i evalueringenfasen. Hvis det overlades til ordregiver at definere tildelingsmodellerne vil dette ikke øge forståelsen hos de forbigåede tilbudsgivere med deraf følgende omkostningstunge klagesager.

Automatisk generering af tildelingsformularen skal være muligt og ordregiver kan selv afsende denne til TED

Ønske: Det skal være muligt at oprette integration til hver enkelt kommunens ESDH system, hvor data løbende og automatisk "hældes" over i journaliseringssystemet.

En meget høj oppetid vil været fordyrende for anskaffelsen af ethvert it-system, så det anbefales, at FUS overvejer andre måder at sikre driftsikkerheden. Normal anvendes en oppetid på 99-100% kun på systemer, der har livsunderstøttende funktioner.

Følgende kan være med til at dokumentere, at systemet er driftsikkert og kan håndterer store mængder trafik fra såvel oredregiver som leverendører:

-          definerede servicemål for påbegyndelse af en fejlretning

-          informationer om antal år udbudssystemet har været anvendt af offentlige myndigheder

-          samlet antal udbud der er gennemført i udbudssystemet

-           samlet antal leverandører der har afgivet tilbud via udbudssystemet

-           samlet antal myndigheder der har benyttet udbudssystemet

-          myndighedernes gennemsnitlige kontraktsperiode/anvendelse af systemet

Kan det præciseres, hvilke informationer/data det ønskes, at en sådan log skal indeholde?

Hvad menes der med ”Ordregiver skal selv kunne uploade bekendtgørelserne”?

Forventes det at såvel ordregivere som tilbudsgivere behersker det engelske sprog med alle fagtermer indenfor udbudsforretninger i en sådan grad at proceduren bliver smidig

For at sikre en høj anvendelsesrate blandt de flydende licenser (ikke superbrugere), bør man efterspørge et uddannelsemodul, som kan hives op ad skuffen efter behov.

FUS bør differentiere på tildelingen af point ud fra hvilke sprog der ydes support på og den samlede brugervenlighed i systemet skal vægtes højt - både overfor ordregiver men også overfor tilbudsgiverne for at tilsikre en høj anvendelsesrate.

Har FUS overvejet hvilken klassificering som ønskes på de anvendte TED skemaer?

Jvf. bilag X til direktivet bør anvendes digital signatur. Ville det ikke være en idé, i kravsspecifikationen, at opstille et ønske om at udbudssystemet kan håndtere digital signatur, herunder validere digitale signaturer, og i givet fald spørge hvilke signaturer, systemet kan validere.

Ydermere kunne man have et ønske om at systemet indeholdt et CA-center til udstedelse af certifikater til digital signatur.

En stopklods for tilbudsgivere i systemet vil med stor sandsynlighed blive udfordret. Hvis et krav misforståes eller at der er fejl i input fra ordregiver vil en sådan funktionalitet bedre kunne tillades med en advarsel frem for en stopklods. Hvordan forholder FUS sig til dette? Er der juridisk opbakning til dette krav?

·       Offentligt udbud

·       Begrænset udbud

·       Udbud efter forhandling
Ønske: Mulighed for individuel deadline for hver tilbudsgiver i f.m. afgivelse af tilbud i forhandlingsrunderne (så alle tilbudsgivere får lige lang tid til afgivelse af tilbud fra forhandling er foretaget)

·       Udbud i henhold til Tilbudsloven

·       Miniudbud

·       Udbudssystemer

o   Dynamisk indkøbssystem
- og, hvis systemet skal anvendes af forsynings-virksomhed:

- som led i tildelingsproceduren samt til fornyelse af konkurrencen på eksisterende kontrakter, herunder som led i miniudbud

Krav om, at udbudssystemet tilsikrer følgende:
- At anmodninger/tilbud tidsstemples ved modtagelsen
- At Ordregiver ikke har adgang til anmodninger/tilbud før tidsfristen for indsendelse af anmodninger/tilbud
- At kun bemyndigede personer har adgang til åbning af anmodninger/tilbud
- Overtrædelser af ovenstående skal kunne spores (systemet skal indeholde log over alle handlinger, der foretages af Ordregiver hhv. tilbudsgiver i relation til et udbud).

