Høring vedrørende udbud af vinterværksted

Open/public
Start date: 02-09-2019 - 00:00
End date: 16-09-2019 - 23:59

Udbuddet omfatter drift og administration af vedligeholdelsescentret (vinterværkstedet), drifts- og vedligeholdelsesopgaver, herunder klargøring og eftersyn, ind- og udlevering af materialer fra materialpladsen, bestilling af salt, samt reparation af ordregivers vintermateriel mm. i perioden fra 1. maj 2020 og 4 år frem. Arbejdet skal hovedsageligt udføres fra Odense Kommunes værkstedsbygning på Olfert Fischersvej 25 i Odense. Den forventede omsætning udgør omkring 3-4 millioner årligt inkl. køb af reservedele.


Markedsundersøgelsen afholdes med henblik på; 1. at undersøge om der er interesse for udbuddet og om der er leverandører i markedet, som kan løfte opgaven, 2. at indsamle markedets erfaringer og holdninger til en række spørgsmål.


Odense Kommune varetager opgaver forbundet med vintertjeneste på alle kommunale veje samt enkelte private fællesveje mv. Opgaverne vedr. vintertjenesten er udliciteret og gennemføres af eksterne leverandører, der selv leverer lastbiler og traktorer, hvortil Odense Kommune stiller vintermateriel til rådighed, herunder sneplov og saltspredere mv. Det er bl.a. disse som vinterværkstedet skal servicere og vedligeholde.


Ordregiver forventer at vintermateriellet ved beredskabsperiodens start i 2020, vil bestå af ca.230 forskellige enheder, fordelt på følgende materielgrupper:


Saltanlæg:

• 3 stk. blandeanlæg, EpoMix 20

• 2 stk. saltsilo på stativ

• 3 stk. SOBO 20 saltstok


Lastbilspredere:

• 6 stk. Epoke - SH 3802

• 12 stk. Epoke - Sirius SH 4902


Liftophængte spredere – traktor:

• 8 stk. Epoke saltspreder, TP 9

• 14 stk. Epoke saltspreder, TP 3

• 14 stk. Rauch saltspreder, AXEO 18

• 7 stk. Epoke-HCW, væskespreder 300/6 og 800/12


Lastbilplove

• 4 stk. Epoke - sideplov, SPS 300 og SP 310

• 14 stk. Villeton - sideplov, VSH 3210 og 3600

• 3 stk. Epoke – spidsplov, V115

• 18 stk. hydraulikstationer til lastbiler


Traktorkoste

• 3 stk. FOG mekanisk fejemaskine

• 7 stk. Stensballe mekanisk fejemaskine


Traktorplove

• 18 stk. Epoke, JST, B 300/350

• 10 stk. Epoke, SPS, B 240 eller 275

• 3 stk. FM, ATS

• 19 stk. FM, TS

• 20 stk. GMR, B 1,3 / 1,5 / 1,7

• 1 stk. Øvrige combiplove

• 12 stk. A-rammer

• 17 stk. Svingrammer og Multifronte


Traktorvogne

• 3 stk. bugseret kærre til saltspreder m.m.


Pladsmateriel

• 1 stk. lastbil, Volvo, FL 6, med veksellad

• 1 stk. traktor, MC. Cormic, CX 85

• 2 stk. teleskoplæssere

• 1 stk. gaffeltruck


Materiellet vil løbende blive udskiftet, og kunne erstattes med andre typer materiel, der vil indgå i entreprisen.


Arbejdet har hidtil været gennemført af Odense Auto-el ApS, og det er Odense Kommunes forventning, at der i forbindelse med det nye udbud, vil blive gennemført virksomhedsoverdragelse af 3 medarbejdere, der hidtil har udført arbejdet hos den nuværende leverandør.

3. September 2019 - Søren Tuemand, Odense Kommune
Questions
Spørgsmål forud for udbud af vinterværksted
1. Placering af værksted

Odense Kommune ønsker dels at udnytte eksisterende vinterværksted på OlfertFischersvej 25 i Odense, dels at nedbringe omkostningerne til vinterentreprenørernes transport til og fra værkstedet.


Reparationer af materiellet tænkes udført dels på værkstedet, dels ved at en kørende servicemontør sendes ud til materiellet. Hvis materiellet skal på værksted skal Odense Kommune betale vinterentreprenørens kørsel frem og tilbage, men omvendt er det også omkostningstungt at sende en servicemontør ud til materiellet.


Odense Kommune ønsker at give leverandøren mest mulig frihed til selv at vurdere, hvor en reparation eller servicering skal finde sted. Samtidig ønsker Odense Kommune at opnå den samlet set billigste løsning.


Odense Kommune ønsker leverandørens bemærkninger til ovenstående, særligt mht., om anvendelse af eksisterende værksted vil udelukke jeres virksomhed fra at afgive tilbud under hensyntagen til et krav om at bemande værtstedet 45 min. efter udkald? Eller Vurderer tilbudsgiver at det er mere fordelagtigt at servicere vintermateriellet på eget værksted frem for på kommunens værksted? Ved begge løsninger påtænkes der brug for en servicemontør der kører ud til materiellet.


Odense Kommune ønsker derfor at høre markedet, om virksomhederne kan leve op til et evt. krav om at servicere vintermateriel der dels er opmagasineret hos vinterentreprenøren der anvender materiellet, dels er i drift på veje og stier m.v.?

3. September 2019 - Søren Tuemand, Odense Kommune
Questions
Spørgsmål forud for udbud af vinterværksted
2. Påtænkt aftalestruktur vedr. samarbejde

Ansvar og initiativpligt

Odense Kommune ønsker i høj grad at basere gennemførelsen af aftalen på leverandørens kompetencer, initiativ og kvalificerede rådgivning.


