Udbudssystem

Open/public

Om opgaven

Kommunerne i Fællesudbud Sjælland arbejder p.t. på at skulle udbyde en kontrakt på et udbudssystem, der skal anvendes af kommunerne i indkøbsfællesskabet. Kontrakten skal efter planen indgås i andet kvartal 2013.

Arbejdsgruppen bag udbuddet har nu udarbejdet udkast til udbudsbetingelser, udkast til kravspecifikation, udkast til kontrakt og udkast til et bilag 5, der beskriver de oplysninger, som arbejdsgruppen p.t. forventer at lægge vægt på ved evalueringen af underkriteriet brugervenlighed.

Baggrunden for at dokumenterne sendes i ide-udbud på Offentlig Privat Dialog er, at Fællesudbud Sjælland ønsker input fra markedets aktører, der kan sikre mulighed for fremtidssikrede løsningsforslag, og som kan synliggøre problemstillinger, som Fællesudbud Sjælland ikke selv har tænkt over. Endelig ønsker Fællesudbud Sjælland viden om, hvorvidt der i kravspecifikationen er opstillet unødigt fordyrende krav/ønsker.

For en god ordens skyld skal det nævnes, at Fællesudbud Sjælland kan vælge at lade idéer og kommentarer fra idé-udbuddet indgå i udbuddet af udbudssystemet, men at indkøbsfællesskabet på ingen måde er forpligtet hertil.

2. November 2012 - Anonymous
Idea
Udvælgelseskriterier
Nr 2

FUS bør kun kræve "Godkendt e-sender" for dem relevante bekendtgørelser, eksempelvis formular nr 14, Bekendtgørelse om supplerende oplysninger, uafsluttet procedure eller bergitigelse

2. November 2012 - Anonymous
Idea
Udvælgelseskriterier
nr 3

FUS bør overveje at bede om mindst 5 relevante danske referencer samt tilgang/afgang af kunder fordelt over de seneste 3 år i DK

2. November 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Tilgængelighed nr 13

FUS bør stille krav til udbyder af løsning at alle data er FUS ejendom samt at ved aftale ophør skal data fra udbudsløsning udleveres til FUS.

2. November 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Drift nr 16

FUS bør stille krav til drift og server sikkerhed herunder beskrivelse af hvilke procedure som gør sig gældende for eksempelvis hvor servere hostes, hvem har adgang til servere, hvordan gives der adgang til servere. Evt. oplysninger om relevante proces- og sikkerhedscertifikater.

2. November 2012 - Anonymous
Idea
Udvælgelseskriterier
Krav 2

FUS bør stille krav om automatisk opfyldelse af annoncerings pligten på udbud.dk fra løsningen uden brug af eksempelvis nemID

2. November 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
krav 24 og 25

FUS bør bede tilbudsgivere om et forslag til implementeringsplan herunder også undervisning/træning brugere/superbrugere

2. November 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Håndtering af udbud krav 31

FUS bør stille krav om mulighed for publicering af ændring af bekendtgørelsen fra løsningen til TED

2. November 2012 - Anonymous
Idea
Processer i forbindelse med planlægning af tilbudsfasen
Kommunikation og administration krav nr 36

Systemet bør give mulighed for at tildele brugere opgaver i konkrete udbud efter FUS egne ønsker, både i udbud og kontraktsfasen, samt mulighed for at opsætte godkendelsesprocedurer i forbindelse med vigtige hændelser i udbudsforløbet eksempelvis publicering af bekendtgørelse, invitation til tilbudsgivere etc.

6. November 2012 - Anonymous
Questions
Udvælgelseskriterier
Anvendelsesgrad af systemet

FUS bør overveje at bede om mindst 5 relevante danske referencer samt tilgang/afgang af kunder fordelt over de seneste 3 år i DK.

