Høje-Taastrup Kommune påtænker at udbyde indkøb og support af AV udstyr samt devices (PC'ere og tablets) til skoleområdet som operationel leasing. Dvs. en løsning hvor leverandøren forestår levering, montering, drift og vedligehold samt support af udstyr som en løsning, hvor leverandøren ejer udstyret og kommunen opnår brugsret via betaling af et årligt vederlag.
Derfor ønsker kommunen at komme i dialog med 2 - 3 leverandører af sådanne typer af IT udstyr for at drøfte hvad kommunen bør være opmærksom på i forbindelse med udbud.
Der er vedlagt nogle dokumenter der beskriver noget om det påtænkte indhold i et udbud (krav, ønsker osv.). Dialogen vil tage udgangspunkt i disse dokumenter.
Indledningsvist ønsker kommunen en tilkendegivelse om man vil indgå i en dialog med kommunen om et sådan udbud samt en besvarelse med nogle indledende tanker som I som leverandør har om et udbud på denne type af operationel leasing. Som inspiration hertil er herunder nogle indledende spørgsmål:
- Er den bedste måde at udbyde varerne og ydelserne på via 2 udbud eller kan begge typer af ydelser (AV og PC/tablets) med fordel samles i ét udbud?
- Er der noget vi skal opmærksomme på at en kontrakt skal indeholde og/ eller absolut ikke indeholde: fx misligholdelse, bod - hvordan håndterer vi mangler ved udstyret?
- Vil det at leverandøren ejer, monterer, og servicere f.eks. AV udstyr give en fordel f.eks. via leverandørens ret stil styring af driver/software samt versionisering af disse komponenter i relation til et mere stabilt, velfungerende og sammenhængende AV løsning på tværs af kommunen?
- Er der øvrige ting vi skal være opmærksomme på? her tænkes på fordele kommunen kan opnå og de ulemper der kan ligge i en sådan løsning
Det er tanken, at udstyr skal udskiftes i en løbende proces. Dvs. leverandøren vil overtage supporten på f.eks. det eksisterende AV udstyr.
Dialogen er tænkt som en uformel drøftelse af fordele og ulemper/risici ved at etablere sådanne løsninger. Det er ikke umiddelbart tanken, at der skal indgå egentlig overdragelse af medarbejdere, det er tanken at etablere en anden og mere effektiv måde at drifte og supportere de nævnte løsningsområder på.