Det påtænkes at leverandøren dels skal have dialog med kommunens vintervagt, dels med vinterentreprenørerne, om hvorvidt en skade kan afhjælpes telefonisk, kræver akut udbedring eller om den kan vente til næste service. Leverandøren får altså vide rammer for at igangsætte store og små reparationer.


For at undgå at der igangsættes unødige reparationer finder Odense Kommune, at det er nødvendigt, at leverandøren dokumenterer at reparationer er nødvendige.


Odense Kommune ønsker leverandørens bemærkninger til ovenstående, særligt mht., hvad markedet kan tilbyde af dokumentation, som kun vil medføre få meromkostninger?


Hvilke kvalitetssystemer har leverandørerne der kan understøtte Odense Kommunes behov for dokumentation, herunder billededokumentation?


Hvordan kan leverandøren overbringe eller opbevare dokumentationen til Odense Kommune, så det altid er let tilgængeligt?

3. September 2019 - Søren Tuemand, Odense Kommune
Questions
Spørgsmål forud for udbud af vinterværksted
3. Påtænkt aftalestruktur vedr. styring, herunder responstider

Udbedring af fejl og responstid:

Odense Kommune påtænker at leverandøren som udgangspunkt vil blive rekvireret til reparation af vintermateriel af vinterledelsen, der således prioriterer reparationerne.


Odense Kommune ønsker en enkel styring af udbedring af konstaterede fejl på materiellet. En alternativ løsning er, at første kontaktpunkt for alle fejlmeldinger vedrørende materiellet er værkstedet. Værkstedet prioriterer - ud fra den telefoniske kontakt med vinterentreprenøren - fejlmeldingerne iht. en aftalt prioriteringsliste. Der kan evt. sættes en omtrentlig økonomisk eller tidsmæssig grænse.


Responstiden for bemanding af værkstedet med én medarbejder påtænkes at være max. 45 min. alle døgnets 24 timer, såvel hverdage samt lørdag, søndag og helligdage.


I perioder med vedvarende sne, snestorm, isslag o.l. er leverandøren dog forpligtiget til at bemande værkstedet med op til 2 mand om natten og 4 mand om dagen. Denne bemanding skal kunne ske senest 8 timer efter vejrliget er varslet af DMI på landsdækkende medie.


Odense Kommune ønsker bemærkninger til ovenstående, særligt mht., styringsprincippet, hvor vinterledelsen er første kontaktpunkt og ansvarlig for klassificering af reparationerne, og den alternative løsning hvor leverandøren er første kontaktpunkt med forpligtelser til dokumentation af nødvendigheden af udført arbejde. Vurderes responstiderne som mulige/hensigtsmæssige?


Reservedele:

Odense Kommune påtænker at reservedele principielt leveres af ordregiver, men indkøbes af leverandøren efter en aftalt plan.


Forbrug af reservedele tænkes registreret i systemet VINTERMAN for hver enkelt af de større maskiner og i grupper for de mindre maskiner.


Odense Kommune ønsker leverandørens bemærkninger til ovenstående, særligt mht., om det vurderes hensigtsmæssigt at Odense kommune i princippet leverer reservedelene?


Der ønskes kommentarer til, om det vurderes hensigtsmæssigt at bruge systemet VINTERMAN til økonomisk registrering for hver enkelt af de større maskiner?


Derudover ønskes alternative forslag til lagerstyringsprogrammer, herunder med mulighed for status på lager samt oversigt over indkøb.

3. September 2019 - Søren Tuemand, Odense Kommune
Questions
Spørgsmål forud for udbud af vinterværksted
4. Afklaring vedr. kompetencer

Odense Kommune ønsker at sikre et godt samarbejde med en kompetent og leveringsdygtig leverandør, hvorfor Odense Kommune finder det væsentligt, at leverandøren har betydelig erfaring med servicering af tilsvarende materiel (hydraulisk og elektronisk) eller får en grundig uddannelse.


Odense Kommune ønsker derfor leverandørens bemærkninger til ovenstående, særligt mht., hvilket uddannelsesniveau og kurser markedet finder relevant at stille krav om, herunder kravene til hhv. den daglige leder samt til servicemontører og mekanikere?

3. September 2019 - Søren Tuemand, Odense Kommune
Questions
Spørgsmål forud for udbud af vinterværksted
5. Øvrige emner

Opstartsperiode og træning:

Odense Kommune overvejer, hvorvidt der skal stilles kurser og træning til rådighed i følgende systemer og færdigheder, der bliver en del af arbejdet:


• Odense Kommunes anvendte administrative system Vinterman.

• Specifikke kurser vedr. servicering af saltspredere og sneplove, der udbydes af materielleverandørerne. Kurserne er tiltænkt servicemontører og mekanikere.

• Eventuelle andre kurser og opstartsaktiviteter med Odense Kommune.


Odense Kommune ønsker leverandørernes bemærkninger til ovenstående, særligt mht., om det vurderes, at der kun er behov for træning og kurser ved opstart, eller om behovet er kontinuerligt igennem hele aftaleperioden?


I hvilket omfang skal disse kurser stilles til rådighed? F.eks. til hvor mange personer og hvor mange gange i løbet af aftaleperioden?


Hvor lang en opstartsperiode vil være optimale, indtil værkstedet er parat til at modtage det første stykke materiel til reparation og hvordan sikres det, at leverandøren enten har, eller kan opbygge, ekspertise i servicering af saltspredere og sneplove m.v.?