Principielt er vi enige i dette krav, men man bør samtidig se på anvendelsesgraden - hvor mange udbud og hvilke typer udbud, der er gennemført hos hver enkelt reference. Både udbud.dk og TED udbud

6. November 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Log filer på aktiviteter

På forlangende skal der kunne fremskaffes en logfil med detaljerede informationer om aktiviteter i systemet

6. November 2012 - Anonymous
Idea
Processer i forbindelse med planlægning af tilbudsfasen
Versionsændringer

FUS bør tilføje et scenarie som viser hvorledes en versionsændring gennemføres

6. November 2012 - Anonymous
Idea
Processer i forbindelse med planlægning af tilbudsfasen
Upload af store filer

Lav en test på upload hastigheden af en fil/flere filer på samlet 100MB

6. November 2012 - Anonymous
Questions
Processer i forbindelse med planlægning af tilbudsfasen
Ønske 40

Tænkes der her på løsningen af de probelmstillinger som følger af sagen mellem Merrild Coffee SystemsApS og Region Sjælland

6. November 2012 - Anonymous
Idea
Processer i forbindelse med tilbudsfasen
Krav 64

Med henblik på at stømline fællesudbud fra FUS, bør der kunne oprettes et sæt standardskabeloner, som er juridisk sikret og indeholder alle relavante informationer af generel karakter, som skal anvendes. I skabelonen anvendes dynamiske felter som opdateres i det konkrete udbud.

6. November 2012 - Anonymous
Idea
Processer, der skal gennemføres efter afholdelse af tilbudsfasen
Krav 71

En væsentlig kilde til at modtage klagesager er u-igennemsigtighed i evalueringenfasen. Hvis det overlades til ordregiver at definere tildelingsmodellerne vil dette ikke øge forståelsen hos de forbigåede tilbudsgivere med deraf følgende omkostningstunge klagesager.

6. November 2012 - Anonymous
Idea
Processer, der skal gennemføres efter afholdelse af tilbudsfasen
Krav 74

Automatisk generering af tildelingsformularen skal være muligt og ordregiver kan selv afsende denne til TED

6. November 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Integration til ESDH systemet

Ønske: Det skal være muligt at oprette integration til hver enkelt kommunens ESDH system, hvor data løbende og automatisk "hældes" over i journaliseringssystemet.

6. November 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Krav 10+11

En meget høj oppetid vil været fordyrende for anskaffelsen af ethvert it-system, så det anbefales, at FUS overvejer andre måder at sikre driftsikkerheden. Normal anvendes en oppetid på 99-100% kun på systemer, der har livsunderstøttende funktioner.

Følgende kan være med til at dokumentere, at systemet er driftsikkert og kan håndterer store mængder trafik fra såvel oredregiver som leverendører:

-          definerede servicemål for påbegyndelse af en fejlretning

-          informationer om antal år udbudssystemet har været anvendt af offentlige myndigheder

-          samlet antal udbud der er gennemført i udbudssystemet

-           samlet antal leverandører der har afgivet tilbud via udbudssystemet

-           samlet antal myndigheder der har benyttet udbudssystemet

-          myndighedernes gennemsnitlige kontraktsperiode/anvendelse af systemet

6. November 2012 - Anonymous
Questions
Kravspecifikation
Krav 14

Kan det præciseres, hvilke informationer/data det ønskes, at en sådan log skal indeholde?

6. November 2012 - Anonymous
Questions
Kravspecifikation
Krav 51

Hvad menes der med ”Ordregiver skal selv kunne uploade bekendtgørelserne”?

6. November 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Krav 22 - Support til ordregivere og tilbudsgivere

Forventes det at såvel ordregivere som tilbudsgivere behersker det engelske sprog med alle fagtermer indenfor udbudsforretninger i en sådan grad at proceduren bliver smidig

19. November 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Vederlag - Krav 22

For at sikre en høj anvendelsesrate blandt de flydende licenser (ikke superbrugere), bør man efterspørge et uddannelsemodul, som kan hives op ad skuffen efter behov.

