Managementkonsulenter

Open/public
Kære leverandører

Vi takker for jeres interesse for Københavns kommunes konsulentudbud og for deltagelsen på møderne d. 5. og 19. december. 

Vi går nu for alvor i gang med at se på behov, design og løsninger. Hertil har vi brug for jeres bidrag og vi ser frem til samarbejdet på Offentlig-Privat dialog. 

Københavns kommune vil i løbet af januar afholde interne arbejdsgruppemøder, hvor vi vil diskutere de principielle spørgsmål omkring konsulentaftalerne og vi vil løbende publicere vores spørgsmål og løsninger på portalen til diskussion. 

De bedste hilsner og med ønsket om et godt samarbejde

Cecilie Førby og Maj Calmer Kristensen 

Forord

Københavns Kommune (KK) skal i forbindelse med budget 2014-2015 udbyde en række indkøbspakker. 

Det har tidligere vist sig, at udbud af konsulentydelser kan være vanskeligt. Københavns Kommune vil derfor gerne indgå i dialog med leverandørmarkederne i forhold til det forekommende konsulentudbud, samt inddrage de forskellige brancher i udbudsprocessen. Vi ønsker at skabe et paradigme, for hvordan konsulentudbud bedst gennemføres. I hele udbudsprocessen vil vi indgå en webbaseret offentlig/privat dialog, hvor markedet kan komme med input samt stille kritisk spørgsmål til udbudsmaterialet. Det vil forhåbentligt resultere i øget konkurrence, samt et udbudsmateriale som markedet kan honorerer. 

KK vil udbyde managementkonsulentydelser (projekter der overstiger 500.000 kr.) med henblik på indgåelse af fælles obligatoriske indkøbsaftaler.

Managementkonsulentydelser dækker bl.a. over strategi og forretningsudvikling, organisationsudvikling, HR mm. KK omsætter ca. for 115-150 mio. kr. årligt. 

Kategorier / Fokusområder 

Overordnet  design
Københavns kommune har mange behov der skal dækkes. Hvordan laver vi et setup der bedst håndtere alle disse behov og sikre, at vi får de bedste konsulenter på de konkrete områder?

Kravspecifikation
Kravspecifikationen beskriver hvad Københavns Kommune forventer af tilbudsgiver. Tilbudsgiver bedes kommentere kravspecifikationen, således at KK kan få udarbejdet en kravspecifikation der sikrer høj kvalitet og konkurrence. 

Hvilke kategorier er der indenfor managementkonsulentydelser?
• Strategi- og forretningsudvikling
• Forretningsprocesser og effektivisering
• Organisationsudvikling
• HR
• Systemer og risikostyring
Hvordan kan de forskellige kategorier puljes/deles? 
Hvordan adskiller rådgivning sig fra i forhold til at rådgive en offentlig virksomhed contra en privat virksomhed?

Udvælgelseskriterier (egnethed)
Udvælgelseskriterierne skal bruges til at vælge, hvilke virksomheder som er bedst egnet til at afgive tilbud. Egnethed vurderingen vil bl.a. blive foretaget på baggrund af finansiel formåen og erfaringer. 
Hvordan skal en referenceliste udformes, således at den afspejler kompetencer indenfor det udbudte område?

Tildelingskriterier
Tildelingskriterierne skal anvendes til at finde et antal leverandører, som skal tilknyttes rammeaftalen. Det overordnede tildelingskriterium er ”det økonomiske mest fordelagtige” tilbud. Hvor underkriterierne vil være primært kvalitet og pris. 
Hvilke kriterier giver den bedst egnede mulighed for at vinde? 

Evt. miniudbud
Miniudbud kan fx foretages ved hver opgave mellem de leverandører, som er tilknyttet rammeaftalen. Tildeling af opgaven kan se på baggrund af opgavebeskrivelse, CV’er samt pris.
Hvor mange virksomheder bør tilknyttes rammeaftalen (min. 3)?
Hvor meget skal der beskrives af opgaven, for at der kan bydes ind?
Vil det være hensigtsmæssigt, at have direkte tildeling under et vist beløb fx 1,5 mio. kr.? ja/nej/hvorfor 

21. December 2012 - Allan Kirk, DELOITTE STATSAUTORISERET REVISIONSPARTNERSELSKAB
Idea
Overordnet design
Forslag til strukturering af udbuddet i delaftaler

Vi vil gerne præsentere et forslag til struktureringen af det samlede udbud i delaftaler, som er opbygget ud fra hensynet til en passende balance mellem hensynet til forvaltningernes forskellige hensyn, herunder særligt indsigten i de enkelte fagfelter, og hensynet til særlig indsigt i en bestemt rådgivningsfaglig disciplin. Forslaget forsøger endvidere at tage hensyn til, at de enkelte aftaler vil kunne opnå en omsætning af en rimelig størrelse.