Endvidere bør udbudssystmet kunne håndtere og validere digitale signaturer, samt eventuelt kunne udstede sådanne.

For at sikre direktivet overholdt bør udarbejdelse af tilbud kunne ske offline, dvs. tilbud sendes som datapakker, som krypteres og tidsstemples ved deres modtagelse hos ordregiver. Dette medfører, at udfyldelse af spørgeskemaer, tilbudslister mv. online skal kunne undgås, da leveringen i så fald sker successivt til udbudssystemet, og en korrekt tidsstempling for aflevering ikke er mulig.
Hertil kommer, at online tilbudsafgivelse, hvor brugeren er afhængig af serverens svartider, kan medføre at svartiderne bliver uacceptabelt lange, når der er et større antal brugere på udbudssystemet ad gangen.
Ud fra et sikkerhedsmæssigt synspunkt kan endvidere konkluderes, at online tilbudsafgivelse, hvor tilbudsgiveren hele tiden kommunikerer med serveren, er langt nemmere at hacke end ved forsendelse af datapakker.

- Mail til udbydende myndighed ved registrering til udbud
- Mail til den ansvarlige udbudskonsulent, når tilbudsgiver er været inde at se på udbudsmaterialet (tilbudsgiver har påbegyndt opgaven)
- Mail til ordregiver, når tilbudsgiver har afgivet tilbud (tilbudsgiver har afsluttet opgaven)
- Mail til den ansvarlige udbudskonsulent, når tilbudsgiver har indsendt spørgsmål
- Mail til den ansvarlige udbudskonsulent når spørgefristen er overstået
- Mail til den ansvarlige udbudskonsulent, når tilbudsfristen er overstået, og at der dermed er adgang til de indkomne tilbud.
- Mail til tilbudsgivere, når der er offentliggjort spørgsmål og svar.

Det skal være muligt, efter deadline for tilbud, at kunne kommunikere individuelt med tilbudsgiverne for at anmode om supplerende oplysninger eller dokumentation. Eventuelle dokumenter, som tilbudsgivere skal indsende til berigtigelse af fejl eller mangler skal kunne modtages af udbudssystemet og og indgå i den enkelte leverandørs tilbud selvom tilbudsfristen er overstået.

Når tilbudsgiver har indikeret, at tilbudsafgivelsen er afsluttet, skal udbudssystemet generere en liste over de indsendte dokumenter, som tilbudsgiveren kan downloade. Listen skal angive filnavn for hvert enkelt dokument samt en beregnet checksum for dokumentet. Listen skal desuden sendes pr. mail til tilbudsgiveren som kvittering for, at tilbud er afgivet.
Det er ønskeligt at listen over dokumenter kan elektronisk signeres af tilbudsgiver før download, og inden den sendes pr. mail til tilbudsgiveren - og dermed fungere som følgebrev.

Mulighed for at overføre valgte firmaer til kontraktmodul, hvor de kan elektronisk signere kontrakt. Kontrakten opbevares i løbetiden elektronisk i udbudssystemet.
Til signering af kontrakt anvendes den digitale signatur, som blev anvendt til underskrivning af tilbud.

Udbudssystemet skal være Internet-baseret, således at brugeren, dvs. ordregiver eller tilbudsgiver, ikke skal foretage installation på computeren. Udbudssystemet skal kunne tilgås uanset hvilken af nedenstående Internet-browsere, man anvender
- Apple Safari
- Google Chrome
- Microsoft Internet Explorer
- Mozilla Firefox

For hvert dokument en tilbudsgiver indsender skal genereres en checksum, f.eks. en SHA-1 checksum eller en MD5-checksum. Tilbudsgiveren skal for hvert indsendte dokument kunne se den beregnede checksum, og den liste, der sendes til tilbudsgiveren over de indsendte dokumenter, skal oplyse checksummen for hvert enkelt dokument. Checksummen er tilbudsgivers bevis på, hvordan dokumentet så ud ved afsendelsen, og ændres checksummen siden hen kan virksomheden til enhver tid påvise, at der må være blevet ændret i dokumentet.
Omvendt kan Ordregiver påvise, at der ikke er ændret i dokumentet, hvis checksummen er den samme hos modtageren, som den er hos afsenderen af dokumentet.