19. November 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Support Krav 24

FUS bør differentiere på tildelingen af point ud fra hvilke sprog der ydes support på og den samlede brugervenlighed i systemet skal vægtes højt - både overfor ordregiver men også overfor tilbudsgiverne for at tilsikre en høj anvendelsesrate.

19. November 2012 - Anonymous
Idea
Processer i forbindelse med tilbudsfasen
Ønske 47 + 48

Har FUS overvejet hvilken klassificering som ønskes på de anvendte TED skemaer?

20. November 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Anvendelse af digital signatur

Jvf. bilag X til direktivet bør anvendes digital signatur. Ville det ikke være en idé, i kravsspecifikationen, at opstille et ønske om at udbudssystemet kan håndtere digital signatur, herunder validere digitale signaturer, og i givet fald spørge hvilke signaturer, systemet kan validere.

Ydermere kunne man have et ønske om at systemet indeholdt et CA-center til udstedelse af certifikater til digital signatur.

22. November 2012 - Anonymous
Idea
Processer, der skal gennemføres efter afholdelse af tilbudsfasen
Krav 32

En stopklods for tilbudsgivere i systemet vil med stor sandsynlighed blive udfordret. Hvis et krav misforståes eller at der er fejl i input fra ordregiver vil en sådan funktionalitet bedre kunne tillades med en advarsel frem for en stopklods. Hvordan forholder FUS sig til dette? Er der juridisk opbakning til dette krav?

13. December 2012 -
Idea
Kravspecifikation
Skal kunne anvendes til elektronisk afvikling af alle relevante udbudsformer

·       Offentligt udbud

·       Begrænset udbud

·       Udbud efter forhandling
Ønske: Mulighed for individuel deadline for hver tilbudsgiver i f.m. afgivelse af tilbud i forhandlingsrunderne (så alle tilbudsgivere får lige lang tid til afgivelse af tilbud fra forhandling er foretaget)

·       Udbud i henhold til Tilbudsloven

·       Miniudbud

·       Udbudssystemer

o   Dynamisk indkøbssystem
- og, hvis systemet skal anvendes af forsynings-virksomhed:

Kvalifikationsordning

13. December 2012 -
Idea
Kravspecifikation
Ønske: Integreret eAuktionssystem

- som led i tildelingsproceduren samt til fornyelse af konkurrencen på eksisterende kontrakter, herunder som led i miniudbud

Auktionssystemet skal kunne håndtere såvel efterspørgsel af laveste pris som mest økonomisk fordelagtige tilbud (flere samtidige parametre)

13. December 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Overholdelse af direktivets bilag X

Krav om, at udbudssystemet tilsikrer følgende:
- At anmodninger/tilbud tidsstemples ved modtagelsen
- At Ordregiver ikke har adgang til anmodninger/tilbud før tidsfristen for indsendelse af anmodninger/tilbud
- At kun bemyndigede personer har adgang til åbning af anmodninger/tilbud
- Overtrædelser af ovenstående skal kunne spores (systemet skal indeholde log over alle handlinger, der foretages af Ordregiver hhv. tilbudsgiver i relation til et udbud).

Endvidere bør udbudssystmet kunne håndtere og validere digitale signaturer, samt eventuelt kunne udstede sådanne.

13. December 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Offline udarbejdelse af tilbud

For at sikre direktivet overholdt bør udarbejdelse af tilbud kunne ske offline, dvs. tilbud sendes som datapakker, som krypteres og tidsstemples ved deres modtagelse hos ordregiver. Dette medfører, at udfyldelse af spørgeskemaer, tilbudslister mv. online skal kunne undgås, da leveringen i så fald sker successivt til udbudssystemet, og en korrekt tidsstempling for aflevering ikke er mulig.
Hertil kommer, at online tilbudsafgivelse, hvor brugeren er afhængig af serverens svartider, kan medføre at svartiderne bliver uacceptabelt lange, når der er et større antal brugere på udbudssystemet ad gangen.
Ud fra et sikkerhedsmæssigt synspunkt kan endvidere konkluderes, at online tilbudsafgivelse, hvor tilbudsgiveren hele tiden kommunikerer med serveren, er langt nemmere at hacke end ved forsendelse af datapakker.