Det centrale element i forslaget er at lade forvaltningsopdelte delaftaler være kernen i rammeaftalen. Disse forvaltningsrettede aftaler skal omfatte strategisk analyse, strategiudvikling, forretningsudvikling, procesudvikling og -optimering, organisationsudvikling og styring samt gerne også it-managementydelser. Begrundelsen for at foreslå denne samling af ydelser er, at mange opgaver/projekter indeholder en kobling af problemstillinger, som rummer disse elementer. Samtidig vil den forvaltningsopdelte delaftalemodel kunne gøre det muligt at vælge firmaer, som besidder dyb indsigt i de særlige rammer, lovgivningsgrundlag mv., som hver forvaltning er underlagt.

De forvaltningsopdelte delaftaler kan så suppleres med enkelte delaftaler, som går på tværs heraf.

Vi vil for det første foreslå en delaftale med overskriften "Generel effektivisering og styring", som kan rette sig mod projekter, der favner kommunens udvikling som helhed.

Vi vil endvidere foreslå, at der indarbejdes et mindre antal mere rådgivningsdisciplin-definerede delaftaler. Umiddelbart tænker vi, at følgende kunnde være relevante:

- HR (med ca. samme definition som anvendt af SKI ved 17.13)

- OPP / OPS / Udbud

- Indkøb / supply chain

Det vil samtidig være vores anbefaling, at der maksimalt indgås aftaler med 5 leverandører på hver delaftale.

7. Januar 2013 -
Questions
Overordnet design
Hvordan kommer vi bedst i gang!

Hej alle!

Godt nytår. 
Vi er allerede i gang med uge 2, og vi skal se, om vi ikke kan få en god diskussion op at stå omkring udbud for KK. 
Cecilie eller Maj - kan I mon stille et par mere konkrete spørgsmål her på opd, som I lige nu ønsker svar på, så vi kan komme godt i gang? 
Jeg sidder med lidt input, men jeg i tvivl om, på hvad niveau vi skal diskutere lige nu. 

Tak for input - Alice Meulengracht, HeartPerformance.

7. Januar 2013 -
Questions
Overordnet design
Tidsplanen er urealistisk

Tak for jeres meget åbne proces. Devoteam håber at kunne bidrage positivt.

Vi undrer os noget over tidsplanen. Især synes der ikke at være lagt tid ind til en seriøs bedømmelse af prækvalitikationen, idet udbudsmaterialet forventes udsendt sammen uge (16), som har frist for prækvalifikationen. I må - bedømt ud fra fremmødt på dialogmøderne - forvente at få mere end 50 ansøgninger om prækval. Hvis der for eksemplets skyld er 6 delaftaler, vil der kunne være over 300 delansøgninger. Regn selv videre på, hvor lang tid det giver til hver enkelt ansøgning. Noget tilsvarende gør sig gældende ved tildelingen: kan I virkelig nå at afgøre udbuddet samme uge, som der er svarfrist?
Vi vil som leverandører gerne komme med input i dialogen og ikke mindst med fremragende tilbud. Særligt hvis I afsætter den fornødne tid til at behandle dem seriøst.

Mvh
Per Schultz Eeg,
Devoteam

7. Januar 2013 -
Idea
Overordnet design
Opdel i CV og projektaftaler

Grundlæggende vil det være en styrke at opdele delaftalerne i CV- hhv. projektaftaler, jf. også SKI.

CV-aftalerne vil kunne give også mindre leverandører gode muligheder for at byde ind, mens større leverandører kan vise, hvad en større organisation kan betyde for det gode projekt. Hvis ikke der foretages denne opdeling (eller en opdeling med samme formål), vil det være svært for KK at foreslå kriterier, som små og store leverandører er enige om.

