It-system til indberetnings-, konsoliderings- og prognoseværktøj til brug for økonomiopfølgninger

Open/public
Start date: 11-06-2021 - 23:59
End date: 20-08-2021 - 23:59

IT-systemet skal anvendes til en digital understøttelse af hele Odense Kommunes økonomiopfølgning, herunder indberetning af forventet regnskab, konsolidering af data til brug for afrapportering til administrativt og politisk niveau samt automatiserede prognoser. Systemet skal indeholde integrationer til Odense Kommunes it-miljø., herunder økonomisystem og lønsystem. 

Udbuddet forventes igangsat i efteråret 2021 efter udbudsformen ”Udbud med forhandling” med forventet kontraktindgåelse 1. halvår 2022 og forventet idriftsættelse primo 2023.

Odense Kommune ønsker at udbyde opgaven som en Software as a Service løsning, hvor leverandøren er ansvarlig for at drifte, supportere og vedligeholde systemet, og hvor der vil være tilknyttet servicemål på bl.a. driftseffektiviteten.

Desuden ønsker Odense Kommune at undersøge mulighederne for et samarbejde, som fremmer målsætninger i Odense Kommunes verdensmålspolitik. Vi mener, at områder omkring datacentrenes CO2 aftryk på klimaet og beskæftigelse kunne være særligt relevante for det pågældende aftaleområde.

Leverandører som har relevante løsninger og som overvejer at byde på opgaven opfordres hermed til at komme med bemærkninger høringsemnerne.

10. Juni 2021 - Anonymous
Questions
Beskæftigelsesmål

Odense Kommune ønsker at fremme beskæftigelse af medarbejdere på særlige vilkår eller fra særligt udsatte grupper af ledige (delmål 8.5).

Odense Kommune ønsker at undersøge, hvor almindeligt det er at arbejde med sådanne indsatser i forbindelse med tilknyttede ydelser til softwareløsningen, og hvorvidt der kan indgå en form for beskæftigelsesklausul i kontrakten, som sætter mål og rammer for indsatser på området.

- Hvilke konkrete opgaver i forbindelse med løsningen ville eventuelt kunne varetages af medarbejdere på særlige vilkår eller fra særligt udsatte grupper af ledige?

Hvis en beskæftigelsesklausul er relevant:

  1. - Hvilke grupper af ledige på særlige vilkår har I haft bedst erfaring med at beskæftige?
  2. - Hvor mange timer vurderes det, at man kan beskæftige medarbejdere på særlige vilkår eller fra særligt udsatte grupper af ledige til udførelse af aftalens opgaver?
  3. - Egner denne opgave sig til en fuldtidsansættelse, eller er det bedre at dele timeantallet ud på flere personer?
  4. - Er leverandøren i gang med, eller påtænker at gå i gang med, andre initiativer, som har til formål er fremme beskæftigelsen for mennesker på kanten af arbejdsmarkedet? F.eks. fastholdelse på ændrede vilkår, omskolingsprojekter eller lignende for medarbejdere, som har behov for dette for at blive på arbejdsmarkedet.

Odense Kommune ønsker at modtage bemærkninger hertil indenfor 14 dage.


10. Juni 2021 - Anonymous
Questions
Bæredygtig drift

Odense Kommune ønsker at bidrage til målsætningerne om reduktion af CO2 udledning i forbindelse med drift af softwareløsningen.

Odense Kommune ønsker at undersøge, hvor almindeligt det er at udarbejde CO2 regnskaber på datacentre.

- Kan Odense Kommune forvente, at der kan leveres rapporter med CO2 regnskab eller lignende fra det/de datacentre, hvor løsningen driftes?

  1. Hvis ja, vil dette så kunne afgrænses til den pågældende løsning, eller vil det være på datacenter niveau eller virksomheds niveau?
  2. Hvis ja, hvilke overordnede principper for opgørelse af CO2 regnskab arbejdes der med?

- Hvis der endnu ikke udarbejdes CO2 regnskab, er det så et område, som forventes at være modent til indenfor en forventet tidshorisont, og eventuelt hvornår? Har leverandøren i så fald forslag til, hvordan et samarbejde omkring det kunne indgå i kontrakten som et udviklingsprojekt i kontraktperioden?

- Er leverandøren i gang med, eller påtænker at gå i gang med, andre initiativer, som har til formål at reducere CO2 udledningen knyttet til softwareløsningen, f.eks. ved energibesparende design af selve softwaren/funktionaliteten? Har leverandøren eventuelt forslag til, hvordan et samarbejde omkring det kunne indgå i kontrakten som et udviklingsprojekt?

Odense Kommune ønsker at modtage bemærkninger hertil indenfor 14 dage.


10. Juni 2021 - Anonymous
Questions
Driftsmodel

1. Software as a Service / Servicebureauløsning
- Kan Odense Kommune forvente, at den ønskede løsning kan tilbydes som en Software as a Service løsning?

2. Servicemål på driftseffektivitet

Servicemålet ”driftseffektivitet” forventes baseret på en Software as a Service løsning, og beregnet som ”tilgængelig driftstid x 100 / aftalt driftstid”, hvor eventuel tid med kritiske fejl trækkes fra ved opgørelse af tilgængelig driftstid (oppetid).

Odense Kommune har ønske om at kunne tilgå systemet til enhver tid 24/7/365, men kan acceptere, at aftalt driftstid (som indgår i beregningen af ”driftseffektivitet” er afgrænset til f.eks. fra kl. 07.00 til minimum kl. 17.00 på hverdage, dog gerne nogle timer senere, f.eks. til kl. 21.00 og i weekender, hvis dette er markedskonformt.

Hvad er leverandørernes bemærkninger til dette?

Odense Kommune ønsker at modtage bemærkninger hertil indenfor 14 dage.


7. Juli 2021 - Laila Kibsgaard Kristensen, Odense Kommune
Questions
Persondata

Odense Kommune ønsker at stille følgende krav (med kursiv) vedr. persondata i løsningen:

Leverandøren skal indgå en Databehandleraftale med Kunden, og såfremt Leverandøren overlader behandlingen af personoplysninger, som Kunden er dataansvarlig for, til underdatabehandlere, skal Leverandøren indgå en skriftlig (under)databehandleraftale med underdatabehandleren. Databehandleraftalen og eventuel underdatabehandleraftale indgås på Kunden databehandlerskabelon, som vedhæftes udbudsmaterialet.

Odense Kommune ønsker at leverandøren opfylder et krav om, at data udelukkende opbevares i EU (el. EEA). Kravet gælder både produktionsdata, og evt. backup. Udføres der support fra lande uden for EU, skal data være krypteret, og krypteringsnøglen skal opbevares enten hos Odense Kommune eller hos leverandøren i EU.

Odense Kommune ønsker at modtage bemærkninger i forhold til det påtænkte krav inden den 4. august.