13. December 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Udbudssystemet skal kunne generere og sende mails i de sammenhænge, hvor det skønnes hensigtsmæssigt.

- Mail til udbydende myndighed ved registrering til udbud
- Mail til den ansvarlige udbudskonsulent, når tilbudsgiver er været inde at se på udbudsmaterialet (tilbudsgiver har påbegyndt opgaven)
- Mail til ordregiver, når tilbudsgiver har afgivet tilbud (tilbudsgiver har afsluttet opgaven)
- Mail til den ansvarlige udbudskonsulent, når tilbudsgiver har indsendt spørgsmål
- Mail til den ansvarlige udbudskonsulent når spørgefristen er overstået
- Mail til den ansvarlige udbudskonsulent, når tilbudsfristen er overstået, og at der dermed er adgang til de indkomne tilbud.
- Mail til tilbudsgivere, når der er offentliggjort spørgsmål og svar.

13. December 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Understøttelse af formidlingsbekendtgørelsen

Det skal være muligt, efter deadline for tilbud, at kunne kommunikere individuelt med tilbudsgiverne for at anmode om supplerende oplysninger eller dokumentation. Eventuelle dokumenter, som tilbudsgivere skal indsende til berigtigelse af fejl eller mangler skal kunne modtages af udbudssystemet og og indgå i den enkelte leverandørs tilbud selvom tilbudsfristen er overstået.

13. December 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Kvittering for indsendelse af dokumenter

Når tilbudsgiver har indikeret, at tilbudsafgivelsen er afsluttet, skal udbudssystemet generere en liste over de indsendte dokumenter, som tilbudsgiveren kan downloade. Listen skal angive filnavn for hvert enkelt dokument samt en beregnet checksum for dokumentet. Listen skal desuden sendes pr. mail til tilbudsgiveren som kvittering for, at tilbud er afgivet.
Det er ønskeligt at listen over dokumenter kan elektronisk signeres af tilbudsgiver før download, og inden den sendes pr. mail til tilbudsgiveren - og dermed fungere som følgebrev.

18. December 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Ønske om kontraktmodul til elektronisk kontraktindgåelse

Mulighed for at overføre valgte firmaer til kontraktmodul, hvor de kan elektronisk signere kontrakt. Kontrakten opbevares i løbetiden elektronisk i udbudssystemet.
Til signering af kontrakt anvendes den digitale signatur, som blev anvendt til underskrivning af tilbud.

18. December 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Web-løsning

Udbudssystemet skal være Internet-baseret, således at brugeren, dvs. ordregiver eller tilbudsgiver, ikke skal foretage installation på computeren. Udbudssystemet skal kunne tilgås uanset hvilken af nedenstående Internet-browsere, man anvender
- Apple Safari
- Google Chrome
- Microsoft Internet Explorer
- Mozilla Firefox

18. December 2012 - Anonymous
Idea
Kravspecifikation
Checksumsberegning

For hvert dokument en tilbudsgiver indsender skal genereres en checksum, f.eks. en SHA-1 checksum eller en MD5-checksum. Tilbudsgiveren skal for hvert indsendte dokument kunne se den beregnede checksum, og den liste, der sendes til tilbudsgiveren over de indsendte dokumenter, skal oplyse checksummen for hvert enkelt dokument. Checksummen er tilbudsgivers bevis på, hvordan dokumentet så ud ved afsendelsen, og ændres checksummen siden hen kan virksomheden til enhver tid påvise, at der må være blevet ændret i dokumentet.
Omvendt kan Ordregiver påvise, at der ikke er ændret i dokumentet, hvis checksummen er den samme hos modtageren, som den er hos afsenderen af dokumentet.