Mvh 
Per Schultz Eeg
Devoteam

10. Januar 2013 -
Questions
Kravspecifikation
Kravspecifikation

Vi har nu haft det første interne arbejdsgruppemøde, og vi er i gang internt med at fastlægge vores behov. Der er til start taget udgangspunkt i følgende overskrifter:

•       Strategi- og forretningsudvikling

•        Forretningsprocesser og effektivisering

•        Organisationsudvikling

•        HR

•        Systemer og styring

Vi har brug for hjælp af markedet til at definere underkategorier til ovenstående?

Vi ser stadig gerne, at I kommer med ideer til opdeling af fagområder og ydelsesbeskrivelse, da vi tager alle kommentarer med i vores overvejelser.

10. Januar 2013 -
Questions
Overordnet design
Model for delaftaler og tildeling

I forhold til tildeling og aftaleopdeling overvejer vi at kombinere fagspecifik viden i forhold til forvaltningerne sammen med viden indenfor den bestemte managementydelse.

 

 

Strategi- og

forretningsudvikling

Forretningsprocesser og effektivisering

Organisationsudvikling

HR

Systemer og styring

TMF

 

 

 

 

 

BUF

 

 

 

 

 

BIF

 

 

 

 

 

ØKF

 

 

 

 

 

SOF

 

 

 

 

 

SUF

 

 

 

 

 

KFF

 

 

 

 

 

 

Vi har ikke tænkt modellen helt igennem endnu, men vi vil gerne have input fra markedet om, hvordan vi bedst kan løse dette. At dem som vinder kontrakten både har en fagspecifik viden samt specialist viden inden for den pågældende management ydelse?

10. Januar 2013 -
Questions
Tildelingskriterier
Udbuddet af rammeaftalen

Vi vil gerne have kommenteret følgende:

Udbuddet af rammeaftalen:

Udvælgelsen:

Virksomhederne udvælges på baggrund af deres erfaringer og evt. finansielle formåen.

Tildeling:

Kontrakten tildeles efter kriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" med følgende (vægtede) underkriterier:

·         Timepriser

·         Evt. kvalitative kriterier – hvilke?

10. Januar 2013 -
Questions
Evt. miniudbud
Tildeling ved evt. miniudbud

Vi vil gerne have kommenteret følgende:

Miniudbud:

Tildeling:

·         "Pris/timer" (vægtes)

Leverandørerne afgiver tilbud på det antal timer, som opgaven kan løses til.

Det tilbudte antal timer ganges med den timepris, som leverandøren bød ind med ved udbuddet af rammeaftalen.

·         "CV for nøglepersoner" (vægtes)

Leverandørerne byder ind med én eller flere nøglepersoner, der er ansvarlige

14. Januar 2013 -
Idea
Overordnet design
Managementrådgivernes generelle overvejelser om design

Managementrådgiverne (MR) (læs mere om foreningen www.mr.di.dk) har følgende anbefalinger til det overordnede design:

  • at indkøb under 500.000 kr. friholdes for rammeaftalerne.
  • at der ved indkøb af opgaver i spændet mellem 500.000 kr. og EU's tærskelværdier foretages teknisk afklaring i forhold til virksomheder på rammen, således at feltet til et egentlig miniudbud indsnævres.
  • at der tages helt op til 15 virksomheder ind på en enkelt delaftale. Dog skal antallet af virksomheder på en delaftale ikke nødvendigvis være det samme, da det afhænger af hvor differentieret markedet er for den pågældende ydelse.
  • at der maksimalt laves fire delaftaler
  • at der til brug for prækvalifikationen arbejdes med minimumskriterier. Eksempelvis, at der sættes et minimumskrav til ydelsesrelevant omsætning, således at omsætning herover ikke har nogen betydning.
  • at virksomhedens referencer bruges som et centralt udvælgelseskriterium.
  • at medarbejdernes cv'er samt timepriser bruges som tildelingskriterier på rammeaftalen.
  • at det konkrete løsningsforslag og samlede pris bruges som centrale kriterier ved tildeling af kontrakt (miniudbud).
  • at Københavns Kommune ved fastlæggelse af tildelingskriterier syretester dem i forhold til, om de kan give det fornødne resultat for brugerne i de enkelte forvaltninger.

22. Januar 2013 -
Idea
Kravspecifikation
Brede aftaler

Vil det være en ide, at lave kun én bred aftale, der dækker alle fagområderne herunder?

•       Strategi- og forretningsudvikling

•        Forretningsprocesser og effektivisering

•        Organisationsudvikling

•        HR

•        Systemer og styring

        Det er svært for os, at skelne de forskellige områder fra hinanden. Derudover vil det være nemmere for brugeren, at vælge den rigtige aftale (da der kun vil være èn). 

Er der virksomheder som kan løse alle opgaver under ovenstående fagområder?

Hvis dette er aktuelt, ville vi have et større antal virksomheder tilknyttet aftalen (fx 10).

Ved tildeling af den endelig kontrakt (gennem miniubdbud), vil der udover pris blive lagt vægt på CV’et (det bedste hold). Konsulentholdene vil formentligt være meget forskellige i forhold til kontrakter fra forvaltning til forvaltning.

Vil det være en ide fx at lave 3 delaftaler?

•       Strategi- og forretningsudvikling, Forretningsprocesser og effektivisering, Organisationsudvikling

•        HR

•        Systemer og styring

 

Ved hvilke af fagområderne er der flest overlap? Hvilke områder kan med fordel blive lagt sammen til bredere aftaler?

 

31. Januar 2013 -
Questions
Overordnet design
Holder tidsplanen stadigvæk?

Hej KK


Vurderer I stadigvæk, at tidsplanen holder?

mvh Per, Devoteam

31. Januar 2013 -
Idea
Kravspecifikation
Kravspecifikation

KK overvejer at anvende de samme ydelsesbeskrivelser som SKI.

Er det hensigtsmæssiget? Er der noget, der burde ændres?

13. Februar 2013 -
Idea
Overordnet design
Konsortie

Til dem som er interesseret i konsortiedannelse, vil det være en god ide at se på startvaekst.dk:
http://www.startvaekst.dk/konsortier

Her findes der både udkast til kontrakt samt vejledning i konsortiedannelse. Derudover er vejledningen i konsortiedannelse fra konkurrence og forbrugerstyrelsen vedhæftet.

[T] "Vedhæftede dokumenter"
13. Februar 2013 -
Idea
Overordnet design
Delaftaler

KK vil lave 2 aftaler, da vi har brug for brede i aftalerne:

•       Aftale 1: Strategi- og forretningsudvikling, Forretningsprocesser og effektivisering, Organisationsudvikling, Systemer og styring samt projektledelse

•       Aftale 2: HR

26. Februar 2013 -
Idea
Overordnet design
Udbudsmateriale

Til venstre under dokumenter er uploadet udkast til følgende dokumenter:

Udbudsbetingelser
Tilbudsskema 1: Kvalitet
Tilbudsskema 2: Pris
Konsulentkategorier
Kravspecifikation management
Kravspecifikation HR

KK vil lave to forskellige udbud, da udvælgelseskriterierne vil være forskellige i forhold til HR-aftalen og management-aftalen. Det er vores indtryk, at det er mindre virksomheder, som specialliserer sig inden for HR. Det er kun kravspecifikation for HR som er uploadet, da de andre dokumenter er lig dem fra management.

1. Marts 2013 -
Questions
Tildelingskriterier
Brug af CV'er og timepriser

Vi anbefaler brug af timepriser pr. konsulentprofil.

1. Marts 2013 -
Questions
Evt. miniudbud
Tildeling af leveringsaftale

Vi anbefaler at tildeling bør gennemføres efter en trinvis model til indsnævring af det felt som skal give endeligt bud.

1. Marts 2013 -
Questions
Tildelingskriterier
Kvalitetssikring

Konkrete løsningsforslag, herunder aktiviteter til sikring af kvaliteten af konkrete leverancer, samt den samlede pris bør bruge som centrale kriterier ved tildeling af leveringsaftaler under rammeaftalerne.

1. Marts 2013 -
Questions
Udvælgelseskriterier (egnethed)
Ydelsesrelevant omsætning

Såfremt  udvælgelsen bla. baseres på omsætningsmål, bør der efterspørges ydelsesrelevant omsætning, hvor der sættes et minimumskrav hertil - og således at omsætning herudover ikke har nogen betydning.

1. Marts 2013 -
Questions
Udvælgelseskriterier (egnethed)
Referencer

Virksomhedens referencer bør anvendes som et centralt udvælgelseskriterium.

1. Marts 2013 -
Questions
Udvælgelseskriterier (egnethed)
Kvalifikationer

Virksomhedens uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer bør indgå. Ex. profilprobeskrivelser med uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer for konsulenter i forskellige kategorier.

1. Marts 2013 -
Questions
Udvælgelseskriterier (egnethed)
Kvalitetssikring

KK bør vurdere virksomhedens redegørelse for foranstaltninger til sikring af kvaliteten, herunder kvalitetsstyringssystem, certificeringsordning el.lign.

2. Marts 2013 - Anonymous
Questions
Kravspecifikation
Beredskabsplaner

I kravspecifikationen til managementkonsulentydelser under overskriften "Systemer og styring" opererer i med termen "Beredskabsplaner", som man både skal kunne designe, udarbejde, planlægge og gennemføre. Er det ment som "rigtige" beredskabsplaner i form af fx udarbejdelse af action cards ifm. katastrofer? I givet fald falder det vel noget uden for managementkonsulentydelser. I modsat fald kunne en præcisering af, hvad I tænker på være formålstjenlig.

2. Marts 2013 - Anonymous
Questions
Overordnet design
Rammeaftalens omfang

Vi er helt på det rene med, at der på nuværende tidspunkt er tale om et udkast til udbudsmaterialet, men ikke desto mindre:

- Da vi var til første informationsmøde fortalte I, at det samlede forbrug af managementkonsulentydelser, som I kunne identificere det, lå i omegnen 115 - 150 mio. kr. I sagde også, at tanken var, at projekter under 500.000 kr. ikke skulle omfattes af udbuddet.

- I udbudsmaterialet estimerer I et forventet omfang på ca. 60 mio. kr., hvilket jo nogenlunde svarer til ovenstående, men I har intet sted i materialet nævnt, at projekter under en vis økonomisk grænse ikke er omfattet af udbuddet. Tværtimod skriver I på side 6 øverst (og markeret med gult), at "Den valgte leverandør tillægges ved rammeaftalen en eksklusiv ret til at levere de af rammeaftalen fastlagte ydelser...".

Kunne I uddybe jeres overvejelser vedr. ovenstående?

På forhånd tak.

2. Marts 2013 - Anonymous
Questions
Tildelingskriterier
7 leverandører, der kan det hele

Med ønsket om kun at få 7 leverandører, som til gengæld skal kunne alt inden for HR eller managementkonsulentydelser, begrænser I jo i den grad mindre firmaers deltagelse.

Er det udtryk for et helt bevidst valg ift. kun at ville have meget store firmaer?

I lægger ikke op til, at et udvælgelseskriterium kan være viden om fagområder. Er det også udtryk for et helt bevidst valg?

6. Marts 2013 -
Questions
Udvælgelseskriterier (egnethed)
Erhvervsansvarsforsikring

I forhold til erhvervsansvarsforsikring:
Hvad skal dækningssummen mindst være pr. skadebegivenhed?

Vil 0,5 mio. kr. være et passende mindstebeløb? 

8. Marts 2013 -
Idea
Overordnet design
Kommentarer til udbudsmaterialet fra Managementrådgiverne

Managementrådgiverne – mindst 10 bør komme på rammeaftalerne

Managementrådgiverne (læs mere om foreningen her: mr.di.dk) vil først sige en stor tak til Københavns Kommune for at lægge et udkast til udbudsmateriale på Offentlig-Privat Dialog.

Managementrådgiverne har følgende kommentarer til materialet:

-          Mindst 10 leverandører bør få tildelt en rammeaftale. Dette gælder i særlig grad den brede aftale. Der bør således være sikkerhed for, at de mange forskellige forvaltninger og institutioner i kommunen kan få adgang til tilstrækkelig bredde og specialistviden blandt leverandørerne. Hvis miniudbuddene tilrettelægges enkelt med inddragelse af teknisk afklaring, bør der ikke være så store transaktionsomkostninger ved gennemførelse af miniudbud.

-          Vi er enige i, at de små opgaver ikke bør købes ind via rammeaftalerne, og at det derfor bør fremgå klart af materialet, at rammeaftalerne kun gælder for køb over 500.000 kr.

-          I forhold til omsætning som udvælgelseskriterium anbefaler vi for det første, at der kun bliver tale om ydelsesrelevant omsætning, og for det andet, at der fastlægges et minimumskrav til omsætning, og at omsætning herover ikke har nogen betydning. Derudover bør de samlede referencer også indgå i udvælgelsen.

-          Som tildelingskriterier anbefaler vi, at der lægges vægt på medarbejdernes CV’er, samt timepriser.

-          I forbindelse med tildeling af selv opgaven (i miniudbuddet) bør der lægges vægt på forslag til løsningsdesign, de CV’er der sættes på den konkrete opgave samt samlet pris for løsning af opgaven.